测绘档案管理制度

测绘档案管理制度第一章总则1.1测绘档案是指在测绘活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、影像、软件、实物等各类原始记录及其整理成果。1.2本制度适用于本单位及所属各部门、外协机构在基础测绘、工程测量、遥感影像获取、地理信息系统建设、界线测绘、海洋测绘、地下管线探测、变形监测、无人机航测、三维建模、应急测绘等全业务链中产生的档案管理。1.3档案管理坚持“谁形成、谁负责，谁审批、谁把关，谁保管、谁维护”的原则，实行统一领导、分级管理、全程控制、技术赋能、风险前置、闭环处置。1.4档案工作纳入年度目标责任考核，与项目质量、经费、进度、安全、保密同部署、同检查、同奖惩。第二章组织与职责2.1设立档案管理委员会，由单位主要负责人任主任，总工程师、总经济师、保密办主任、信息化中心主任、法务负责人为委员，负责决策、协调、监督、问责。2.2档案室为日常执行机构，设主任1名、专职档案员不少于职工总数2%，按项目量动态配备兼职档案员。档案室独立行使业务指导、检查、通报、否决权。2.3项目负责人为项目档案第一责任人，对归档完整性、真实性、系统性、可用性负终身责任；项目技术负责人对数据精度、版本、元数据、质量报告负技术责任；项目安全员对涉密载体、密码、密钥、审计日志负保密责任。2.4外协单位在合同签订前须签署《档案移交承诺书》，明确归档范围、深度、格式、时限、违约责任，并缴纳合同额3%的档案保证金，保证金在档案验收合格并移交后无息返还。2.5建立档案联络员网络，各部门、各分院、各测区设1名联络员，负责日常收集、预立卷、问题反馈、培训组织，联络员享受每月300元岗位津贴，年度考核优秀的另奖2000元。第三章文件材料形成与积累3.1项目立项阶段必须同步编制《档案实施方案》，明确成果类型、数据量级、载体形式、密级、保存期限、共享限制、迁移策略，经档案室审核后方可下达任务书。3.2外业观测原始记录须使用防篡改电子手簿或编号纸质手簿，每日作业结束2小时内上传至“测区边缘数据中心”，系统生成哈希值并写入区块链存证；纸质手簿须当天扫描成600dpi双层PDF，手簿封面加盖“当日已上传”章。3.3内业数据处理须采用版本控制软件，每完成一道工序由作业员、检查员、审核员三级签名确认，系统自动生成增量备份，禁止在本地C盘直接存储成果。3.4仪器检定证书、基线比对报告、平差计算书、质量检查报告、元数据文件、图幅接合表、技术总结、验收意见、合同、预算、会议纪要、变更单、监理日志、照片视频、宣传报道等一并纳入积累范围，做到“应归尽归、应扫尽扫”。3.5任何个人不得私自留存、删除、篡改、销毁测绘原始数据；确因硬盘损坏、病毒攻击导致数据丢失的，须在24小时内书面报告，启动数据恢复与问责程序。第四章分类与编号4.1采用“业务-年代-区域-专业-密级-载体”六段式复合分类法，共32位字符，确保全国任意单位30年内不重复。4.2业务代码：基础测绘A、工程测量B、遥感影像C、地理信息D、界线测绘E、海洋测绘F、地下管线G、变形监测H、应急测绘I、科研课题J。4.3区域代码采用县级行政区划代码6位；跨县项目以主体测区为准，辅以“-”连接多县，上限5县。4.4专业代码：控制测量01、地形测量02、航测03、雷达04、激光雷达05、重力06、磁力07、水深08、三维建模09、其他10。4.5密级代码：公开0、内部1、秘密2、机密3、绝密4；载体代码：纸质Z、电子D、实物S、声像X、混合H。4.6示例：A-2025-320102-02-1-D，表示2025年南京市玄武区基础测绘地形测量内部级电子档案。4.7档案室维护分类表动态更新，每年12月发布修订版，旧代码保留5年过渡期，过渡期内双码并行。第五章立卷与编目5.1立卷遵循“一个项目一卷、一个工序一盒、一个图幅一袋”原则，卷盒厚度不超过60mm，电子卷采用ISO9660标准封装。5.2卷内文件按“依据性-原始性-过程性-成果性-验收性-宣传性”六模块排序，每模块首页插入彩色隔页纸，隔页纸打印模块二维码，扫码可定位到对应电子文件。5.3编制《卷内目录》《案卷目录》《分类目录》《专题目录》《电子文件清单》《元数据清单》六套目录，目录采用A4纵向打印，字号不小于五号，禁止手写。5.4元数据采用《测绘地理信息核心元数据》GB/T39608标准，强制字段36项，可选字段128项，电子文件以XML和JSON双格式封装，连同成果一并归档。5.5立卷完毕由项目负责人、档案员、质检员三方现场清点签字，现场拍摄清点照片2张，照片命名含时间戳、经纬度，纳入电子卷“0-元数据”文件夹。第六章保管与防护6.1纸质档案库房荷载≥12kN/m²，温湿度14-24℃、45-60%RH，日波动≤±2℃、±5%RH；配备恒温恒湿空调、新风过滤、防火A级库门、七氟丙烷灭火系统、红外防盗、视频监控、RFID门禁。6.2电子档案采用“在线-近线-离线”三级存储：在线为分布式对象存储池，双活数据中心相距≥20km，RPO≤15min；近线为蓝光光盘塔，50年寿命，RAID6冗余；离线为金属屏蔽柜，防磁、防潮、防紫外线，每5年倒带、倒带机磁头清洗一次。6.3每年6月、12月进行读取校验，抽样率10%，出现2%以上坏盘或5%以上误码即启动整体迁移，迁移过程全程录像，迁移后出具《电子档案健康报告》。6.4建立灾害应急预案，设置异地容灾备份库，距离≥300km，地质条件稳定，带宽≥10Gbps，每日增量同步，每年至少演练一次，演练报告归档保存。6.5库房实行双人双锁，进出登记，非档案人员进入须持《临时进库证》，全程陪同；禁止在库区内饮水、进食、充电、维修设备。第七章利用与借阅7.1公开级档案通过内部知识门户在线浏览，支持关键字、空间范围、时间区间、密级、数据类型五维组合检索，检索响应时间≤2秒。7.2内部级及以上档案实行审批制，申请人通过OA提交《测绘档案利用申请表》，注明用途、范围、介质、期限、保密措施，经部门负责人、保密办、档案室三级审批，机密及以上还需单位分管领导签字。7.3借阅期限：纸质档案不超过10个工作日，电子副本不超过30日，逾期须办理续借，续借仅限1次；外协单位借阅须提供单位介绍信、经办人身份证、保密协议。7.4档案出库时由档案员与借阅人当面清点页码、检查载体、拍照封签，归还时再次清点，出现缺页、污损、磁化、划痕的，按每页200元或每盘500元赔偿，并视情节给予通报或纪律处分。7.5利用档案产生的衍生成果须在成果报告或产品说明书显著位置标注“依据××测绘档案（编号）编制”，并在5日内向档案室提交衍生成果副本，纳入引用统计。第八章鉴定与销毁8.1档案室每3年组织一次全面鉴定，鉴定小组由档案、技术、质量、保密、法务5方专家组成，人数不少于5人，实行一票否决制。8.2鉴定结论分为永久保存、长期保存（30年）、短期保存（10年）、续存待审、销毁五类，鉴定报告经档案管理委员会审批后生效。8.3销毁档案须填写《测绘档案销毁清册》，报上级主管部门备案，秘密及以上须报省级测绘档案主管部门审批；销毁方式：纸质采用碎浆化浆，全程录像；光盘采用粉碎至粒径≤2mm；硬盘采用消磁后物理穿孔。8.4销毁现场不少于3人监督，其中1人来自纪检部门，1人来自档案室，1人来自业务部门，监督人员在销毁报告上签字确认，销毁报告永久保存。8.5任何个人不得擅自销毁档案，违者按《档案法》追究法律责任，构成犯罪的移送司法机关。第九章移交与接收9.1项目通过最终验收后30日内完成移交，移交前须完成《档案自检表》100项指标自检，自检合格率≥98%。9.2移交内容包括纸质档案1套、电子档案3套（在线、近线、离线）、元数据1套、档案说明书1份、档案目录1份、移交清单2份。9.3档案室在接收后15日内完成抽检，抽检比例：纸质5%、电子10%，抽检合格率须100%，不合格项在5日内整改完毕并重新移交。9.4移交完成后，档案室出具《测绘档案接收证》，项目财务凭接收证退还档案保证金；未按期移交的，每逾期1日扣除保证金1%，并暂停该团队新项目立项。9.5向国家或省级测绘档案机构移交时，须提前6个月启动，采用《国家测绘成果档案移交格式》V3.0，数据包含XML、SHA256校验文件、病毒扫描日志、迁移记录，移交后本单位保留备份1套，保存期限与原件一致。第十章信息化与数字化10.1建设“测绘数字档案管理系统”，采用微服务架构，支持PB级存储、秒级检索、区块链存证、AI自动标签、OCR全文识别、矢量数据语义抽取。10.2系统实行三员分立：系统管理员、安全管理员、审计管理员，任何一人无法单独导出数据；所有操作写入WORM日志，日志保存20年。10.3推行“电子文件单套制”，电子文件与纸质文件具有同等法律效力，电子签章采用国密SM2算法，时间戳由授时中心签发，确保不可否认。10.4对历史纸质档案实施数字化，扫描分辨率≥600dpi，采用TIFF无压缩存储，同步生成PDF/A-2b双层文件；数字化外包公司须具备国家秘密载体印制资质，工作人员通过政审并签署终身保密协议。10.5建立档案大数据挖掘模型，定期输出《测绘档案利用统计分析报告》，为主管部门提供决策支持，报告内含利用热点、引用频次、衍生经济效益、社会服务案例。第十一章保密与安全11.1测绘档案密级确定遵循《测绘管理工作国家秘密范围的规定》，对模糊地带采用“就高不就低”原则，争议报保密办组织专家论证。11.2秘密级以上档案存储在物理隔离网络，采用光纤单向导入、双向阻断策略，USB端口封闭，打印刻录审批备案，水印包含责任人、时间、用途、份数。11.3建立档案安全审计系统，对访问、复制、修改、删除、下载、打印、刻录七类操作实时监控，异常行为触发短信、邮件、企业微信三重告警，安全事件响应时限≤30分钟。11.4离职、退休、调岗人员须办理《档案交接与保密承诺书》，交接清单经档案室确认后人事部门方可办理手续；核心涉密人员实行脱密期管理，脱密期1-2年，期间不得在外资企业、外国机构任职。11.5每年开展保密培训不少于2次，培训覆盖率100%，考试合格率100%，不合格人员须补考并扣减年终绩效5%；对发现泄密隐患的职工给予500-5000元奖励。第十二章监督与考核12.1建立“日巡查、月抽查、季普查、年总评”四级检查制度，检查结果与部门绩效、个人晋升、评优评先直接挂钩。12.2对出现下列行为之一的，实行“一票否决”并追责：未按期归档、擅自销毁、伪造档案、泄密、丢失原始数据、拒绝整改、阻碍检查。12.3考核指标：归档率100%、完整率≥99%、准确率≥99%、利用率年增长率≥5%、数字化率≥95%、安全事故0起、整改闭环率100%。12.4考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四档，优秀部门奖励5万元，个人奖励5000元；不合格部门扣减绩效10%，主要负责人诫勉谈话，连续两年不合格的调离岗位。12.5建立档案信用档案，记录各部门、各项目、各责任人历年考核、违规、奖励信息，信用等级与投标资格、项目立项、职称评审联动。第十三章培训与科研13.1新员工入职3个月内须完成《测绘档案管理基础》线上课程32学时，现场实操8学时，考核通过方可上岗；老员工每2年复训一次。13.2与高校联合开设“测绘档案与大数据”研究生方向，每年接收2-3名研究生实习，实习成果须在本单位落地，产权归单位所有，学生可参与发表论文。13.3设立档案科研基金，每年投入营业收入的0.3%，重点支持区块链存证、AI智能分类、数字孪生库房、隐私计算、长效保存材料等方向，项目须发表SCI或E