企事业单位档案管理制度及执行手册

企事业单位档案管理制度及执行手册第一章总则第一条目的与依据为规范企事业单位档案管理工作，确保档案的完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际运营需求，制定本档案管理制度及执行手册。第二条适用范围本制度适用于本单位及所属分支机构、下属企业的档案管理活动，涵盖文书、科技、会计、人事、声像等各类档案的形成、收集、整理、保管、利用及销毁全过程。第三条管理原则档案管理遵循“集中统一、分级负责、规范利用、安全保密”原则：既要保障档案资源的系统性与完整性，又要兼顾利用效率与信息安全，服务于单位日常运营、决策支撑及合规管理需求。第二章管理体制第四条管理机构与职责单位设立档案管理部门（如办公室/档案科），作为档案工作的专职管理机构，主要职责包括：1.贯彻执行国家档案法规及行业规范，制定本单位档案管理制度并组织实施；2.统筹规划档案管理工作，建立健全档案管理体系，指导各部门开展档案业务；3.负责档案的集中保管、整理编目、鉴定销毁及利用服务；4.组织档案工作人员培训，提升档案管理专业化水平；5.开展档案信息化建设，推动电子档案与纸质档案的一体化管理。第五条人员配置与协作档案管理部门配备专职档案管理人员，各职能部门、业务科室指定1-2名兼职档案联络员，形成“档案管理部门—部门—联络员”三级管理网络：专职档案员需具备档案专业知识或相关工作经验，经培训后持证上岗；兼职档案联络员负责本部门档案的收集、预整理及移交工作，定期接受档案管理部门的业务指导；各部门应将档案管理纳入部门职责，与业务工作同部署、同检查、同考核，确保档案工作与业务工作同步推进。第三章档案分类与整理第六条分类规则档案分类遵循“来源清晰、类别明确、便于检索”原则，结合单位业务特点与档案类型，采用以下分类方法：1.文书档案：按“年度—机构（或问题）—保管期限”分类（年度以文件形成年度为准，机构按发文/承办部门划分，问题按文件内容主题归类）；2.科技档案：按“项目（或型号）—阶段（或专业）—保管期限”分类（适用于科研、基建、设备等科技类文件）；3.会计档案：按“凭证—账簿—报告—其他”类别划分，再按年度、保管期限细分；4.人事档案：按“人员类别（在职、退休、离职）—姓氏笔画（或字母）”分类（遵循干部人事档案管理规范）；5.声像档案：按“载体类型（照片、录像、录音）—内容主题—形成年度”分类（配套文字说明与元数据）。第七条整理流程档案整理应在文件形成或办理完毕后及时开展，遵循“遵循规律、保持联系、区分价值”原则，具体流程为：1.组卷：将同类、同主题或同项目的文件按时间/逻辑顺序组合成卷（件）；纸质档案以“件”为单位整理时，需拆除金属物、折叠整齐、标注页码；2.编目：编制卷内文件目录（或件目录），注明文件编号、题名、日期、页数、责任者等信息；案卷（件）封面需填写档号、案卷题名、起止日期、保管期限、密级等要素；3.编号：档号采用“全宗号—年度—类别号—案卷号（件号）”结构，确保唯一性；4.归档：整理完毕的档案经部门负责人审核后，移交档案管理部门，双方办理交接手续，填写《档案移交清册》。第四章档案收集与归档第八条归档范围凡反映本单位职能活动、具有查考价值的文件材料均应归档，具体范围包括：文书类：上级来文、本单位发文、会议记录、请示批复、合同协议、规章制度、工作总结等；科技类：科研报告、设计图纸、工艺文件、设备说明书、基建工程档案等；会计类：会计凭证、账簿、财务报告、审计报告、银行对账单等；人事类：员工履历、劳动合同、考核鉴定、职称评审、培训记录等；声像类：重要会议/活动照片、录像，领导调研/对外交流音像资料，产品宣传视频等；其他类：荣誉证书、资质证明、信访材料、应急处置记录等。第九条归档时间与要求归档时间分为定期归档与不定期归档：1.定期归档：文书档案、会计档案、人事档案等按年度归档，于次年[X]月底前完成移交；科技档案随项目进度同步归档，项目验收后[X]个月内完成专项归档；2.不定期归档：临时性工作、专项活动、突发事件形成的档案，在工作结束后[X]个月内归档。归档要求：文件材料应完整、准确、系统，纸质档案需字迹清晰、纸张完好，电子档案需格式规范、元数据完整；归档文件需履行签字、盖章等手续，涉密文件需标注密级，与非密文件分别归档；电子档案与纸质档案需同步归档，确保内容一致、可相互印证；各部门移交档案时，需填写《档案移交清单》，经双方签字确认后存档。第五章档案保管与利用第十条保管条件与措施档案保管场所应符合“八防”要求（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防尘、防磁），具体措施包括：1.库房建设：档案库房应独立设置，配备恒温恒湿设备、消防设施（如灭火器、烟感报警器）、防盗门窗、遮光窗帘，地面做防水处理，墙面刷防霉涂料；2.装具管理：档案柜架应采用金属材质，分类编号；档案盒使用无酸纸或塑料材质，定期检查档案装具的完好性；3.安全防护：定期开展库房安全检查，做好防虫（投放防虫药）、防霉（控制温湿度）、防磁（远离磁性物质）工作；电子档案存储设备需安装杀毒软件，定期更新系统；4.档案清点：每年对库存档案进行一次全面清点，核对档号、数量、完好情况，发现问题及时整改，确保账物相符。第十一条利用流程与规范档案利用分为内部利用与外部利用，遵循“按需提供、严格审批、安全保密”原则：1.内部利用：本单位人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，逾期需办理续借手续；复制档案需注明用途，涉密档案禁止复制；归还时需检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。2.外部利用：外单位人员查阅档案，需持单位介绍信、有效证件，说明查阅目的，经本单位分管领导审批后，在档案管理部门指定场所查阅，原则上不提供档案原件，确需复制的需经审批并注明“仅供参考”字样。3.利用服务：档案管理部门应编制档案目录、索引，提供档案查阅、复制、证明出具等服务；对高频利用的档案可编制专题汇编，提升利用效率；利用过程中需做好登记，记录利用者、利用内容、利用时间、用途等信息，定期分析利用需求，优化档案管理。第六章档案鉴定与销毁第十二条鉴定组织与周期成立由档案管理部门、业务部门、法律部门组成的档案鉴定小组，负责档案价值鉴定与销毁审核工作。档案鉴定周期为[X]年（或根据保管期限表），对保管期满的档案进行价值复审，确定是否继续保存或销毁。第十三条销毁流程档案销毁需严格履行审批手续：1.提出意见：档案管理部门对保管期满的档案进行初审，提出销毁或续存意见，填写《档案鉴定意见书》；2.审核审批：鉴定小组对初审意见进行审核，形成鉴定报告，经单位领导办公会审议批准后，编制《档案销毁清册》（列明档案编号、题名、数量、形成时间、保管期限等信息）；3.实施销毁：销毁档案时，需指定两名以上监销人员，在指定场所（如保密销毁中心）进行销毁；监销人员需核对销毁档案与清册内容，确认无误后签字，销毁记录存档备查；4.特殊要求：涉密档案销毁需符合国家保密规定，电子档案销毁需彻底清除存储介质中的数据，防止信息泄露。第七章电子档案管理第十四条收集与存储电子档案收集应与业务系统对接，实现文件形成、办理、归档的全程电子化：1.格式规范：电子档案应采用通用格式（如PDF、TIFF、XML、MP4等），确保长期可读；特殊格式需同时保存转换工具或说明；2.元数据完整：电子档案需包含题名、责任者、日期、格式、权限等元数据，与档案内容同步归档；3.存储管理：电子档案存储于专用服务器或云平台，实行“双套制”（电子与纸质档案同时保存），定期进行数据迁移，防止格式失效；4.版本控制：对修改频繁的电子文件（如合同、设计图纸），需保存历史版本，标注修改时间、修改人、修改内容，确保可追溯。第十五条安全与备份电子档案安全管理需采取以下措施：1.权限管理：设置分级访问权限（区分管理员、查阅员、普通用户），确保“谁使用、谁负责”；2.加密传输：电子档案的传输、存储需加密处理，防止数据泄露；3.防病毒与备份：服务器安装杀毒软件，定期进行病毒查杀；电子档案需定期备份（至少每月一次），备份数据异地存放，确保灾难恢复能力；4.系统维护：定期检测档案管理系统的安全性、稳定性，及时更新补丁，防止黑客攻击、数据丢失。第八章责任与考核第十六条责任划分档案管理责任落实到岗、到人：档案管理人员：对档案的收集、整理、保管、利用负直接责任，因失职导致档案损毁、丢失、泄密的，按规定追究责任；部门联络员：对本部门档案的收集、预整理、移交负责，未按时归档或移交档案不符合要求的，需限期整改；档案利用者：应遵守档案利用规定，不得涂改、伪造、损毁档案，违规利用档案造成损失的，承担相应法律责任。第十七条考核与奖惩档案工作纳入单位绩效考核体系，每年开展一次档案工作考核：1.考核内容：包括档案制度执行、归档及时性与完整性、保管条件落实、利用服务质量、信息化建设等；2.奖惩措施：对档案工作优秀的部门和个人给予表彰奖励；对考核不合格的部门