标准化档案管理制度手册

标准化档案管理制度手册一、总则为规范单位档案管理工作，提升档案资源的系统性、安全性与利用效能，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及行业相关规范，结合本单位实际运营特点制定本制度。本制度适用于本单位及所属各部门在日常运营、业务开展、管理决策等活动中形成的各类档案的管理工作。本制度所指“档案”，是对单位具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，涵盖文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。档案管理遵循“集中管理、分级负责、规范整理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案全生命周期管理的合规性与实用性。二、管理职责（一）档案管理部门职责档案管理部门（如综合办公室、档案管理中心）作为档案管理的统筹机构，负责制定档案管理制度及操作细则，组织开展档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理工作；统筹档案管理系统的建设与维护，指导各业务部门的档案管理工作；牵头档案管理相关培训与考核，协调解决档案管理中的重大问题。（二）业务部门职责各业务部门需指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的日常管理，按要求及时收集、整理本部门形成的业务档案，定期移交至档案管理部门；配合档案管理部门开展档案的鉴定、利用及专项检查工作，确保本部门档案的完整性与准确性；在业务流程中同步落实档案管理要求，避免档案遗漏或损毁。（三）档案管理员职责档案管理员需具备专业的档案管理知识与技能，严格执行档案管理制度，负责档案的接收、编目、上架、借阅登记等日常工作；定期检查档案保管状况，发现霉变、破损等问题及时处理；维护档案管理系统的信息更新，确保电子档案与实体档案的同步性；严守档案保密规定，未经审批不得擅自提供档案查阅或复制。三、档案收集与整理（一）收集范围档案收集涵盖单位运营全流程产生的资料：文书档案：各类公文、会议记录、请示批复、合同协议、规章制度等；科技档案：科研项目报告、技术图纸、设备说明书、工程竣工资料等；会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按《会计档案管理办法》执行）；人事档案：员工履历、劳动合同、职称评审、培训记录等；业务档案：客户资料、业务台账、项目总结、市场调研报告等。（二）收集要求1.时限要求：业务部门需在文件办理完毕或项目结束后[X]个工作日内完成档案整理并移交；年度文书档案需在次年[X]月底前完成移交；会计档案由财务部门保管[X]年后移交（具体年限依会计制度）。2.质量要求：移交档案需为原件（确无原件的需附情况说明），字迹清晰、页码完整，电子档案需确保格式兼容（如PDF、DOCX、JPG等）、元数据完整，避免重复或无效文件。（三）整理流程1.分类：按“年度—类别—保管期限”三级分类法，将档案分为永久、30年、10年等保管期限（参照《机关档案保管期限表》）。2.组卷：将同一主题、同一项目或同一业务流程的文件组合成卷，卷内文件按时间或重要性排序，编制卷内目录。3.编目：为每卷档案编制案卷目录，著录项目包括档号、案卷题名、起止日期、页数、保管期限等；电子档案需同步录入档案管理系统，确保检索信息准确。四、档案保管与利用（一）保管要求1.库房管理：档案库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防高温），温湿度控制在温度14-24℃，相对湿度45-60%（可通过空调、除湿机等设备调节）。2.保管期限：永久档案长期保管；定期档案按规定年限保管（30年、10年），到期后移交档案管理部门鉴定。3.安全措施：安装监控、消防设施，定期检查档案状况；实体档案需上架存放，远离水源、热源；电子档案需存储于专用服务器，定期进行病毒查杀与系统维护。（二）利用流程1.内部借阅：员工需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅；借阅期限一般不超过[X]个工作日，逾期需办理续借手续。2.外部利用：外单位需出具介绍信及经办人证件，经单位分管领导审批后，可查阅或复制档案（涉密档案除外），利用过程需由档案管理员全程监督。3.利用方式：提供档案查阅、复制、数字化查阅等服务；电子档案可通过档案管理系统在线检索（需权限分配），确保利用便捷性与安全性。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、法律顾问等人员组成，每[X]年开展一次档案鉴定工作，对保管期满的档案进行价值评估。（二）鉴定标准永久保存：对单位历史、文化、决策具有长期研究价值的档案（如章程、年度总结、重大合同等）；定期保存：对单位运营有一定参考价值但无需永久保存的档案（如日常请示批复、普通业务台账等）；销毁范围：无保存价值、重复件、失效文件等。（三）销毁流程1.鉴定小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，列明档案名称、档号、数量、销毁原因等；2.清册经单位主要领导审批后，由档案管理部门与业务部门共同监督销毁（电子档案需彻底删除并留存销毁记录）；3.销毁过程需全程录像，参与人员签字确认，销毁记录长期保存。六、电子档案管理（一）收集与存储电子档案需与实体档案同步收集，确保元数据（如创建时间、责任人、文件说明）完整；存储于专用服务器或云平台，采用加密技术保障数据安全，避免与办公网络直接连接。（二）备份与维护定期（每月/季度）对电子档案进行异地备份，防止数据丢失；每[X]年对电子档案进行格式转换（如旧版文档转PDF），确保长期可读性；建立电子档案日志，记录访问、修改、备份等操作，便于追溯。（三）安全管理电子档案访问需设置权限（如只读、编辑、管理员），员工凭账号密码登录；禁止在非涉密终端存储涉密电子档案，定期进行数据加密与病毒查杀；电子档案销毁需通过专业软件彻底清除，防止数据恢复。七、监督与考核（一）监督机制档案管理部门定期（每半年/年）对各部门档案管理工作进行检查，内容包括档案收集完整性、整理规范性、保管安全性、利用合规性等；对检查中发现的问题下达整改通知书，限期整改。（二）考核内容将档案管理工作纳入部门绩效考核，考核指标包括：档案移交及时率、档案完整率、借阅合规率、电子档案管理达标率