档案管理制度细则

档案管理制度细则第一章总则1.1制度定位本细则是对单位全部档案实行“全生命周期、全类型覆盖、全岗位联动”管理的唯一操作依据，任何部门、任何人员不得另行制定与本细则冲突的内部规定。1.2档案定义档案是指本单位在职能活动过程中直接形成的、具有保存价值且已办结完毕的各种载体原始记录，包括但不限于纸质、电子、声像、实物、数据类文件。1.3管理原则（1）来源唯一：谁形成、谁负责，杜绝“多头归档”；（2）过程留痕：从拟稿到销毁全程留痕，元数据自动捕获；（3）标准先行：格式、元数据、接口、封装、迁移、检测六统一；（4）风险前置：保密、法律、技术三类风险在形成节点即评估；（5）利用导向：归档不是终点，而是数据资产增值的起点。第二章组织与职责2.1档案治理委员会由单位主要负责人任主任，综合办公室、信息化部门、法务、保密办、业务部门、财务、审计、人教、纪检监察等负责人为委员，季度例会，年度向党委会汇报。职责：审批分类方案、保管期限表、销毁清单、重大档案外包、系统上线及退役、应急预案。2.2档案主管部门（综合档案室）编制与落实细则；监督指导；保管永久与30年以上档案；组织鉴定、开放、编研、统计；负责档案系统运维与数据备份；对接同级档案馆。2.3业务部门档案联络员每部门设AB角，负责本部门文件材料日常积累、预立卷、移交、利用审批、保密审查；年度考核权重占部门绩效5%。2.4信息化部门负责电子档案管理系统（ERMS）与业务系统接口开发；密钥、证书、时间戳、区块链存证技术落地；年度灾备演练。2.5法务与保密办对每份拟归档文件进行合规性、密级、知识产权、隐私、跨境流动审查；出具《法律风险告知书》与《保密审核单》。2.6财务与审计负责会计档案、合同、资产报废文件归档；对档案管理经费进行专项审计，发现问题直接向治理委员会报告。第三章文件形成与积累3.1模板固化所有业务系统新建拟稿界面必须调用档案室发布的统一模板，模板内置档号、分类号、保管期限、密级、形成部门、责任人、业务实体关联字段，无法修改。3.2版本控制同一事项产生的草稿、过程稿、签报、会议纪要、定稿、附件、图形、数据包实行树状版本管理，系统保留不可篡改的哈希值，任何下载均生成日志。3.3实时捕获业务系统通过API向ERMS推送元数据，延迟不得超过30秒；声像、实物、社交媒体、邮件、即时通讯记录由形成人24小时内上传，系统生成唯一标识符。3.4预立卷文件办结后由联络员在5个工作日内完成预立卷：剔除重复、无关、临时性记录；补充缺失元数据；划定保管期限；生成《归档说明书》PDF并加盖水印。第四章整理与归档4.1分类表采用“职能—事项—年度—保管期限”四段式分类，共设置99个一级类目、1200个二级类目，分类号长度固定13位，支持自动赋码。4.2档号结构全宗号（4位）—分类号（13位）—年度（4位）—件号（5位）—载体代码（1位），共27位，确保50年内不重复。4.3装订与装盒纸质文件采用不锈钢钉左侧两孔一线装订，厚度≤2cm；图纸采用A3折叠成A4手风琴式；照片使用无酸纸袋+中性胶套双封装；实物贴二维码标签后入防震箱。4.4电子封装电子文件以“原始格式+PDF/A-2b+元数据XML”三件套打包成ZIP，命名与档号一致，使用国密SM3计算摘要值写入区块链侧链。4.5移交验收业务部门在次年3月底前完成上年度文件移交，档案室7个工作日内完成质检：元数据完整率100%、电子文件可读率100、纸质文件完好率≥99%、错页率≤0.1%。不合格即退回并计入部门绩效扣分。第五章保管与保护5.1库房分区设置纸质库、电子库、特藏库、过渡库、整理区、消毒区、阅览区、销毁区八区，实行双色门禁+人脸识别；特藏库恒温20℃±1℃、湿度45%±3%，安装惰性气体灭火。5.2密集架与RFID密集架载重≥80kg/层，配置RFID标签，实现自动盘点，误差率≤0.01%；每季度生成《库房巡检报告》。5.3备份策略电子档案采用“本地双活+同城热备+异地冷备”三级备份，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；每年进行可读性校验、迁移测试、老化抽检。5.4灾害预案制定火灾、水灾、盗窃、病毒、勒索软件、战争六类预案；每半年组织实战演练，演练报告经治理委员会审议后归档。第六章鉴定与开放6.1鉴定周期自形成之日起满5年、15年、25年分别进行三次鉴定；涉密档案解密审核与档案鉴定同步进行。6.2鉴定小组由档案、业务、法务、保密、纪检五方组成，实行一票否决；鉴定结论分“永久、30年、10年、3年、销毁”五档。6.3开放审核对年满25年非密档案进行开放审核，形成《开放目录》与《限制利用清单》，经治理委员会批准后7个工作日内在门户网站发布。6.4敏感脱敏含个人信息档案开放前须进行去标识化：姓名、身份证号、手机号、地址、生物特征信息采用哈希+掩码+K匿名三重处理，确保重识别风险<0.05。第七章利用与开发7.1利用权限实行“四级三员”管理：系统管理员、安全管理员、审计员三权分立；利用权限分公开、内部、受限、绝密四级，采用RBAC+ABAC双模型动态授权。7.2利用流程线上申请→系统自动匹配权限→部门联络员审批→档案室复核→数字水印→限时下载→日志审计；线下调卷须双人双锁，全程录像。7.3利用统计系统自动生成利用排行榜、高频关键词、研究热点、未开放申请清单，月度推送至业务部门，用于优化鉴定与编研。7.4数据开发建立档案知识图谱，接入大模型训练，输出“政策沿革库”“风险案例库”“制度变迁库”，支持领导驾驶舱、合规风控、市场预测三类场景。第八章统计与报备8.1统计口径按照档号、分类号、年度、密级、载体、保管期限、开放状态、利用次数、数字化率、完整率10个维度建立数据仓库，支持钻取到单份文件。8.2报表体系年度生成《全宗卷质量报告》《库房安全报告》《电子档案长期保存报告》《利用效益评估报告》《经费决算报告》五类，报送上级档案主管部门。8.3报备要求永久档案目录、解密档案目录、销毁档案目录在批准后10日内向同级国家档案馆在线报备，接口采用XML+数字签名。第九章移交与接收9.1移交年限永久档案自形成之日起满20年向国家档案馆移交；30年档案满10年可提前移交；涉密档案解密后即时移交。9.2移交格式电子档案采用EEP封装，符合GB/T18894-2016；纸质档案同步移交数字化副本，分辨率≥600dpi，彩色，TIFF格式。9.3接收检验国家档案馆在30个工作日内完成“四性”检测：真实性、完整性、可用性、安全性；不合格即出具《整改通知书》，单位在60日内完成整改并重新移交。第十章销毁与审计10.1销毁范围仅限保管期限“3年”且超出保存年限、经鉴定无继续保存价值的档案；涉密档案须先解密再销毁。10.2销毁程序业务部门提出→档案室汇总→法务与保密复核→治理委员会审批→公示7日→委托具备国家保密局资质的单位销毁→双人监销→视频存档≥3年。10.3销毁方式纸质使用涉密载体销毁生产线，粉碎粒径≤2mm，混合打浆；电子使用国密SM4擦除≥7次，生成《销毁链上证明》。10.4审计追踪审计部门对销毁过程进行全过程旁站，出具《销毁专项审计报告》，纳入年度审计公告。第十一章外包管理11.1外包范围仅限数字化加工、缩微复制、纸质修裱、搬迁运输、系统运维五类；核心数据不得外包。11.2准入门槛承包商须具备国家秘密载体印制甲级资质、ISO27001、ISO9001、CMMI3以上；项目团队须通过政治审查并购买不低于1000万元责任险。11.3合同要求合同中须明确知识产权归属、保密义务、违约金（不低于合同总额30%）、数据返还格式、销毁要求、应急演练、审计配合条款。11.4现场监管档案室派驻两名人员全程监工，使用人脸识别门禁、视频监控、USB端口封闭、白名单上网；每日生成《外包日志》，双方签字确认。第十二章系统与接口12.1系统架构采用微服务+容器云架构，支持弹性扩展；核心服务包括捕获、封装、索引、长期保存、利用、销毁、区块链存证、AI编研八个子系统。12.2接口规范提供RESTfulAPI、SOAP、Kafka消息总线三种方式；接口响应时间≤200ms；支持单点登录、LDAP、国密SSL、OAuth2.0。12.3数据字典统一制定13大类、268项元数据字段，采用XMLSchema约束；支持自动补全、智能推荐、批量校验。12.4升级退役系统升级须提前30日书面告知用户，提供回滚方案；系统退役时，数据须迁移至新系统并出具《迁移报告》，旧系统数据保留3年后销毁。第十三章培训与考核13.1培训体系新员工入职1个月内完成“档案通识”线上微课；业务部门每年完成“场景化归档”沙盘演练；档案室人员每年不少于90学时专业培训，含国际会议、标准制定、论文发表。13.2考核指标（1）归档及时率≥98%；（2）质检合格率≥99%；（3）利用满