会议记录及后续跟进工作模板

会议记录及后续跟进工作模板一、适用场景与价值二、标准化操作流程（一）会前准备：明确目标，夯实基础确认会议核心信息提前与会议主持人沟通，明确会议主题、目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决XX部门协作瓶颈”）、预计时长及需达成的具体成果（如“输出3个备选方案”“明确XX任务负责人”）。确定参会人员范围，提前发送会议通知（含时间、地点、议程、需提前准备的资料），保证相关人员知晓并预留时间。准备记录工具与资料根据会议规模选择记录方式：小型会议可使用电子文档（如Word、在线协作文档），大型或重要会议建议录音辅助（需提前征得参会人同意），并准备会议议程模板、签到表（如有需要）。整理会议背景资料（如上次会议待办清单、项目数据报告等），供记录人快速熟悉context，保证记录连贯。（二）会中记录：聚焦关键，客观全面记录基础信息依次记录会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因（如“市场部*主管，因客户拜访请假”）。梳理议程与讨论内容按“议题-讨论要点-关键发言-分歧点-初步共识”结构记录，避免逐字逐句复述，重点提炼核心观点。例如：议题：Q3产品推广方案预算分配讨论要点：经理建议增加短视频投放占比（理由：用户触达率高），主管认为应优先保障线下展会（理由：高价值客户转化效果显著）。分歧点：短视频与展会预算比例（经理提议7:3，主管提议5:5）。初步共识：暂定6:4，需市场部3个工作日内补充具体投放计划及ROI预估。明确决议事项与待办任务对会议达成的结论逐条记录，注明“决议依据”（如“基于用户调研数据反馈”“符合公司年度战略规划”）。对待办任务采用“STAR”原则记录（情境Situation、任务Task、行动Action、结果Result），重点明确：任务描述（具体要做什么，如“完成XX用户调研报告初稿”）；责任人（明确到具体岗位及姓名，如“产品部*专员”）；截止时间（精确到“年/月/日/上/下午”，如“2024年6月30日17:00前”）；交付标准（如“需包含3个核心结论及数据支撑图表”）。（三）会后整理与分发：核对信息，同步到位整理与完善会议记录会后2个工作日内，根据会议笔记及录音（如有）补充细节，保证信息准确、逻辑清晰，重点检查决议事项与待办任务是否完整、责任人及截止时间是否明确。将会议记录初稿发送给主持人审核，确认无遗漏或偏差后，标注“最终版”并定稿。正式分发与存档在定稿后1个工作日内，通过邮件或企业协作工具（如钉钉、飞书）将会议记录同步至所有参会人员及相关协作部门，抄送上级领导（如需）。邮件标题注明“【会议纪要】XX会议记录（日期：YYYY-MM-DD）”，简要说明“附件为本次会议最终记录，请查收并关注待办任务”。将会议记录（含原始记录、审核稿、最终版）按“年份-月份-会议主题”分类存档，方便后续追溯。（四）后续跟进与闭环：跟进进度，保证落地建立任务跟踪机制以会议记录中的待办清单为基础，在项目管理工具（如Teambition、飞书项目）中创建任务卡片，关联责任人及截止时间，设置“提前1天提醒”节点。记录人每周汇总任务进度，标注“进行中”“已完成”“逾期”状态，对逾期任务及时提醒责任人，并同步至相关方。进度反馈与问题协调责任人需在截止时间前反馈任务进展（如“已完成初稿，待*经理审核”“因XX部门数据延迟，需顺延2天”），记录人将进展更新至任务跟踪表。若任务推进遇阻（如资源不足、跨部门协作不畅），记录人需协调召开专项沟通会或提请上级支持，推动问题解决。闭环确认与复盘任务完成后，责任人提交交付物，记录人核对是否符合“交付标准”，确认无误后标记“已完成”，并同步结果给相关方。对周期性会议（如周例会），可在下次会议开头回顾上次会议待办完成情况，分析未完成原因，持续优化流程。三、会议记录及跟进模板表格表1：会议记录表会议基本信息会议名称例：XX项目Q3启动会日期YYYY年MM月DD日时间HH:MM-HH:MM地点例：3楼会议室A/线上（腾讯会议XXX）主持人*经理记录人*助理参会人员主管（研发部）、专员（市场部）、*主管（运营部）等缺席人员及原因*主管（财务部），因外出培训议程与讨论记录议题1：Q3项目目标拆解-讨论要点：经理提出“用户增长20%为核心目标”，需拆解为“新用户获取10万、老用户留存率提升15%”；-关键发言：主管建议“新用户获取需结合渠道转化数据，优先投入ROI高的3个渠道”；-初步共识：按“新用户-老用户”双线拆解，市场部3日内提交渠道分析报告。议题2：跨部门协作分工-分歧点：研发部主管希望“需求文档由产品部全权负责”，运营部主管提出“需参与核心功能验收标准制定”；-决议：产品部负责输出需求文档初稿（6月15日前），运营、研发部参与评审并反馈（6月18日前），最终版由产品经理*确认。决议事项序号决议内容1确定Q3项目核心目标为“用户增长20%，拆解为新用户获取10万、老用户留存率提升15%”2市场部6月20日前提交Q3渠道分析报告（含3个高ROI渠道数据）待办任务序号任务描述1输出Q3项目需求文档初稿（含用户增长目标拆解及渠道需求）2提交Q3渠道分析报告（含新用户获取3个高ROI渠道数据及投放计划）3参与需求文档评审，反馈研发部意见备注|（其他需说明事项，如“下次会议时间：YYYY年MM月DD日14:00，地点：3楼会议室A”）||表2：任务跟踪表（周更新）任务ID任务描述责任人原截止时间当前状态进度更新（本周完成情况/遇到的问题）下一步计划更新人更新日期输出Q3需求文档初稿*经理YYYY-MM-DD进行中完成用户增长目标拆解，待补充渠道需求6月15日前提交初稿*助理YYYY-MM-DD提交渠道分析报告*专员YYYY-MM-DD未开始整理Q2渠道数据，需数据部支持历史报表6月18日前完成数据整理*专员YYYY-MM-DD四、关键注意事项与优化建议（一）记录核心原则：客观、简洁、可落地客观中立：记录时避免加入个人主观评价，重点呈现“谁说了什么”“达成了什么共识”，而非“我认为对/错”。突出重点：优先记录决议事项、待办任务、关键数据（如“预算10万元”“截止时间6月30日”），避免冗余的讨论细节。可执行性：待办任务必须明确“做什么、谁来做、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快推进”“后续沟通”）。（二）跟进管理要点：责任到人，及时预警避免责任真空：每个待办任务必须有唯一责任人，即使需多人协作，也需指定“第一负责人”统筹进度。提前预警机制：对临近截止日期（如提前1天）或可能逾期的任务，记录人需主动提醒，并同步风险（如“因XX原因，任务可能顺延2天，是否需协调资源”）。闭环思维：任务完成后需有“确认”环节（如交付物审核、结果反馈），避免“只做不认”，保证成果真正落地。（三）工具与效率优化善用协作工具：推荐使用“在线文档（如飞书文档）+项目管理工具（如Teambition）”组合，实