物流公司发货管理办法

物流公司发货管理办法一、目的为规范本物流公司发货流程，确保货物准确、及时、安全地发运，提高客户满意度，加强公司内部管理，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于本物流公司所有发货相关业务及操作环节涉及的部门和人员，包括但不限于仓储部门、调度部门、运输部门以及相关业务对接人员等。三、职责分工（一）业务受理部门1.负责接收客户发货需求，详细记录客户发货信息，如发货人、收货人、货物名称、数量、重量、体积、发货及收货地址、要求发货时间等，并与客户核对确认无误。2.根据货物特性及客户要求，为客户提供合适的物流服务方案建议，包括运输方式（公路、铁路、航空等）、包装要求等，与客户协商确定最终物流方案后，生成发货订单并流转至仓储部门。（二）仓储部门1.收到发货订单后，按照订单要求对货物进行分拣、清点、核对，确保货物数量、规格等与订单信息一致。如发现不符，及时与业务受理部门及客户沟通解决。2.负责对货物进行合理包装，根据货物性质选用合适的包装材料，确保货物在运输过程中不受损坏，并在包装上张贴清晰的货物标识标签，注明货物相关重要信息，如名称、收发地址等。3.按照调度安排，将包装好的货物搬运至指定发货区域，与运输部门做好货物交接工作，填写详细的货物交接清单，明确交接货物的详细情况及责任划分。（三）调度部门1.根据发货订单信息、货物情况以及运输资源状况，合理安排运输车辆、司机以及运输路线等。2.协调仓储部门与运输部门之间的工作衔接，确保货物按时进入发货流程，并对整个发货环节进行实时监控，及时处理出现的各类突发情况，如车辆故障、交通拥堵等，保障发货进度不受影响。3.负责与外部合作运输单位（如有）进行沟通协调，确保其严格按照公司要求执行运输任务，对合作单位的运输服务质量进行监督考核。（四）运输部门1.运输司机在接到运输任务后，提前到达指定发货区域，与仓储部门人员仔细核对货物交接清单，对货物外观、数量等进行检查，确认无误后签字接收货物，并将货物安全装载至运输车辆上，按照规定的运输路线和要求及时发运。2.在运输过程中，司机要保持与调度部门的密切联系，及时汇报运输进展及遇到的问题，如恶劣天气、道路临时管制等情况，严格遵守交通法规及公司运输安全相关规定，确保货物安全抵达目的地。3.货物到达收货地后，按照收货要求与收货方完成货物交接工作，要求收货方在相关收货凭证上签字确认，并将收货凭证及时反馈回公司存档。四、发货流程（一）订单生成业务受理部门在接到客户发货请求后，1个工作日内完成与客户的沟通、物流方案确定及发货订单的准确生成，并将订单推送至仓储部门。（二）货物准备1.仓储部门在收到订单后，2小时内启动货物分拣、核对工作，对于常规货物，需在4小时内完成包装并搬运至发货区域；对于特殊货物（需特殊包装、处理等），应根据实际情况在与客户约定的时间内完成准备工作，并告知调度部门。2.在货物准备过程中，如发现货物有损坏、数量短缺等异常情况，仓储部门需在发现后的30分钟内通知业务受理部门，由业务受理部门与客户沟通解决方案，同时暂停该货物的发货流程，直至问题解决。（三）运输安排1.调度部门在接到仓储部门货物准备就绪的通知后，30分钟内完成运输车辆、司机的调配及运输路线的规划，并将安排情况通知运输部门和仓储部门。2.对于临时增加或变更的发货任务，调度部门应在接到通知后的1小时内重新进行运输资源的合理调配，确保发货不受较大影响。（四）货物交接与发运1.运输司机到达发货区域后，与仓储部门人员在30分钟内完成货物交接工作，交接完成后立即出发进行货物运输。2.在发运时，运输车辆需确保载货合规，严格按照载重、体积等限制要求装载货物，避免出现超载、超高、超宽等违规情况，确保运输安全。（五）运输跟踪与反馈1.运输部门在货物运输过程中，每2小时向调度部门汇报一次运输位置及货物状态情况，遇到紧急情况需立即汇报。2.调度部门根据运输部门反馈信息，及时调整应对策略，并在必要时将相关情况告知业务受理部门及客户，确保各方对货物运输情况实时掌握。（六）货物送达与签收1.货物到达收货地址后，运输司机应在30分钟内联系收货方进行货物交接，按照收货方要求完成卸货，并与收货方共同核对货物数量、质量等情况，确认无误后，要求收货方在收货凭证上签字确认。2.运输司机在完成签收后的1小时内，将收货凭证拍照或扫描发送回公司调度部门，调度部门负责将相关资料整理归档，并通知业务受理部门告知客户货物已成功送达。五、异常处理（一）货物丢失或损坏1.若在发货前发现货物丢失或损坏，仓储部门应立即查找原因，如属内部管理问题，追究相关责任人责任，并及时补货或重新包装等确保发货不受影响；如因客户提供货物本身问题，需及时与客户沟通，协商解决办法。2.在运输过程中出现货物丢失或损坏情况，运输部门应第一时间保护现场（如有可能），向调度部门报告详细情况，并配合相关部门（如保险公司、警方等，根据实际情况）进行调查处理，同时调度部门要及时调整运输安排，尽快补发货物给客户，减少客户损失。（二）运输延误1.因不可预见因素（如自然灾害、政府管制等）导致运输延误的，运输部门需及时向调度部门汇报，调度部门应在30分钟内通知业务受理部门，由业务受理部门与客户沟通解释，并根据实际情况协商调整收货时间等安排。2.若因公司内部原因（如车辆故障维修不及时、调度失误等）造成运输延误，追究相关责任部门及人员责任，并采取应急措施，如调配其他车辆接力运输等，尽量缩短延误时间，同时对客户作出相应补偿（如按照合同约定支付违约金等）。（三）收货方拒收1.遇到收货方拒收货物的情况，运输部门需了解拒收原因，如因货物包装、数量、质量等不符合要求，及时向调度部门反馈，调度部门通知仓储部门及业务受理部门共同商讨解决方案，如补货、换货、重新包装等，并与客户及收货方进一步沟通协调，争取尽快解决问题完成收货。2.若因收货方自身原因（如无正当理由等）拒收货物，业务受理部门需依据合同约定与客户及收货方进行沟通处理，必要时通过法律途径维护公司权益，同时调度部门安排将货物妥善暂存或运回公司指定仓库保管。六、文档管理1.业务受理部门需对每一笔发货业务的客户需求信息、物流方案等相关资料进行整理归档，建立电子及纸质档案，保存期限不少于3年。2.仓储部门的货物交接清单、包装记录等资料应及时归档，按日期、发货单号等分类管理，保存期限同样不少于3年，以便后续查询和追溯货物处理情况。3.调度部门的运输安排记录、与外部合作单位沟通记录以及运输过程中的各类监控信息、反馈记录等都要妥善保存，保存期限为3年以上，用于分析运输效率、处理纠纷等用途。4.运输部门的运输凭证（包括收货方签收凭证）、运输日志等资料在完成运输任务后，及时提交给调度部门统一归档管理，确保发货业务全过程资料的完整性和可追溯性。七、监督与考核1.成立专门的发货管理监督小组，由各相关部门负责人组成，定期对发货流程各环节进行检查，检查内容包括但不限于操作规范执行情况、各部门职责履行情况、发货及时性、货物准确性等。2.对于在发货管理过程中表现优秀的部门及个人，给予表彰和适当的物质奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书等；对于违反本管理办法规定，出现工作失误、造成货物延误、损失或客户