行政管理负面清单制度

行政管理负面清单制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，有效防控专项风险，规范公司内部管理行为，提升治理效能，依据集团母公司相关制度规范及公司实际情况，结合行政管理领域的特性，特制定本负面清单制度。本制度旨在通过明确禁止性行为、规范业务操作、强化风险防控，构建全面覆盖、权责清晰、协同高效的专项管理体系，防范管理漏洞，保障公司资产安全、业务合规及稳健运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及行政管理范畴的业务活动，包括但不限于采购管理、合同履约、资产管理、印章使用、信息保密、后勤保障等场景，均须严格遵循本制度规定。公司各层级管理人员及业务执行人员应将本制度要求纳入日常工作规范，确保制度有效落地。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司围绕行政管理领域开展的系统性风险识别、管控措施及持续优化活动，包括但不限于采购、合同、资产、印章等关键环节的管理。其内涵涵盖制度建设、流程规范、风险防控、监督考核等全流程管理，外延覆盖所有与行政管理相关的业务场景。（二）“XX风险”指在行政管理过程中可能引发的管理失效、资产损失、合规处罚或声誉损害的风险事件，包括但不限于采购舞弊风险、合同违约风险、信息泄露风险、印章滥用风险等。其内涵强调风险的可预见性及潜在危害性，外延覆盖直接或间接影响公司运营安全的风险类型。（三）“XX合规”指公司及其员工在行政管理活动中严格遵循法律法规、行业准则及内部制度要求的行为状态。其内涵体现合法合规的底线思维，外延包括业务操作的合规性、决策程序的合规性及责任履行的合规性。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。确保管理制度覆盖所有行政管理环节，不留监管盲区；（二）责任到人原则。明确各层级、各部门的专项管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向原则。聚焦高风险环节，优先配置管控资源，实施差异化管控；（四）持续改进原则。通过动态评估、反馈优化，不断完善管理机制，提升管控水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理承担全面领导责任，负责统筹制度体系建设、重大风险决策及考核监督。分管领导作为直接责任人，负责具体管理工作的组织协调、资源保障及日常监督。各层级管理人员应履行“一岗双责”，确保专项管理要求在分管领域得到落实。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表。领导小组职责包括：统筹协调专项管理工作、审批重大风险处置方案、监督考核专项管理成效、审议制度修订等。领导小组下设办公室，由牵头部门指定专人负责日常事务。第七条明确三类主体的专项管理职责：（一）牵头部门职责：负责XX专项管理制度建设、风险清单动态更新、业务培训宣贯、跨部门协同协调、管理效果评估等；（二）专责部门职责：负责XX专项领域的业务合规审核、流程优化建议、风险点排查、处置方案制定、技术工具支撑等；（三）业务部门/下属单位职责：负责本领域XX专项管理要求落地、日常风险自查、问题整改落实、员工合规培训等。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）员工应熟知并遵守XX专项管理制度，在业务操作中严格执行合规标准；（二）员工需主动识别、报告业务过程中的潜在风险，配合开展风险处置；（三）员工应签署岗位合规承诺书，明确个人在XX专项管理中的责任义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购管理环节：（一）合规标准：供应商选择须基于资质审核、价格评估、业绩验证，禁止利益输送；招标流程须符合“公开、公平、公正”原则，禁止围标串标行为；采购合同须明确权责条款，禁止无预算采购、超权限审批。（二）禁止性行为：严禁未经尽职调查引入供应商、严禁指定采购、严禁违规返点返利；禁止在招标过程中泄露评审信息、禁止私下接触投标人。（三）重点防控：供应商准入风险、价格虚高风险、合同履约风险。第十条合同履约环节：（一）合规标准：合同签订前须进行法律审核，关键条款须经授权审批；履约过程须按合同约定执行，禁止擅自变更、解除；违约责任须明确量化，禁止以权谋私。（二）禁止性行为：严禁签订无效合同、严禁伪造合同、严禁利用合同谋取私利；禁止未完成履约擅自收款、禁止恶意拖延履行义务。（三）重点防控：合同漏洞风险、违约处置风险、法律合规风险。第十一条资产管理环节：（一）合规标准：固定资产须建立台账，定期盘点；低值易耗品须按预算采购、规范领用；闲置资产须及时处置，禁止私分。（二）禁止性行为：严禁账实不符、严禁未登记使用资产、严禁违规处置资产；禁止将公司资产用于个人用途。（三）重点防控：资产流失风险、闲置浪费风险、处置不当风险。第十二条印章使用环节：（一）合规标准：印章管理须指定专人负责，实行“双人双锁”；用印审批须逐级授权，禁止越权审批；用印记录须完整存档，禁止伪造。（二）禁止性行为：严禁违规出借印章、严禁空白用印、严禁代签代章；禁止以印章牟取不正当利益。（三）重点防控：印章被盗用风险、用印不规范风险、责任追溯风险。第十三条信息保密环节：（一）合规标准：涉密文件须分级管理，禁止非授权传播；信息系统须设置访问权限，禁止越权操作；离职员工须签署保密协议，禁止泄露信息。（二）禁止性行为：严禁擅自拷贝涉密文件、严禁将公司信息用于商业活动、严禁泄露客户数据；禁止通过非合规渠道传输敏感信息。（三）重点防控：信息泄露风险、数据安全风险、泄密责任风险。第十四条后勤保障环节：（一）合规标准：办公资源须按需配置，禁止超标准使用；服务采购须遵循比选原则，禁止利益输送；费用报销须符合预算，禁止虚列支出。（二）禁止性行为：严禁公款旅游、严禁违规发放福利、严禁超标配置办公设备；禁止以虚报费用套取资金。（三）重点防控：资源浪费风险、费用失控风险、服务采购风险。第十五条档案管理环节：（一）合规标准：文件归档须及时完整，禁止遗漏；档案保管须符合安全要求，禁止损坏、丢失；借阅档案须履行审批，禁止擅自复制。（二）禁止性行为：严禁篡改档案内容、严禁违规借阅涉密档案、严禁将档案用于商业目的；禁止擅自销毁档案。（三）重点防控：档案管理责任风险、泄密风险、合规操作风险。第十六条会议管理环节：（一）合规标准：会议决策须集体讨论，禁止少数人决定；会议纪要须明确决议，禁止遗漏关键事项；会议费用须按标准报销，禁止超支。（二）禁止性行为：严禁利用会议谋取私利、严禁未记录会议决议、严禁违规列支会议费用；禁止以会议为名组织旅游。（三）重点防控：决策风险、费用风险、程序合规风险。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整需求及管理漏洞，修订XX专项管理制度；（二）专责部门实时跟踪行业监管动态，及时提出制度优化建议；业务部门反馈管理执行中的问题，推动制度完善；（三）修订后的制度须经领导小组审议，并发布实施。第十八条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织专项风险排查，结合业务场景编制风险清单，明确风险等级；（二）专责部门运用信息化工具，实时监控异常行为，发布预警通知；业务部门开展自查，上报风险隐患；（三）高风险风险须由领导小组组织专项研判，制定应对预案。第十九条合规审查机制：（一）采购、合同、资产等关键环节须嵌入合规审查流程，未经审查不得实施；（二）专责部门对审查结果进行复核，确保审查质量；牵头部门对审查流程进行优化，提升效率；（三）审查不合格的业务须退回整改，直至符合合规要求。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组决策；（二）风险处置须制定应急流程，明确责任部门、处置时限及协同要求；（三）风险事件处置完毕后须进行复盘，形成管理闭环。第二十一条责任追究机制：（一）明确违规情形对应的处罚标准，包括经济处罚、行政处分、纪律处分等；（二）联动绩效考核，违规行为须纳入个人年度评价；（三）重大违规事件须通报曝光，形成震慑效应。第二十二条评估改进机制：（一）牵头部门每年组织专项管理有效性评估，从制度覆盖率、执行率、风险控制成效等维度开展；（二）评估结果作为制度优化的重要依据，对管理漏洞进行针对性改进；（三）评估报告须向领导小组汇报，并抄送相关部门。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取专项管理汇报，部署重点工作；（二）分管领导定期召开专题会议，协调解决管理难题；（三）各层级管理人员须签订责任状，压实管理责任。第二十四条考核激励机制：（一）将XX专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对专项管理突出贡献的部门和个人予以评优奖励；（三）对连续失职的责任人进行问责，调离关键岗位。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层须接受合规履职培训，提升风险意识；（二）一线员工须接受操作规范培训，掌握合规要点；（三）定期发布XX专项合规手册，普及制度要求。第二十六条信息化支撑：（一）开发XX专项管理信息系统，实现流程自动化、风险实时监控；（二）利用大数据技术，分析业务数据，识别异常行为；（三）通过系统工具，固化合规标准，减少人为干预。第二十七条文化建设：（一）发布XX专项合规宣言，营造全员合规氛围；（二）组织合规承诺活动，增强员工责任意识；（三）设立合规举报通道，鼓励员工监督违规行为。第二十八条报告制度：（一