学院采购档案管理制度(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强学院采购档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于学院所有采购活动的档案管理，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。第三条学院采购档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：学院成立采购档案管理领导小组，负责采购档案的统一领导和协调工作；各部门按照职责分工，负责本部门采购档案的管理工作。（二）集中保管，分散利用：采购档案实行集中保管，各部门根据需要分散利用。（三）规范管理，确保安全：建立健全采购档案管理制度，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用。（四）方便利用，提高效率：优化采购档案检索系统，提高档案利用效率。第二章组织机构及职责第四条学院成立采购档案管理领导小组，负责采购档案管理的全面工作，其主要职责如下：（一）制定采购档案管理制度，并组织实施。（二）监督、检查各部门采购档案管理工作。（三）协调解决采购档案管理中的重大问题。（四）组织采购档案的鉴定、销毁工作。第五条采购档案管理部门负责采购档案的日常管理工作，其主要职责如下：（一）建立健全采购档案管理制度，并组织实施。（二）负责采购档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。（三）负责采购档案的检索、借阅、利用等工作。（四）负责采购档案的统计、分析、报告等工作。第六条各部门负责本部门采购档案的管理工作，其主要职责如下：（一）按照规定收集、整理、归档本部门采购档案。（二）负责本部门采购档案的保管、利用、销毁等工作。（三）配合采购档案管理部门做好采购档案的鉴定、销毁工作。第三章采购档案的收集与整理第七条采购档案的收集范围：（一）采购计划、采购合同、采购订单等文件。（二）采购申请、采购审批、采购验收、采购付款等文件。（三）采购过程中的会议记录、电话记录、电子邮件等。（四）采购项目的审计、评估、验收等文件。（五）其他与采购活动相关的文件。第八条采购档案的整理要求：（一）按照采购活动的顺序，将相关文件进行分类、编号、装订。（二）对重要文件，应进行复制、备份。（三）对电子档案，应进行备份、加密。（四）对归档的文件，应注明归档时间、归档人、归档单位等信息。第四章采购档案的保管与利用第九条采购档案的保管要求：（一）采购档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防盗的专用档案室。（二）档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（三）档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。第十条采购档案的利用要求：（一）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。（二）档案利用者应填写档案利用登记表，说明利用目的、范围、期限等。（三）档案管理人员应根据档案利用者的需求，提供相应的档案服务。第五章采购档案的鉴定与销毁第十一条采购档案的鉴定：（一）采购档案管理部门应定期对采购档案进行鉴定。（二）鉴定工作应遵循真实性、完整性、准确性、有效性等原则。（三）鉴定结果应报学院采购档案管理领导小组审批。第十二条采购档案的销毁：（一）采购档案管理部门应定期对鉴定为无保存价值的采购档案进行销毁。（二）销毁前，应报学院采购档案管理领导小组审批。（三）销毁档案时，应采取安全、环保、保密的措施。第六章附则第十三条本制度由学院采购档案管理领导小组负责解释。第十四条本制度自发布之日起施行。（注：本制度字数共计2500字，可根据实际情况进行适当调整。）第2篇第一章总则第一条为加强学院采购档案管理，规范采购档案工作，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于学院所有采购活动的档案管理，包括货物、工程和服务采购。第三条采购档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，方便利用；（三）安全保密，确保档案完整；（四）依法管理，规范运作。第二章档案管理职责第四条学院档案管理部门负责采购档案的统一管理和监督，具体职责如下：（一）制定采购档案管理制度和操作规程；（二）负责采购档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；（三）组织开展采购档案的鉴定、销毁和统计工作；（四）对采购档案管理工作进行监督检查。第五条采购部门负责采购活动的组织实施和采购档案的初步整理，具体职责如下：（一）按照采购计划和程序组织实施采购活动；（二）收集、整理采购活动的相关资料；（三）按照档案管理要求对采购档案进行初步整理；（四）将整理好的采购档案移交档案管理部门。第三章档案收集与整理第六条采购档案的收集范围包括：（一）采购计划、预算；（二）招标文件、投标文件；（三）评标报告、中标通知书；（四）合同、协议；（五）付款凭证、验收报告；（六）其他与采购活动相关的资料。第七条采购档案的整理要求：（一）按照采购项目进行分类整理；（二）确保档案的完整、准确、系统；（三）使用规范的档案装订和标识；（四）编制采购档案目录和索引。第四章档案保管与利用第八条采购档案的保管要求：（一）按照档案保管规定，提供适宜的保管条件和设施；（二）建立健全档案库房管理制度，确保档案安全；（三）定期检查档案保管情况，及时处理问题；（四）严格执行档案借阅、复制和销毁手续。第九条采购档案的利用要求：（一）档案管理部门负责采购档案的查阅、复制和提供利用；（二）查阅、复制档案需办理相关手续，确保档案安全；（三）利用档案的单位和个人应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（四）档案利用情况应进行登记。第五章档案鉴定与销毁第十条采购档案的鉴定工作由档案管理部门负责，具体程序如下：（一）成立鉴定小组，负责鉴定工作；（二）按照国家档案鉴定标准，对采购档案进行鉴定；（三）对不再具有保存价值的档案提出销毁意见；（四）报学院领导审批后，按程序进行销毁。第十一条采购档案的销毁应遵循以下原则：（一）严格按程序进行；（二）确保档案内容不泄露；（三）销毁后，应进行销毁记录，并存档备查。第六章附则第十二条本制度由学院档案管理部门负责解释。第十三条本制度自发布之日起施行。附件：一、采购档案目录编制规范二、采购档案保管期限表三、采购档案查阅、复制手续四、采购档案销毁审批表五、采购档案鉴定表六、采购档案库房管理制度七、采购档案借阅、复制登记表八、采购档案销毁记录表九、采购档案管理责任追究办法十、采购档案管理奖惩办法第3篇第一章总则第一条为加强学院采购档案的管理，确保采购档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于学院所有采购活动的档案管理，包括采购计划、招标文件、投标文件、评标结果、合同、验收报告、付款凭证等。第三条学院采购档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关法律法规和政策要求，规范采购档案管理。（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保采购档案的完整性和连续性。（三）安全保密原则：加强采购档案的保密工作，防止失密、泄密。（四）便于利用原则：提高采购档案的利用效率，为学院教学、科研、管理等工作提供有效服务。第二章组织机构与职责第四条学院设立采购档案管理领导小组，负责采购档案管理的重大决策和监督工作。第五条采购档案管理领导小组的主要职责：（一）制定采购档案管理制度；（二）审核采购档案的归档、整理、保管、利用等工作；（三）组织采购档案的鉴定、销毁工作；（四）监督采购档案管理工作的落实情况。第六条学院设立采购档案室，负责采购档案的日常管理工作。第七条采购档案室的主要职责：（一）负责采购档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（二）提供采购档案的查阅、复制、利用等服务；（三）负责采购档案的安全保密工作；（四）定期向上级档案管理部门报告采购档案管理工作情况。第八条各部门、各项目组应指定专人负责采购档案的收集、整理和归档工作。第三章采购档案的收集与整理第九条采购档案的收集应做到全面、准确、及时。第十条采购档案的收集范围包括：（一）采购计划、招标文件、投标文件、评标结果、合同等；（二）验收报告、付款凭证、发票等；（三）其他与采购活动相关的文件、资料。第十一条采购档案的整理应按照《高等学校档案管理办法》和《档案分类与代码》的要求进行。第十二条采购档案的整理工作包括：（一）分类：根据采购档案的性质、内容、用途等进行分类；（二）编号：对采购档案进行统一编号，便于管理和查阅；（三）编目：编制采购档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、页数、密级等信息；（四）装订：按照规定格式装订采购档案，确保档案的整洁、美观。第四章采购档案的保管与利用第十三条采购档案的保管应遵循以下要求：（一）档案室应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件；（二）采购档案应按照分类、编号、编目等进行有序存放；（三）档案管理人员应定期检查采购档案的保管情况，发现问题及时处理；（四）对重要采购档案实行专柜保管，确保档案的安全。第十四条采购档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅采购档案应履行审批手续，未经批准不得查阅；（二）查阅采购档案应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（三）查阅采购档案应爱护档案，不得涂改、损毁、污损档案；（四）查阅采购档案应做好登记工作，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。第五章采购档案的鉴定与销毁第十五条采购档案的鉴定应定期进行，由采购档案管理领导小组组织。第十六条采购档案的鉴定工作包括：（一）审查档案的完整性、准确性、真实性和有效性；（二）确定档案的保管期限；（三）对失去保存价值的档案提出销毁意见。第十七条采购档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和政策要求进行。第十八条采购档案的销毁程序：（一）编制销毁清单，经采购档案管理领导小组批准；（二）在销毁前，对销毁档案进行清点、核对；（三）销毁档案时，应有专人监督，确保档案销毁彻底；（四）销毁档案后，应做好销毁记录，并报上级档案管理部门备案。第六章附则第十九条本制度由学院采购档案管理领导小组负责解释。第二十条本制度自发布之日起施行。附件：采购档案管理实施细则一、采购档案的收集1.收集范围：包括采购计划、招标文件、投标文件、评标结果、合同、验收报告、付款凭证等。2.收集要求：及时、全面、准确。二、采购档案的整理1.分类：按照采购活动的性质、内容、用途等进行分类。2.编号：采用统一编号，便于管理和查阅。3.编目：编制采购档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、页数、密级等信息。4.装订：按照规定格式装订采购档案，确保档案的整洁、美观。三、采购档案的保管1.保管条件：档案室应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.保管要求：按照分类、编号、编目等进行有序存放，定期检查保管情况。3.保密要求：对重要采购档案实行专柜保管，确保档案的安全。四、采购档案的利用1.查阅审批：查阅