仓库出入库管理操作手册

仓库出入库管理操作手册一、前言为规范仓库出入库作业流程，提升库存管理效率与数据准确性，保障货物收发存环节的合规性、安全性，特制定本操作手册。本手册适用于仓库管理人员、仓储作业人员及涉及货物出入库的相关业务人员，旨在为日常仓储操作提供清晰、可落地的执行指引。二、入库管理（一）采购入库流程1.到货准备供应商到货前，仓库需提前获取《采购订单》核心信息（品类、数量、规格、到货时间），结合仓库货位使用情况规划收货区域，安排专人对接收货。2.到货验收货物到库后，收货人员同步核对送货单与《采购订单》的一致性（品类、规格、数量需逐项匹配）；对实物进行抽检（贵重/易损品全检），重点检查外观完整性、包装密封性，必要时协同质检部门开展质量检验（如食品类的微生物检测、电子类的功能测试）。3.单据确认验收无误后，收货人员填写《入库单》，注明到货日期、供应商、货物信息、实收数量，由供应商送货人员、仓库收货员双签确认。若存在数量短缺、质量瑕疵等差异，需在送货单上标注具体问题并同步反馈采购部门，待明确处理方案后再行入库。4.货物上架根据货物属性（保质期、重量、周转率）及仓库布局规则（如“重货下置、轻货上架”“高周转货物近通道”），将货物搬运至指定货位；使用仓库管理系统（WMS）或手工台账记录货位信息，同步更新库存数据（需确保“货位-数量-批次”关联准确）。（二）退货入库流程1.退货申请业务部门（销售/客服）收到退货需求后，需确认退货原因（质量问题、错发、客户拒收等），填写《退货入库申请单》（注明退货单号、原订单信息、退货原因），经部门负责人审批后转交仓库。2.退货验收仓库收到退货后，核对《退货入库申请单》与实物的一致性（品类、数量、外观状态）；质量问题退货需协同质检部门判定（如服装类的污渍、破损程度），必要时拍照留证。3.入库处理验收合格的退货，按“采购入库”流程上架；不合格/无法二次销售的退货，单独存放至“待处理区”，同步更新库存状态（如标记为“冻结”“待报废”），并通知业务部门启动后续处置（报废、折价处理等）。（三）调拨入库流程1.调拨通知调出仓库发起调拨指令时，需附带《调拨单》（注明调拨货物信息、数量、目的地），调入仓库需提前确认货位容量及接收人员。2.到货核对货物到达后，接收人员核对《调拨单》与实物的一致性，重点检查运输损耗（如包装箱破损、货物变形）、数量准确性。3.入库上架核对无误后，将货物搬运至指定货位并更新库存；调入仓库需及时通知调出仓库完成“调拨确认”，确保双方库存数据同步。三、出库管理（一）销售出库流程1.出库申请业务部门根据客户订单生成《销售出库单》（注明客户信息、货物信息、数量、配送方式），经部门负责人审批后传递至仓库。2.拣货作业仓库人员根据《销售出库单》，按“货位规划路径”（如“ABC分类拣货法”）拣货，严格遵循先进先出（FIFO）原则（保质期商品需优先发出临期批次）；拣货时需同步核对货物批次、规格，避免错发。3.出库复核复核人员对照《销售出库单》与拣货实物，检查包装完整性、数量准确性（如整箱货物需抽检开箱），确认无误后签字。若为配送出库，需与物流人员签署《出库交接单》，明确货物状态与数量责任。4.库存更新完成出库后，需在WMS或手工台账中实时扣减库存，确保“账-实-单”数据一致。（二）调拨出库流程1.调拨申请业务部门或调出仓库发起调拨申请，填写《调拨单》（注明调出仓库、调入仓库、货物信息），经审批后生效。2.拣货与复核参照“销售出库”的拣货、复核流程执行，确保货物品类、数量、批次准确。3.出库交接与调入仓库接收人员或物流人员完成货物交接，签署《调拨出库单》，同步更新调出仓库库存。（三）其他出库（报损、领用等）1.报损出库仓库定期盘点发现残损、过期货物时，填写《报损申请单》（注明货物信息、报损原因、数量），经部门负责人、财务部门审批后，将货物移出库存并进行报废处理（如销毁、合规变卖），同步更新库存数据。2.领用出库内部部门（如行政、生产）领用货物时，需填写《领用单》（注明领用部门、用途、货物信息），经部门负责人审批后，仓库按单发货并更新库存。四、库存管理（一）日常盘点1.定期盘点每月/季度开展全面盘点（或按品类、货位进行“循环盘点”），盘点人员需实地清点货物数量，记录实际库存并与系统/台账数据核对，填写《盘点表》。2.差异处理若发现盘盈/盘亏，需分析原因（如出入库错误、自然损耗、系统故障），填写《盘点差异报告》，经仓库主管、财务部门审批后调整库存数据。（二）库存预警1.安全库存预警根据历史销售数据、采购周期，为各品类设置安全库存阈值；当库存低于阈值时，系统自动触发预警，仓库需及时反馈采购部门启动补货流程。2.保质期预警对有保质期的货物，设置“到期前30天”（可自定义）的预警天数；定期导出“临近保质期货物清单”，通知业务部门优先促销或换货。（三）库存信息维护1.货位管理定期检查货位使用效率，优化布局（如将滞销货物移至“待处理区”，释放高周转货位）；货位调整后需同步更新WMS/台账的货位信息。2.数据更新及时维护货物核心信息（批次、保质期、供应商、生产厂家），确保库存数据为出入库、盘点、预警提供可靠依据。五、异常处理（一）单据不符入库单据不符：到货验收时发现送货单与《采购订单》不符，立即暂停收货，联系采购部门确认（如是否允许“部分收货”“换货”），按确认结果执行后续操作。出库单据不符：拣货时发现《出库单》信息错误（如数量、品类），暂停作业并联系业务部门核实修改，重新生成单据后再行拣货。（二）数量差异入库数量差异：实收数量与单据不符时，需在送货单标注实际数量，双方签字确认后，按实际数量入库并反馈采购部门追溯原因。出库数量差异：复核时发现拣货数量错误，需重新拣货；若为“库存不足”，需通知业务部门调整订单或补货后再出库。（三）质量问题入库质量问题：验收时发现货物质量瑕疵，需单独存放至“待检区”，填写《质量异常单》通知采购部门与供应商协商（换货、退货、折价接收），按协商结果处理。出库后质量投诉：接到客户质量投诉后，协同质检部门追溯货物批次、来源，分析原因并按售后流程处理（换货、退款、赔偿）；同时优化“入库验收标准”，避免同类问题重复发生。六、附则1.本手册自发布之日起生效，由仓库管理部门负