采购管理流程与供应商评价工具

采购管理流程与供应商评价工具模板一、适用场景与应用价值本工具适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门，涵盖日常生产物料采购、非生产物料（如办公用品、设备）采购、服务类采购（如物流、咨询）等多种场景。尤其适用于需要规范采购流程、提升供应商管理效率、降低采购风险的企业，可支持新供应商引入评估、现有供应商年度考核、采购项目全流程跟踪等核心环节。通过标准化工具应用，可实现采购流程透明化、供应商评价数据化，助力企业优化采购成本、保障供应稳定性、提升供应链整体效能。二、操作流程与执行步骤1.采购需求确认：明确采购目标与边界操作内容：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额及用途说明。采购部门对接需求部门，对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查需求是否符合生产计划、库存情况及成本控制要求。负责人：需求部门负责人、采购专员*输出成果：《采购需求申请表》（审批通过版）、需求澄清记录（如有）2.供应商寻源与初选：建立合格供应商池操作内容：采购部门通过公开招标、邀请招标、行业推荐、自主寻源等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商信息登记表》（含企业资质、营业执照、相关行业认证、主营业务、生产能力、供货案例等）。采购专员*对供应商基本资质进行初审，剔除不符合法律法规（如无生产许可、经营异常）或企业准入标准的供应商，形成《供应商初选名单》。负责人：采购专员、采购经理输出成果：《供应商信息登记表》（原件及复印件）、《供应商初选名单》3.供应商筛选与评估：量化评估确定合作方操作内容：对初选通过的供应商，采购部门组织评估小组（含采购、技术、质量、财务等部门人员），从质量保障能力（如质量体系认证、不良品率）、交付能力（如生产周期、物流方案、应急交付响应）、价格竞争力（如报价合理性、价格稳定性、成本结构）、服务水平（如售后响应速度、技术支持、合作配合度）、合作稳定性（如经营年限、客户口碑、财务状况）5个维度进行综合评分，评分权重可根据采购类型调整（如物料采购侧重质量与交付，服务采购侧重价格与服务）。采用《供应商综合评分表》进行量化打分（总分100分），得分≥80分为优秀，60-79分为合格，＜60分为不合格。负责人：评估小组（采购经理牵头，技术工程师、质量主管、财务专员参与）输出成果：《供应商综合评分表》、《供应商评估报告》（含评估结论及建议合作名单）4.采购谈判与合同签订：明确权责与风险控制操作内容：根据评估结果，采购专员与候选供应商进行商务谈判，明确采购价格、付款方式、交付周期、质量验收标准、违约责任等条款。谈判达成一致后，由法务部门（或指定人员）拟定《采购合同》，保证合同条款符合《_________采购法》《民法典》等法律法规，明确双方权利义务。合同需经采购经理、法务负责人*及企业分管领导审批后，与供应商正式签订。负责人：采购专员、采购经理、法务专员、企业分管领导输出成果：《采购谈判记录》、《采购合同》（最终版）、合同审批文件5.采购执行与过程监控：保证交付合规操作内容：合同签订后，采购专员根据需求下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务明细、数量、交付时间、交付地点等信息。供应商按订单交付后，需求部门联合质量部门进行验收，重点核对数量、规格、质量标准，填写《采购验收单》。验收合格后，财务部门根据合同约定办理付款；若验收不合格，由采购专员与供应商沟通处理（如退货、换货、索赔），并记录《不合格品处理记录》。负责人：采购专员、需求部门验收人、质量检验员、财务专员输出成果：《采购订单》、《采购验收单》、《不合格品处理记录》（如有）6.供应商评价与结果应用：动态优化供应商结构操作内容：每年度/半年度或单次采购项目结束后，采购部门组织对合作供应商进行评价，收集采购执行过程中的数据（如交付准时率、合格率、价格竞争力、服务响应速度等），结合《供应商综合评分表》进行复评，形成《供应商评价汇总表》。根据评价结果对供应商进行分级管理（A级：战略合作，优先采购；B级：稳定合作，持续优化；C级：限制合作，需整改；D级：淘汰），并将评价结果反馈给供应商，对B级及以下供应商提出改进要求。负责人：采购经理*、评估小组（各部门代表）输出成果：《供应商评价汇总表》、《供应商改进通知书》（针对需改进供应商）、下一年度供应商采购策略调整方案三、核心工具表格模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期需求编号采购物品/服务名称规格型号/服务要求数量质量标准交付时间预算金额（元）需求说明（用途、紧急程度等）需求部门负责人签字采购部门审核意见审核人：__________日期：__________企业分管领导审批审批人：__________日期：__________表2：供应商信息登记表供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人联系方式电子邮箱主营业务成立时间注册资本资质证书（如ISO9001、行业许可证等）主要生产/服务设备近三年合作案例（客户名称、合作内容、合作时长）供应商承诺：以上信息真实有效，如有虚假愿承担法律责任供应商盖章法定代表人签字日期表3：供应商综合评分表（示例：物料采购）评估维度权重（%）评分标准（10分制）得分备注质量保障能力30质量体系认证（5分）、近1年不良品率≤1%（5分）、客户投诉率≤2%（5分）交付能力25生产周期≤合同约定天数（5分）、准时交付率≥95%（10分）、应急响应≤24小时（10分）价格竞争力20报价低于市场平均价（5分）、价格波动率≤5%（5分）、成本透明度（10分）服务水平15售后响应≤48小时（5分）、技术支持满意度（5分）、配合度（5分）合作稳定性10经营年限≥5年（3分）、财务状况健康（4分）、合作客户稳定性（3分）总分100评估结论：□优秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）评估小组签字：__________日期：__________表4：采购执行跟踪表订单编号供应商名称采购物品名称订单数量预计交付日期实际交付日期验收结果（合格/不合格）验收人问题记录（如有）表5：供应商评价汇总表供应商名称评价周期评估维度得分（质量/交付/价格/服务/稳定性）总分等级（A/B/C/D）改进建议后续措施四、关键注意事项与优化建议合规性优先：采购流程需严格遵守国家法律法规及企业内部制度，避免“人情采购”“暗箱操作”，供应商资质审核需留存原件（复印件加盖公章），保证合法合规。数据准确性保障：需求描述、供应商信息、验收记录等数据需真实、完整，避免模糊表述（如“尽快交付”应明确具体日期），评价数据需有据可查（如验收单、沟通记录）。跨部门协作：采购部门需与技术、质量、财务等部门密切配合，保证需求评审、供应商评估、验收等环节客观公正，避免单一部门主导决策。动态调整机制：根据市场变化