合同审核及签订要点流程指引

合同审核及签订要点流程指引一、适用业务场景本流程指引适用于企业各类经济合同的审核与签订管理，涵盖但不限于以下场景：日常采购类：原材料采购、设备采购、服务外包等合同；业务合作类：项目合作、渠道代理、技术合作、市场推广等合同；劳动人事类：劳动合同、劳务派遣协议、保密协议、竞业限制协议等；资产处置类：固定资产买卖、房屋租赁、知识产权转让/许可等合同；其他类：借款合同、担保合同、赞助协议等具有法律约束力的文件。二、全流程操作步骤详解（一）需求提出与前置准备发起需求业务部门根据合作需要，明确合同相对方（合作方主体信息）、合作标的（货物/服务/项目内容）、核心需求（如数量、质量、交付时间、价格、付款方式等），填写《合同立项申请表》（见模板一），经部门负责人审批后，提交至法务/行政部门。关键动作：核实合作方是否为合格供应商/合作伙伴（如通过企业信用系统查询主体资格、经营异常、涉诉记录等），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。资料收集业务部门需向法务/行政部门提供以下基础材料：合作方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约非法定代表人）；合作方案、技术规格书、招投标文件（如有）、过往合作记录（如有）；涉及行政审批的项目，需提供相关批准文件（如特种设备采购需提供生产许可证）。（二）合同起草模板选择优先使用企业标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板、劳动合同模板），保证核心条款完备、合规。非标业务（如创新项目合作）需基于通用模板定制，避免直接套用合作方提供的模板。条款填写规范主体信息：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照一致，避免简称或错误表述（如“市科技有限公司”不可简写为“科技公司”）。标的条款：明确货物名称、规格型号、服务内容、项目范围等，避免模糊表述（如“一批货物”应明确数量、质量标准）。权利义务条款：双方主要权利（如收款权、交付权）、主要义务（如交付时间、质量保障、保密义务）需一一对应，避免单方义务过重或权利义务失衡。价格与支付：明确总价、单价、计价货币（如人民币）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、支付节点（如“验收合格后30日内”）、发票类型（如增值税专用发票）及开票信息。违约责任：约定具体违约情形（如逾期交付、质量不达标）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%”），明确违约金上限（如不超过合同总额的20%），避免“天价违约金”条款被认定无效。争议解决：优先约定企业所在地有管辖权的人民法院诉讼，或选择仲裁机构（如“仲裁委员会”），避免约定“由合作方所在地法院管辖”导致维权成本增加。生效条件：明确“自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效”，或附条件生效（如“本合同自取得审批之日起生效”）。（三）内部审核合同起草完成后，需通过多部门联合审核，保证内容合规、风险可控：业务部门审核审核人：业务部门负责人/经办人审核重点：合作条款是否满足业务需求（如交付时间、质量标准是否符合项目计划）、价格是否合理、合作方履约能力是否匹配。输出：《合同审核意见表》（见模板二），标注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体意见。法务部门审核审核人：法务专员/法务经理审核重点：主体资格：合作方是否具备签约资质（如特种设备销售需特种设备经营许可证）；条款合法性：是否存在无效格式条款（如“争议解决方式约定不明”）、是否违反法律法规强制性规定；权利义务对等性：是否存在单方免责、加重己方责任的条款；法律风险：知识产权归属、保密期限、违约责任等是否明确，是否存在潜在诉讼风险。输出：法务审核意见，对风险条款需标注“高风险”“中风险”并说明修改建议。财务部门审核审核人：财务经理/会计审核重点：价格构成：成本测算是否合理，是否存在虚高报价；支付条款：支付节点是否与业务进度匹配，避免提前支付导致资金风险；税务合规：发票类型、税率是否符合税法规定，价税分离是否清晰；财务影响：合同金额是否在预算范围内，是否影响企业现金流。其他部门审核（如需）涉及技术条款需技术部门审核（如技术参数、验收标准）；涉及人力资源需HR部门审核（如劳动合同中的薪酬、竞业限制条款）；涉及资产处置需资产管理部门审核（如资产权属、过户流程）。（四）外部沟通与修订意见汇总与反馈法务/行政部门汇总各部门审核意见，形成《合同修订清单》，与业务部门共同确认修改方案。若合作方提供模板，需将企业内部审核意见同步传达至合作方，要求其修订合同条款；若我方起草，需根据内部意见修改后，与合作方沟通确认。外部谈判对合作方提出的修改意见，需逐条评估：合规条款（如违约责任、争议解决）原则上不得妥协；商务条款（如价格、交付时间）可基于合作必要性谈判，但需经业务部门负责人及分管领导审批。谈判过程中需保留书面记录（如邮件、会议纪要），避免口头承诺。（五）最终审批与签署审批流程根据合同金额及重要性，履行分级审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+法务审核+分管副总审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务+财务+分管副总+总经理审批；金额＞50万元：增加董事长审批，必要时提交董事会审议。审批通过后，法务/行政部门出具《合同审批通过单》，作为签署依据。签署规范签署主体：由法定代表人或其授权代表签署，授权委托需明确授权范围（如“代为签署合同并办理相关手续”）及授权期限，避免越权签署。盖章要求：合同文本需为最终版本，骑缝章加盖所有合同页面；公章需为“合同专用章”或企业公章，不得使用财务章、部门章；多页合同需加盖“骑缝章”，并在每页小签或盖章（如“此页无”）；电子合同需符合《电子签名法》规定，使用可靠的电子签名（如第三方认证平台）。（六）合同履行与归档履行跟踪业务部门作为合同履行主体，需跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款节点），填写《合同履行跟踪表》（见模板三）。若出现违约情形（如逾期交付、质量不达标），需及时收集证据（如验收报告、沟通记录），按合同约定发送《违约告知函》，必要时启动法律程序。资料归档合同签署后10个工作日内，法务/行政部门将合同正本、审批文件、修订记录、附件、履行资料等整理归档，建立《合同台账》（见模板四），做到“一合同一档案”，档案保存期限不少于合同终止后10年。三、配套工具模板模板一：合同立项申请表项目名称合同编号合作方全称合作方统一社会信用代码合同类型（采购/销售/合作等）合同金额（大写）合同标的核心需求简述部门负责人意见签字：日期：法务初审意见签字：日期：领导审批意见签字：日期：模板二：合同审核意见表合同名称审核部门审核人审核日期审核内容意见说明业务部门审核法务部门审核财务部门审核其他部门审核最终审核结论□通过□修改后通过□不通过模板三：合同履行跟踪表合同名称合同编号履行阶段□交付□验收□付款□售后计划履行时间实际履行时间履行情况描述相关附件□验收报告□付款凭证□其他跟踪人部门负责人签字模板四：合同台账合同编号合同名称签署日期合同金额合作方履行状态（进行中/已完成/终止）归档日期档案编号四、关键风险提示与注意事项（一）主体资格风险合作方为企业时，需核实营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的；合作方为自然人时，需核实其身份证信息及民事行为能力（如无/限制民事行为能力人需由法定代理人代理签约）；避免与分公司签约（除非总公司出具授权书），分公司可能不具备独立履约能力。（二）条款合规风险不得约定“造成人身损害不承担责任”等无效免责条款；违约金不得超过实际损失的30%，过高可能被法院调减；保密期限一般不超过2年，过长可能被认定为无效。（三）签署形式风险合同修改需双方书面确认（如补充协议），单方涂改无效；电子合同需使用第三方电子认证平台（如e签宝、法大大），保证签名真实、不可篡改；涉外合同需明确适用法律（如“适用中华人民共和国法律”）及语言版本（如“中文版本为有效版本”）。（四）履约证据留存重要沟通（如变更条款、确认违约）需通过书面形式（邮件、函件）确认，避免口头约定；验收时需签署书面验收报告，明确验收标准及结果；付款凭证需备注“合同编号及款项性质”，便于财务对账。（五）特殊情况处理合同履行中