审核与改进工作模板

适用范围与应用场景定期审核：按年度或半年度计划对现有管理体系进行全面符合性有效性评估；专项审核：针对特定领域（如新流程实施、高风险作业环节、客户投诉整改落实情况）进行的深度审核；体系变更后审核：在管理体系架构、流程文件、组织架构调整后，验证变更的适宜性与有效性；迎审准备自查：在外部审核（如认证审核、监管检查）前，通过内部模拟审核排查问题并完成整改。内部审核与改进全流程操作指引一、审核准备阶段目标：明确审核范围、依据、资源分配，保证审核活动有序开展。成立审核组由管理者代表或指定负责人组建审核组，明确审核组长（组长）和审核员（审核员A、审核员B等），保证审核员具备独立性和专业能力（如熟悉管理体系标准、业务流程）。若审核涉及跨部门，需吸纳相关部门代表作为观察员（如生产部观察员），避免审核盲区。制定审核计划审核组长牵头编制《内部审核计划》，明确以下内容：审核目的（如验证体系符合GB/T19001-2016标准、评估目标达成情况）；审核范围（如覆盖XX部门、XX流程、XX时间段的管理活动）；审核依据（如ISO标准、组织管理体系文件、法律法规要求）；审核日程（具体日期、时间段、审核地点、受审核部门/岗位）；审核组成员分工（如审核员A负责文件审核，审核员B负责现场操作核查）。计划需提前3个工作日下发至各受审核部门，确认无异议后执行。收集与审核准备资料审核组收集受审核部门相关文件与记录，包括：管理体系文件（手册、程序文件、作业指导书）；过程运行记录（如培训记录、设备维护记录、内审报告、纠正措施记录）；法规及外部要求清单（如行业规范、客户特定要求）。审核员提前熟悉资料，识别审核重点（如关键过程、高风险环节、上次审核不符合项整改情况）。二、现场审核阶段目标：通过访谈、现场观察、记录查阅等方式，收集客观证据，判断体系运行的符合性与有效性。首次会议审核组长主持首次会议，参会人员包括审核组、受审核部门负责人（部门经理）、关键岗位人员。会议内容：明确审核目的、范围、依据及日程；介绍审核组成员及分工；说明审核方法（抽样方式、证据收集规则）；确认沟通渠道及问题反馈机制。现场审核实施审核员按计划通过以下方式收集客观证据：访谈：与部门负责人、操作人员、管理人员进行结构化访谈（如“请描述XX过程的控制措施”“如何处理客户反馈的问题？”），记录访谈对象（员工）、时间、地点及关键信息；观察：到现场查看设备运行、作业环境、标识设置、应急设施等是否符合要求（如“安全操作规程是否上墙”“消防通道是否畅通”）；查阅记录：随机抽取近期记录（如近3个月的设备点检表、内部审核记录、不合格品处理单），核查其完整性、真实性和规范性（如“记录是否签字”“问题描述是否清晰”“整改措施是否落实”）。对发觉的问题，现场与受审核部门沟通确认，避免主观臆断，保证问题描述准确（如“XX设备未按计划进行月度维护，记录显示上次维护时间为2023年X月X日，间隔超过30天”）。审核组内部沟通每日审核结束后，审核组召开内部会议，汇总当日发觉的问题，讨论不符合项的判定标准（严重/轻微），统一审核结论，保证问题判定一致。三、不符合项判定与报告阶段目标：识别体系运行中的偏差，明确整改要求，形成正式审核报告。不符合项判定审核员将现场发觉的问题与审核依据（标准、文件、法规）对比，判定为不符合项需满足：客观证据确凿、有明确违反条款、需整改。不符合项分类：严重不符合：体系系统性失效（如关键过程无控制文件、多次发生同类问题且未整改）、可能导致严重后果（如安全风险、质量）；轻微不符合：个别孤立问题（如记录填写不规范、标识缺失）、对体系运行影响有限。编制《不符合项报告》审核员填写《不符合项报告表》，内容包括：不符合事实描述（时间、地点、涉及人员、具体表现）；不符合判定依据（对应的标准条款/文件条款号）；不符合项类型（严重/轻微）；责任部门及责任人（如生产部主管）。报告需经审核组长审核确认，保证问题描述清晰、依据准确。末次会议审核组长主持末次会议，参会人员与首次会议一致。会议内容：通报审核总体情况（审核范围覆盖、方法合规性）；宣布不符合项清单，逐项说明事实与依据；明确整改要求（完成时限、措施验证方式）；听取受审核部门意见，记录异议并纳入审核报告。四、整改实施与跟踪阶段目标：推动责任部门落实整改措施，消除不符合项，验证整改有效性。制定整改计划责任部门收到《不符合项报告》后2个工作日内，组织分析问题根本原因（如使用“5Why分析法”），制定《纠正与预防措施计划》，内容包括：纠正措施（针对不符合现象的即时整改，如“立即完成XX设备维护”）；预防措施（针对根本原因的长效改进，如“修订设备维护管理程序，增加维护提醒功能”）；责任人（如技术员）及完成时限（一般不超过15个工作日，严重不符合项可适当延长）。整改计划需经审核组长审核确认，保证措施可行、时限合理。整改实施与跟踪责任部门按计划实施整改，保留整改过程记录（如维护记录、修订后的文件版本号、培训签到表）；审核组指定专人（跟踪审核员）通过定期沟通（如每周进度会）、现场抽查等方式跟踪整改进度，对延期整改的部门督促说明原因。整改效果验证责任部门完成整改后，向审核组提交《整改完成报告》，附相关证据；审核组通过现场复核、记录查阅、人员访谈等方式验证整改有效性：纠正措施是否落实（如“设备维护记录显示已完成，设备运行正常”）；预防措施是否有效（如“新程序实施后，近3个月无同类维护逾期问题”）；是否引入新风险（如“修订的流程是否增加操作复杂度”）。验证通过后，在《整改跟踪表》中签字确认；若未通过，退回责任部门重新整改。五、结果总结与闭环管理阶段目标：输出审核报告，总结经验教训，推动管理体系持续改进。编制《内部审核总结报告》审核组长汇总审核全过程信息，编制总结报告，内容包括：审核概况（目的、范围、时间、参与人员）；审核过程简述（方法、抽样数量、覆盖部门）；体系运行评价（符合性、有效性、优势及薄弱环节）；不符合项统计（数量、类型、分布部门）；整改总体情况（完成率、验证通过率）；改进建议（如优化流程、加强培训、完善资源配置）。报告经管理者代表审核后，上报最高管理者（总经理），并下发至各相关部门。管理评审输入将《内部审核总结报告》作为管理评审的重要输入，重点汇报：体系运行的总体绩效与目标达成情况；内部审核发觉的主要问题及整改成效；需管理层决策的资源支持或体系优化方向。持续改进各部门根据审核报告中的改进建议，纳入年度工作计划；管理体系推进部门跟踪改进措施落实情况，定期（如每季度）回顾改进效果，形成PDCA循环，实现体系螺旋式上升。核心工具表单模板表1：内部审核计划表序号审核部门/区域审核内容/条款审核日期审核时间审核员受审核方陪同人备注1生产部4.1理解组织及其环境（对应ISO9001:2015）2023-10-1009:00-11:00审核员A生产主管2质量部8.2.1顾客沟通（程序文件QP-08）2023-10-1014:00-16:00审核员B质量经理抽查3份客户反馈记录……表2：现场审核检查表审核部门生产部审核条款7.1.1资源提供（ISO9001:2015）审核日期2023-10-10序号审核内容审核方法客观证据记录符合不符合1生产设备是否完好，维护是否及时现场观察+记录查阅查阅设备维护记录（编号：SB-2023-005），显示XX设备上次维护时间为2023-09-15，间隔超过30天（月度维护周期）√×2操作人员是否具备资质查阅培训记录抽查3名操作人员培训档案，均持有效上岗证√-表3：不符合项报告表不符合项编号NC-2023-005部门生产部发觉日期2023-10-10不符合事实描述XX设备（编号：CL-02）未按《设备维护管理程序》（QP-05）3.2条款要求执行月度维护，查阅维护记录（编号：SB-2023-005），上次维护时间为2023-09-15，至审核当日（2023-10-10）间隔25天，超过规定的30天周期，设备运行中曾出现异响（记录编号：YB-2023-08），未及时排查隐患。不符合判定依据QP-05《设备维护管理程序》3.2条款：“生产设备需按月度计划进行维护保养，间隔时间不得超过30天，并记录维护过程。”不符合类型□严重不符合□√轻微不符合责任人生产主管审核员审核员A整改要求1.立即完成XX设备维护，消除异响；2.修订设备维护提醒机制，避免周期超期；3.10月20日前提交整改报告。表4：整改跟踪表不符合项编号NC-2023-005责任部门生产部计划完成日期2023-10-20整改措施1.10月12日完成XX设备维护，更换磨损部件，记录编号：WH-2023-012；2.10月15日前在设备管理系统中增加“维护倒计时提醒”功能，设置到期前3天自动通知负责人；3.10月18日组织操作人员培训新系统操作，记录编号：PX-2023-008。整改完成情况已完成设备维护，系统提醒功能上线，培训记录完整。验证方式现场核查设备运行状态（无异响），系统截图显示提醒功能正常，培训签到表及考核记录齐全。验证结果□√符合要求□不符合要求验证人跟踪审核员验证日期2023-10-22表5：内部审核总结报告报告编号IR-2023-003审核类型□定期审核□√专项审核审核日期范围2023-10-10-10-12审核目的评估生产部设备管理过程符合性及有效性，识别改进机会。审核范围生产部设备采购、维护、报废管理流程；5名操作人员、3名设备管理人员。审核组成员组长：组长；审核员：审核员A、审核员B；观察员：设备工程师审核过程简述通过文件查阅（记录12份）、现场观察（设备8台）、访谈（6人）方式开展审核，覆盖设备管理全流程。体系运行评价优势：设备台账完整，操作人员资质齐全；薄弱环节：维护周期执行不严格，提醒机制缺失。不符合项统计轻微不符合项2项（设备维护周期超期、系统提醒功能缺失），无严重不符合项。整改情况2项不符合项均制定整改计划，计划完成日期10月20日，预计整改通过率100%。改进建议1.引入设备管理数字化系统，实现维护自动提醒与跟踪；2.加强操作人员设备异常识别培训。报告编制人组长审核日期2023-10-15审核批准人管理者代表关键注意事项与风险规避审核独立性保障审核员不得审核与自己有直接责任关系的部门（如原为生产部人员，不得审核生产部设备管理过程），避免利益冲突；审核过程受管理者代表直接监督，保证不受外部因素干扰。客观证据收集原则证据需“可验证、可追溯”，避免主观判断（如“员工操作不熟练”应改为“现场观察发觉员工未按作业指导书第3.1条步骤操作，经询问表示未接受过该步骤培训”）；抽样需具有代表性（如记录抽查覆盖近3个月，样本量不少于5份），避免以偏概全。整改有效性验证验证不仅关注“纠正措施是否完成”