卫生安全档案管理制度

PAGE卫生安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织卫生安全管理，规范卫生安全档案的建立、管理和使用，有效预防和控制卫生安全事故，保障员工身体健康和公司/组织正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及卫生安全管理的部门、场所及活动。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国职业病防治法》《公共场所卫生管理条例》等，以及行业标准，如[具体行业卫生标准名称]制定。二、卫生安全档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生安全档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织卫生安全档案，确保档案的完整性、准确性和安全性。3.定期对档案进行整理、分类、归档和保管，建立档案检索系统，方便查询和使用。4.监督和指导各部门卫生安全档案的建立、收集、整理和移交工作。（二）各部门职责1.负责本部门卫生安全档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料真实、完整、有效。2.明确专人负责卫生安全档案管理工作，按照档案管理制度要求及时将相关资料归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、卫生安全档案内容（一）卫生安全管理文件1.国家及地方有关卫生安全的法律法规、政策文件、标准规范等。2.公司/组织制定的卫生安全管理制度、操作规程、应急预案等。3.卫生安全工作会议记录、决议、纪要等。（二）卫生安全管理记录1.员工健康档案，包括员工入职体检、定期体检、职业健康监护等记录。2.卫生检查记录，如日常卫生检查、专项卫生检查、季节性卫生检查等记录。3.消毒记录，包括场所、设备、餐具等消毒时间、消毒方法、消毒人员等记录。4.食品采购索证索票记录，包括食品供应商资质证明、食品检验报告、进货票据等。5.饮用水卫生记录，如水质检测报告、饮水机清洗消毒记录等。6.环境卫生监测记录，如空气、水质、噪声等监测数据及报告。（三）卫生安全设施档案1.卫生安全设施清单，包括设施名称、型号、数量、安装位置等。2.设施维护保养记录，如维护保养时间、内容、维修记录等。3.设施检测报告，如消防设施检测报告、通风设备检测报告等。（四）突发卫生安全事件档案1.事件报告记录，包括事件发生时间、地点、经过、危害程度等报告内容。2.应急处置记录，如应急响应过程、采取的措施、人员伤亡情况等。3.事件调查处理报告，包括事件原因分析、责任认定、整改措施等。四、卫生安全档案建立与归档（一）建立要求1.各部门应根据卫生安全管理工作实际，及时收集、整理相关档案资料，确保档案内容真实、准确、完整。2.档案资料应使用钢笔、碳素笔等耐久性书写工具填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.档案资料应采用A4纸规格，左侧装订，保持整齐、牢固。（二）归档流程1.各部门档案管理人员定期将整理好的档案资料移交至公司/组织档案管理部门。2.档案管理部门按照档案分类标准对移交的档案进行审核、分类、编号，并建立档案目录。3.将归档后的档案资料存放在专用档案柜中，按照档案类别和时间顺序排列，便于查找和管理。五、卫生安全档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生安全档案的，应填写《卫生安全档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照查阅申请表内容提供档案资料，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅卫生安全档案的，应填写《卫生安全档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人审核，报公司/组织主管领导审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出公司/组织办公区域，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、卫生安全档案保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案保管场所，保持环境整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放有序，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）保密规定1.卫生安全档案涉及公司/组织商业秘密、员工个人隐私等敏感信息，档案管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.未经公司/组织批准，任何人不得擅自将档案资料提供给外部单位或个人。3.在档案管理和使用过程中，如发现档案信息有泄露风险，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司/组织领导。七、卫生安全档案销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。3.法律法规规定需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理、核对，编制《卫生安全档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。2.将《卫生安全档案销毁清单》报公司/组织主管领导审批，经批准后实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合