国家档案管理制度

国家档案管理制度第一章总则1.1立法目的档案是治国理政、经济运行、科技创新、文化延续的原始凭证与记忆载体。为统一全国档案治理标准，确保档案完整、真实、可用、安全，依据宪法、数据安全法、政府信息公开条例等上位法，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于全国各级党政机关、人大政协、监察司法、群团组织、国有企事业单位、承担公共职能的民营企业及外资机构在华产生的全部档案，包括纸质、电子、声像、实物、数据等形态。1.3治理原则（1）党管档案：档案工作纳入各级党委议事日程，重大事项由党委常委会审议。（2）统一领导：国家档案主管部门制定政策、标准、规划，实行行业分级指导。（3）分级负责：谁形成、谁归档、谁管理、谁负责，形成单位承担第一责任。（4）全程管理：覆盖“生成—归档—保管—利用—销毁”全生命周期。（5）安全优先：涉密档案、重要数据实行物理隔离、逻辑隔离、异地异质备份。（6）开放共享：非涉密档案以开放为原则、不开放为例外，推动跨层级、跨地域、跨系统共享。第二章档案形成与收集2.1归档范围（1）决策类：党委会议记录、政府常务会议纪要、重大改革批复。（2）执法类：行政许可、处罚、强制、裁决等全流程材料。（3）资产类：土地、矿产、海域、林权、政府采购、工程招投标、产权登记。（4）科研类：国家科技计划项目任务书、实验记录、结题报告、数据论文。（5）民生类：社保、医保、教育、就业、低保、婚姻登记、移民安置。（6）企业类：国有及国有控股企业章程、董事会决议、财务年报、境外投资。（7）电子类：政务系统日志、区块链存证、云服务合同、算法模型参数。2.2形成责任（1）业务部门在事项办结后5个工作日内完成预归档，确保版本唯一、签章齐全。（2）信息系统须内置归档模块，自动捕获元数据：时间戳、人员、设备、哈希值。（3）联合发文的，由主办单位负归档责任，会办单位在2日内提供原件或可信复制件。2.3载体与格式（1）纸质：采用无酸纸，幅面A4，字迹耐久，装订无金属。（2）电子：版式文件PDF/A-3，音频WAV，照片TIFF，视频MXF，数据库导出XML。（3）实物：奖牌、印章、标本、模型须拍摄六面体高清图，关联RFID标签。2.4收集方式（1）实时捕获：业务系统与档案系统API对接，自动推送。（2）定期接收：档案室按季度下发《归档清单》，业务部门30日内移交。（3）社会征集：对散失在民间的珍贵档案，可采取捐赠、征购、代存、复制四种方式，签订协议并颁发收藏证书。第三章整理与著录3.1分类方案全国实行“三合一”分类：（1）职能分类：反映机构职权，如综合政务、经济发展、社会事务。（2）年度分类：按自然年度划分，科研项目可按“立项年度—结题年度”双年度。（3）保管期限分类：永久、30年、10年、定期5年。3.2档号编制采用“全宗号—类别号—年度—保管期限—件号”五段式，共18位。全宗号由档案主管部门统一赋码，单位撤销、合并须冻结或继承原全宗。3.3元数据方案设置核心集、通用集、专用集三级，共108项。核心集20项：题名、责任者、日期、页数、载体、密级、开放标识、版权信息、存储路径、哈希值等；专用集按行业扩展，如病历档案增加“患者ID、ICD编码、手术医师”。3.4质量控制（1）完整性：缺页、缺件、缺元数据即退回。（2）规范性：题名不超过50字，日期格式YYYY-MM-DD，数字对象命名使用UUID。（3）一致性：纸质与电子目录一一对应，差错率低于0.1%。第四章保管与保护4.1库房建设（1）选址：地质稳定，高于百年一遇洪水位，远离加油站、危化仓库。（2）荷载：地面承重≥12kN/m²，密集架区域≥15kN/m²。（3）围护：外墙传热系数≤0.5W/(m²·K)，屋面防水等级Ⅰ级，双层门，缓冲间。4.2环境控制（1）温度：纸质14℃—20℃，电子载体16℃—24℃，日波动±2℃。（2）湿度：纸质45%—55%，电子载体40%—60%，日波动±5%。（3）净化：PM2.5≤35μg/m³，SO₂≤0.15mg/m³，酸性气体过滤效率≥90%。4.3安防系统（1）物理：红外双鉴、振动报警、门禁双人双锁，库房门锁达到GA/T73-2015B级。（2）电子：视频监控保存90天，人脸识别比对库与公安黑名单联动。（3）灾备：一级风险单位须建设异地灾备中心，距离≥300km，差分备份周期≤12h。4.4载体保护（1）纸质：去酸、加固、封装无酸盒，珍贵档案采用充氮绝氧。（2）电子：每5年迁移一次，采用LTO-9磁带，每盒容量18TB，保存环境15℃—23℃。（3）声像：醋酸胶片定期检查收缩率，>1%即低温冷冻暂存，数字化优先。第五章鉴定与处置5.1鉴定组织成立档案鉴定委员会，由档案、业务、保密、法规、财务、纪检七部门组成，实行票决制，三分之二以上同意方可调整保管期限或销毁。5.2鉴定程序（1）初审：档案室提出到期档案目录，附利用频次、研究价值说明。（2）复审：委员会现场抽检10%，对涉密档案须先解密审核。（3）终审：单位主要负责人签发，结果公示5个工作日，接受社会监督。5.3处置方式（1）延长：对具有长期凭证价值的，保管期限上调一级。（2）移交：对具有全国意义的，移交同级国家档案馆。（3）销毁：编制销毁清册，采用碎浆、熔浆、消磁、物理破碎，全程录像并留存影像10年。第六章利用与开放6.1利用条件（1）内部人员：持工作证、部门介绍信，填写利用登记表，系统记录日志。（2）社会公众：持身份证，通过“国家档案服务一网通办”平台预约，可远程申请数字复制件。（3）境外机构：须提交外事部门批件、合作研究协议，涉密档案一律不提供。6.2开放审核（1）自动开放：形成满25年、无涉密、无隐私、无知识产权纠纷的档案，系统自动标记为开放。（2）依申请开放：申请人提交用途说明，档案部门15日内答复，可给予复制、摘录、引用。（3）延期开放：涉及国家安全、商业秘密、个人隐私、司法调查的可延期至50年，须报国家档案主管部门备案。6.3收费管理（1）复制费：A4黑白0.3元/页，彩色1元/页，电子下载免费。（2）加急费：24小时内出件按原价3倍收取，用于档案保护基金。（3）减免：残疾人、烈士家属、学术研究、公益诉讼凭证明免费。6.4数字服务（1）全文检索：OCR+NLP，支持繁体、少数民族语言、手写体识别，准确率≥95%。（2）知识图谱：构建人物、机构、事件、地理、时间五维关联，支持可视化分析。（3）区块链确权：利用国家档案链发放“档案利用凭证”，防篡改、可溯源。第七章信息化建设7.1系统架构采用“国家—省—市—县”四级分布式云，主节点设在国家档案局数据中心，省级节点通过IPv6专网互联，带宽≥10Gbps。7.2数据标准（1）交换格式：基于XML的EAD3+METS扩展，支持增量、断点续传。（2）接口规范：RESTfulAPI，OAuth2.0认证，单次请求响应<200ms。（3）长期保存：封装为AIP信息包，含内容、元数据、签名、策略四部分，使用PREMIS保存元数据。7.3安全体系（1）等保2.0：核心系统三级，涉密系统分级保护，每年渗透测试一次。（2）密码应用：采用SM2/3/4国密算法，电子档案加盖国密电子印章。（3）备份策略：3-2-1原则，3份副本，2种介质，1份异地，每年进行备份恢复演练。7.4新技术应用（1）AI辅助：利用深度学习修复破损照片，补全缺字，生成智能摘要。（2）数字孪生：对库房环境、密集架、档案盒建立三维模型，实时映射温湿度、光照、RFID状态。（3）隐私计算：利用联邦学习技术，在不泄露原始数据的前提下，实现跨馆联合检索与统计。第八章保密与解密8.1密级划定依据保密法，档案密级分绝密、机密、秘密三级，由文件起草人提出、定密责任人审核、单位主要负责人批准，同时确定保密期限与知悉范围。8.2密级标识纸质档案在封面右上角加盖密级章，电子档案在元数据“密级”字段赋值，系统界面以红、黄、蓝三色区分。8.3涉密载体管理（1）存储：绝密级使用一次性光盘，机密级使用加密硬盘，秘密级使用逻辑隔离存储。（2）传输：采用国家密码管理局认证的量子加密终端，点对点专线。（3）销毁：绝密级先消磁再熔浆，由两人监销并签字，视频保存15年。8.4解密审核（1）自动到期解密：系统提前60日提醒，如无延长理由自动解密。（2）依申请解密：科研人员、律师、媒体可提出解密申请，档案部门会同保密办30日内答复。（3）解密标识：解密后更换原有密级章，加盖“已解密”章，并在国家档案开放目录发布。第九章人员与培训9.1岗位设置（1）档案馆：设研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员四级专业技术岗。（2）机关档案室：配备专职档案员，编制不少于单位总人数1%。（3）企业：资产总额超100亿元的国有企业须设首席档案官（CAO），纳入高管序列。9.2准入资格档案专业人员须具备档案学、信息资源管理、历史、法学、计算机本科以上学历，通过全国档案专业水平考试，取得职业资格证书。涉密岗位须通过政治审查与保密培训。9.3继续教育实行学时制，高级岗位每年不少于90学时，中级不少于60学时，初级不少于40学时。培训内容：档案法规、数字人文、数据治理、信息安全、灾备技术。9.4绩效考核（1）指标：归档率、完整率、数字化率、开放率、利用满意度、安全事件。（2）权重：安全事件一票否决，其余按百分制，结果与职称、薪酬、晋升挂钩。第十章监督与法律责任10.1监督主体（1）人大监督：各级人大常委会听取档案专项报告，开展执法检查。（2）行政监督：档案主管部门开展“双随机一公开”抽查，每年覆盖5%单位。（3）社会监督：建立档案违法行为举报平台，查实后给予举报人罚款金额1%奖励，最高10万元。10.2违法行为（1）不归档：应归档未归档，逾期30件以上，对单位警告，对责任人记过。（2）篡改档案：删除、伪造、变造，造成严重后果，依法追究刑事责任。（3）擅自销毁：未鉴定、未审批、未监销，对单位罚款10万—100万元，对个人罚款1万—10万元。（4）泄密：涉密档案泄露，依据保密法处罚，构成犯罪的，按刑法第三百九十八条处理。10.3信用惩戒建立档案信用档案，违法行为纳入全国信用信息共享平台，对严重失信单位实施联合惩戒：限制参与政府采购、招投标、财政资金支持项目，公示期3年。10.4赔偿与补偿因档案丢失、损毁给公民、法人造成损失的，形成单位承担赔偿责任；因开放档案侵犯第三方合法权益的，由档案部门先行赔付，再向过错方追偿。第十一章经费与资产11.1经费来源（1）财政拨款：按辖区常住人口每年不低于1.2元/人列入同级财政。（2）基金收益：国家档案保护基金接受社会捐赠，用于修复、数字化、科研。（3）有偿服务：复制、咨询、展览、文创开发收入纳入预算管理，全额上缴国库，实行收支两条线。11.2资产登记档案作为特殊国有资产，纳入行政事业国有资产管理系统，单价500万元以上的珍贵档案单独建卡，每年盘点一次，盘亏率超过0.5%即启动审计。11.3采购与外包（1）数字化扫描：公开招标，要求具备国家秘密载体印制资质，现场封闭作业。（2）云存储：必须选用通过云计算服务安全评估的国资云平台，数据不出境。（3）保险：对一级珍贵档案购买财产险，保险金额按评估值110%投保，保费由财政列支。第十二章绩效评估与持续改进12.1评估模型构建“4E”模型：