学校卫生档案管理制度

PAGE学校卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校卫生档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用档案资源，保障学校卫生工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级在卫生管理工作中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校卫生工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与学校卫生相关的各类资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查询和使用。4.保密性原则：对涉及学校卫生工作中不宜公开的信息予以保密。（四）管理职责1.学校卫生管理部门负责制定学校卫生档案管理工作计划和实施方案。组织、指导和监督各部门、各班级卫生档案的收集、整理、归档工作。负责学校卫生档案的集中保管和日常维护。定期对学校卫生档案进行检查、鉴定和统计。2.各部门、各班级负责本部门、本班级卫生档案资料的收集、整理和初步归档。按照学校卫生档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交归档。配合学校卫生档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。二、档案的收集（一）收集范围1.学校卫生工作计划、总结、报告年度卫生工作计划、学期卫生工作计划。年度卫生工作总结、学期卫生工作总结。各类卫生工作专项报告，如传染病防控工作报告、健康教育工作报告等。2.卫生管理制度学校卫生工作制度，包括环境卫生管理制度、食品卫生管理制度、饮用水卫生管理制度、传染病防控管理制度等。各部门、各班级卫生岗位职责。3.学生健康档案学生基本信息登记表，包括姓名、性别、年龄、班级等。学生健康体检报告，如年度体检报告、入学体检报告等。学生因病缺勤病因追查与登记记录。学生常见疾病防治记录，如近视防控记录、龋齿防治记录等。4.环境卫生档案校园环境卫生检查记录，包括教室、宿舍、食堂、图书馆、体育馆等场所的卫生检查情况。校园环境卫生清扫、消毒记录，如每日清扫记录、定期消毒记录等。校园环境卫生设施建设与维护记录，如垃圾桶更换记录、厕所维修记录等。5.食品卫生档案学校食堂卫生许可证、从业人员健康证复印件。学校食堂食品采购索证索票记录、进货台账。学校食堂食品加工过程记录，包括食品加工操作流程、食品留样记录等。学校食堂食品安全自查记录、整改记录。6.饮用水卫生档案学校饮用水卫生许可证、供水单位卫生许可证复印件。学校饮用水水质检测报告。学校饮用水设施清洗、消毒记录。学校饮用水卫生管理巡查记录。7.传染病防控档案传染病防控工作预案。传染病疫情报告记录，包括疫情报告时间、报告人、疫情情况等。传染病防控措施落实情况记录，如晨检、午检记录，因病缺勤追踪记录，消毒隔离记录等。传染病防控知识宣传教育记录，如宣传活动方案、宣传资料等。8.健康教育档案学校健康教育工作计划、总结。健康教育课程教案、教材。健康教育活动记录，如主题班会、专题讲座、健康知识竞赛等活动记录。学生健康知识知晓率、健康行为形成率调查记录。9.突发公共卫生事件档案突发公共卫生事件应急预案。突发公共卫生事件报告记录、处理记录。与突发公共卫生事件相关的调查资料、检验报告等。（二）收集要求1.各部门、各班级应明确专人负责卫生档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。2.档案资料应按照规定的格式和内容要求进行填写和整理，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应及时移交学校卫生档案管理部门，不得积压、延误。三、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索查询。（二）整理方法1.分类按照档案的内容和性质进行一级分类，分为学校卫生工作计划与总结、卫生管理制度、学生健康档案、环境卫生档案、食品卫生档案、饮用水卫生档案、传染病防控档案、健康教育档案、突发公共卫生事件档案等九大类。在每大类下根据档案的具体内容进行二级分类，如在学生健康档案类下分为基本信息、健康体检、因病缺勤、常见疾病防治等小类。2.编号对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023X001”，其中“2023”表示年度，“X”表示类别代码，“001”表示流水号。3.装订对纸张较多的档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。装订时应去除金属物，采用左侧装订，装订线距左侧边缘15mm。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的卫生档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案按照档案的类别和年度顺序排列上架存放，便于查找和利用。定期对纸质档案进行清点、核对，确保档案的完整和安全。2.电子档案对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，数据库应定期备份，防止数据丢失。电子档案的存储介质应妥善保管，定期检查存储介质的状态，确保数据可读。（三）保管期限1.永久保管学校卫生工作中具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如学校卫生工作发展规划、重大卫生事件处理记录等，应永久保管。2.定期保管其他档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限，定期保管期限分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案的鉴定与销毁1.鉴定学校应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由学校卫生管理部门负责人、档案管理人员及相关专业人员组成。档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。2.销毁经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案销毁清册经学校领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校的相关规定。2.确保档案的安全和保密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案机密信息。3.方便利用，提高档案的利用效率，满足学校卫生工作和师生的实际需求。（二）利用方式1.查阅本校教职工因工作需要查阅卫生档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到学校卫生档案管理部门查阅。外单位人员因工作需要查阅本校卫生档案的，应持单位介绍信，经学校卫生管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管室。2.借阅本校教职工因工作需要借阅卫生档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到学校卫生档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换，按时归还档案。3.复制本校教职工因工作需要复制卫生档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，到学校卫生档案管理部门办理复制手续。复制档案应采用复印、扫描等方式，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖学校卫生档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记学校卫生档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、利用内容、归还时间等。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校卫生档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用，提升学校卫生工作的信息化水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容等信息的录入。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.档案借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人姓名、所在部门、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.档案统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为学校卫生工作决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，不同用户具有不同的操作权限，确保档案信息的安全保密。（三）数据备份与安全1.定期对