进出口合同评审制度

进出口合同评审制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国对外贸易法》等法律法规，参照行业合规管理准则及集团母公司相关制度要求制定，旨在规范公司进出口合同评审管理，防控合同履行风险，提升经营管理效能，保障公司合法权益。同时，结合公司内部管理需求，通过明确职责分工、优化业务流程、强化风险管控，促进进出口业务健康有序发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖进出口合同的全生命周期管理，包括合同拟定、评审、签订、履行、变更及终止等环节。具体适用范围包括但不限于：国际货物贸易合同、技术进出口合同、服务进出口合同、进出口代理合同等业务场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）进出口专项管理：指公司为确保进出口合同符合法律法规、行业准则及内部管理制度要求，围绕合同评审、风险防控、合规审查、争议解决等环节开展的全流程管理体系。（二）专项风险：指在进出口合同管理过程中可能出现的法律风险、商业风险、财务风险、合规风险等，包括但不限于信用风险、汇率风险、知识产权风险、履约风险等。（三）合同合规：指进出口合同内容、签订程序及履行方式符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，不存在违法违规情形。第四条进出口合同评审管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有进出口合同均纳入制度管理范围，无遗漏；（二）责任到人原则：明确各层级、各部门管理职责，确保责任主体清晰；（三）风险导向原则：聚焦重大及高风险合同，实施差异化管控；（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，优化制度流程；（五）合法合规原则：确保合同内容及履行过程符合法律法规及公司制度要求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对进出口合同评审管理负总责，承担第一责任人的责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责统筹协调、监督考核及重大事项决策。第六条公司设立进出口合同评审管理委员会（以下简称“委员会”），作为专项管理的决策与协调机构。委员会由公司主要负责人担任主任，分管领导担任副主任，成员包括法务部、业务部、财务部、风控部等相关部门负责人。委员会主要履行以下职能：（一）统筹制定和修订进出口合同评审管理制度；（二）审批重大或高风险合同的评审结论；（三）协调跨部门重大合同纠纷或风险处置；（四）监督评估专项管理工作的有效性。第七条委员会下设专项管理办公室（以下简称“办公室”），办公室设在法务部，负责日常管理事务，包括但不限于：制度执行监督、风险信息汇总、培训宣贯、档案管理等。第八条牵头部门（法务部）负责进出口合同评审专项管理的统筹协调，主要职责包括：（一）制定和完善专项管理制度、操作流程及表单模板；（二）组织合同评审标准的培训宣贯；（三）开展专项风险评估，提出管理建议；（四）监督各部门制度执行情况，定期汇总报告。第九条专责部门（业务部、财务部、风控部等）负责本领域进出口合同的合规审核与风险处置，主要职责包括：（一）业务部：负责合同业务条款的合规性审核，包括交易背景、合同主体、商务条件等；（二）财务部：负责合同资金支付、汇率风险、税务合规等审核；（三）风控部：负责合同履约风险、信用风险、反洗钱等审核。第十条业务部门及下属单位负责落实本领域进出口合同评审要求，主要职责包括：（一）按制度要求组织合同评审，确保评审流程完整；（二）收集、审核合同基础资料，确保资料真实完整；（三）落实合同履行过程中的风险监控，及时上报异常情况；（四）配合专项管理办公室开展考核及改进工作。第十一条基层执行岗（合同经办人员）对本岗位职责范围内的合规操作负直接责任，主要义务包括：（一）严格按制度要求执行合同评审，不得擅自简化流程；（二）如实记录评审过程，确保档案完整可查；（三）主动上报发现的合同风险或违规线索；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同主体资格审核：进出口合同双方主体必须具备合法经营资质，境外主体需符合当地法律法规要求，不存在被列入失信名单或重大违法失信名单的情形。第十三条合同条款合规性审查：合同内容不得违反法律法规、行业规范及公司制度要求，重点审查以下条款：（一）标的物条款：确保商品或服务描述清晰、质量标准明确，符合国际贸易惯例；（二）价格条款：汇率风险、支付方式需合规，避免不合理资金占用；（三）违约责任条款：违约情形、责任承担方式需公平合理，符合法律要求；（四）争议解决条款：争议解决方式（仲裁或诉讼）需合法有效，管辖地选择需兼顾效率与成本。第十四条关联交易管控：涉及关联交易的合同需符合公司关联交易管理制度要求，重点审查交易定价、条件是否公允，是否存在利益输送情形。第十五条供应商尽职调查：首次合作的境外供应商需进行背景调查，包括但不限于商业信誉、财务状况、法律合规性等，建立合格供应商名录并动态管理。第十六条合同签订程序规范：进出口合同需经法定代表人或授权代表签署，并加盖公司公章或合同专用章，电子合同需符合《电子签名法》相关规定。第十七条合同履行风险防控：重点关注以下风险点：（一）履约能力风险：对方主体是否存在破产风险或资金链断裂情形；（二）知识产权风险：确保进口商品或技术不侵犯第三方知识产权；（三）货物安全风险：进口商品需符合国家质量安全标准，出口商品需符合进口国法规要求。第十八条合同变更与解除管理：合同变更需经原评审程序，重大变更需重新评审；合同解除需符合法律规定及合同约定，并做好善后处理。第十九条合同档案管理：进出口合同需建立档案，包括但不限于合同文本、评审记录、履行凭证、争议材料等，档案保存期限按公司档案管理制度执行。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：法务部牵头，每年至少开展一次专项管理制度评估，根据法律法规变化、业务调整及风险案例，及时修订完善制度。第二十一条风险识别预警机制：委员会每年组织一次专项风险评估，识别高风险业务领域，制定分级管控措施；各部门每月上报风险信息，办公室汇总发布预警通知。第二十二条合规审查机制：进出口合同需经牵头部门、专责部门及业务部门多级审查，未经评审或评审不通过的合同不得签订；重大合同需经委员会审批。第二十三条风险应对机制：根据风险等级实施分级处置，一般风险由业务部门自行处置，重大风险由委员会统筹协调，明确应急流程、责任分工及上报要求。第二十四条责任追究机制：对违反制度要求的责任主体，视情节轻重采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：扣减绩效，取消评优资格；（三）重大违规：纪律处分，涉及违法的移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：每年末由办公室牵头开展专项管理有效性评估，通过问卷调查、案例分析、数据统计等方式，形成评估报告并提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导干部需履行“一岗双责”，既要抓好业务发展，又要抓好合规管理，确保专项管理工作有人抓、有人管。第二十七条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，树立“合规创造价值”的理念。第二十八条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年至少组织两次全员合规宣贯。第二十九条信息化支撑：通过合同管理系统实现合同评审流程自动化、风险实时监控，利用数据分析技术提升风险预警能力。第三十条文化建设：定期发布《进出口合规手册》，组织签订合规承诺书，通过典型案例分析、合规知识竞赛等形式，营造全员合规氛围。第三十一条报告制度：各部门每月提交风险事件报告，办公室汇总形成月度管理报告；每年末提交年度管理总结，内容包括但