企业行政文件归档与文档管理制度

企业行政文件归档与文档管理制度一、总则为规范企业行政文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高行政工作效率，依据国家相关档案管理规定及企业实际情况，特制定本制度。本制度是企业行政文件管理的核心规范，旨在实现文件管理的标准化、规范化和高效化。二、制度适用场景本制度适用于企业各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，涵盖但不限于以下场景：日常办公管理：包括通知、通报、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告等；人事管理：包括员工入职登记表、劳动合同、岗位变动文件、培训记录、考勤记录、离职手续等；资产管理：包括固定资产购置凭证、领用记录、维修记录、报废审批单等；合同协议管理：包括各类业务合同、合作意向书、补充协议等（涉及业务的合同需同步对接业务部门归档要求）；印章与证照管理：包括印章使用申请单、证照年检记录、变更登记材料等；其他重要行政活动：如企业资质申报材料、审计报告、外部单位来函等。三、职责分工行政部：负责制度的制定、修订与监督执行；统筹企业行政文件的归档管理工作，包括档案库房建设、档案系统维护、档案鉴定与销毁组织；对接各部门的归档指导与培训。各部门负责人：负责本部门文件归档工作的监督，保证文件形成、收集的及时性与完整性；指定本部门兼职档案管理员（可由部门文员兼任），配合行政部完成归档移交。文件经办人：负责文件起草、审核、签发流程的规范性，在文件完成后及时整理并提交至本部门兼职档案管理员；对文件内容的真实性、准确性负责。兼职档案管理员：负责本部门文件的日常收集、分类、整理及初步审核，按季度向行政部移交归档文件；建立本部门文件台账，跟踪文件流转状态。四、行政文件归档管理流程（一）文件分类行政文件按性质与内容分为以下一级类别，一级类别下设二级类别（可根据企业实际调整）：一级类别二级类别示例综合管理类公司发文、收文、通知、会议纪要、工作计划/总结、内部管理制度等人事管理类员工入职/离职材料、劳动合同、人事任免、奖惩记录、培训档案、社保公积金材料等财务管理类行政费用报销凭证、预算申请表、财务报告（行政部分）、资产购置审批单等资产管理类固定资产台账、领用单、维修记录、盘点表、报废申请单等合同协议类行政类合同（如采购合同、服务合同）、办公场所租赁合同等证照资质类营业执照、税务登记证、各类资质证书、年检材料、变更登记文件等其他类审计报告（行政部分）、外部单位来函、重要活动资料（如年会、展会材料）等（二）文件收集与整理文件收集：各部门经办人在文件办理完毕后（如会议纪需经会议主持人签发、合同需经法定代表人签字），1个工作日内将文件正本（含附件）交至本部门兼职档案管理员；收集时需检查文件是否齐全（如请示报告需附相关审批单、会议纪要需附参会人员签到表），如有缺失，经办人需及时补齐。文件整理：排序：按文件形成时间顺序或流程逻辑排列（如请示与批复、合同与补充协议需相邻排列）；编页：超过2页的文件需用铅笔编写页码（单页文件不编页），页码位置统一在右上角；填写文件归档清单：兼职档案管理员按《行政文件归档清单》（见模板1）逐项填写，保证文件名称、文号、形成日期等信息准确无误。（三）归档移交移交时间：各部门每季度末月25日前，将本季度整理完毕的文件向行政部移交；年度重要文件（如年度工作计划、总结）需在次年1月10日前单独移交。移交流程：兼职档案管理员将文件及《行政文件归档清单》提交至行政部，双方共同核对文件数量、类别及清单信息；核对无误后，双方在《行政文件归档清单》上签字确认（一式两份，行政部、各部门各存一份）；行政部接收文件后，在2个工作日内完成档案系统录入（录入内容包括文件名称、文号、形成部门、归档日期、密级等），并编制档案编号（编号规则：年份-一级类别代码-二级类别代码-流水号，如“2024-ZH-01-001”代表2024年综合管理类会议纪要第1号）。（四）入库保管实体档案保管：档案库房需保持干燥、通风（温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%），配备防火、防盗、防虫、防潮设备；档案盒采用无酸纸材质，标签统一打印，标注档案编号及文件名称；档案盒按档案编号顺序排列，上架时保持间距均匀，便于查找。电子档案保管：电子档案需存储于企业指定的服务器或云端存储系统，定期进行备份（每周全备份，每日增量备份）；电子文件命名规则与实体档案编号一致，保证电子档案与实体档案一一对应；重要电子档案需刻录成光盘（一式两份）异地备份。五、文件借阅与使用（一）借阅范围企业内部员工因工作需要可借阅归档文件，外部单位借阅需经行政部负责人审批并加盖企业公章。（二）借阅流程借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明借阅文件名称、档案编号、借阅事由、借阅期限及用途；部门负责人审核签字（涉及密级文件需经分管领导审批）；行政部核对借阅权限，确认无误后办理借阅登记；借阅期限一般不超过5个工作日，如需延长需提前2个工作日申请。（三）借阅要求借阅人仅可在指定区域（如档案查阅室）查阅档案，不得带出档案室；确需带出需经行政部负责人批准，并填写《档案外借登记表》，明确归还时间；借阅过程中不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制（复制需经行政部审批并备案）；借阅到期后及时归还，如需续借需重新申请；归还时行政部需检查文件完整性，如有损坏或丢失，按企业相关规定处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定行政部每3年组织一次档案鉴定工作，由行政部负责人、法务专员（如有）、各部门负责人组成鉴定小组；鉴定小组对到期档案进行价值评估，对失去保存价值的档案列出《档案销毁清单》（见模板3），注明档案名称、档案编号、形成日期、销毁理由及鉴定意见。（二）档案销毁《档案销毁清单》需经总经理审批签字；销毁时需由行政部指派2名监督人员在场，核对档案信息无误后，采用粉碎、焚烧等方式销毁（保证信息无法恢复）；监督人员需在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单归档保存10年。七、注意事项与补充说明文件及时性：文件需在办理完毕后1个工作日内提交整理，不得积压；跨年度形成的文件，归入办理年度的档案。文件完整性：文件正本与附件需一并归档，复印件需注明“与原件核对无异”及经办人签字。密级管理：涉密文件（如未公开的合同、财务数据）需单独存放，借阅需经分管领导审批，并严格执行保密规定。人员变动：兼职档案管理员岗位变动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，由部门负责人和行政部监督交接。培训与考核：行政部每年组织1-2次档案管理培训，各部门档案管理纳入年度绩效考核，对未按规定归档导致文件丢失或损坏的，追究相关人员责任。八、附则本制度由行政部负责解释和修订，自发布之日起施行；如有未尽事宜，可由行政部制定补充规定，经总经理审批后生效。模板1：行政文件归档清单序号文件名称文号形成部门形成日期密级页数归档日期经办人备注12024年第一季度工作计划*行办〔2024〕5号行政部2024-01-03普通82024-03-25张*2关于召开2024年年度工作部署会议的纪要*行办〔2024〕12号行政部2024-01-15普通52024-03-25李*附件：参会人员签到表模板2：文件借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期借阅文件信息文件名称档案编号借阅事由借阅期限用途是否可复制□是□否审批意见部门负责人签字：日期：行政部负责人签字：日期：分管领导签字（如需）：日期：模板3：档案销毁清单序号档