合同审查及签署管理流程手册

合同审查及签署管理流程手册前言本手册旨在规范企业合同审查及签署全流程，通过明确各环节职责、操作标准及风险控制要点，保证合同内容的合法性、合规性及完整性，有效防范合同风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率。本手册适用于企业所有类型合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的审查与签署管理，涉及业务部门、法务部门、财务部门及管理层等各相关岗位。一、合同管理全流程与操作说明（一）合同发起与准备目标：明确合同需求，收集基础资料，保证合同发起信息完整。1.需求对接与资料收集操作内容：业务部门根据合作需求（如采购物料、接受服务、对外合作等），与合作方初步沟通合作意向，明确合同核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等）。业务专员*收集以下基础资料：合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，若为自然人需提供证件号码复印件）；合作需求说明（如采购清单、服务方案、技术参数等）；previous合作记录（如有）；其他与合同相关的附件（如技术协议、图纸、报价单等）。责任岗位：业务部门业务专员*输出成果：《合同需求说明》《合作方基础资料清单》2.合同草案拟定操作内容：业务专员*根据收集的资料及合作意向，参照企业标准合同模板（或根据需要起草非标合同），拟定合同初稿。合同初稿应包含以下核心要素：合同主体（甲方、乙方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息）；合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）；数量与质量（具体数量、质量标准、验收方式）；价款与支付方式（单价、总价、支付条件、账户信息、税费承担）；履行期限与地点（起始/结束时间、交货/服务地点）；双方权利义务（明确双方主要责任及协作事项）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；保密条款（保密范围、期限及违约责任）；合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）；合同份数及持有方。责任岗位：业务部门业务专员*输出成果：《合同（草案）》（含电子版及纸质版初稿）（二）合同审查目标：识别合同风险，保证条款合法合规，维护企业利益。1.业务部门初步审查操作内容：业务部门负责人组织业务专员*、相关业务骨干对合同草案进行初步审查，重点核对：合同内容是否与业务需求一致（如标的、数量、价格是否准确）；履行能力是否匹配（如企业产能、技术支持、资金保障是否到位）；合作方主体信息是否真实、完整（与收集的营业执照等资料一致）；商业条款是否合理（如付款周期、交货期限是否符合行业惯例及企业内部规定）。审查通过后，业务部门负责人在《合同审批表》中签署“业务部门意见”，并提交至法务部门；若存在疑问，需与业务专员*沟通修改后重新提交。责任岗位：业务部门负责人、业务专员*输出成果：《合同审批表》（业务部门意见栏签署）2.法务部门专业审查操作内容：法务部门接收《合同审批表》及合同草案后，由法务专员（或法务经理）进行专业审查，重点审查以下内容：主体合法性：合作方是否具备签订合同的民事行为能力（如营业执照经营范围、特殊行业资质许可）；条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、平衡，是否存在单方面加重企业责任的“霸王条款”；风险点识别：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否约定明确管辖机构，保密条款是否覆盖核心商业信息；文字规范性：合同用语是否准确、无歧义，避免使用“大概”“可能”等模糊表述。法务专员*将审查意见（包括修改建议及风险提示）填写至《合同审查意见表》，反馈至业务部门；若存在法律风险，需与业务部门负责人沟通协商调整方案。责任岗位：法务部门法务专员、法务经理输出成果：《合同审查意见表》（含修改建议及风险等级）3.财务部门审核操作内容：财务部门接收法务部门反馈的合同草案后，由财务专员（或财务经理）进行财务审核，重点审核：价格合理性：合同价款是否符合市场价格，是否存在虚高或低价风险；支付条款安全性：支付条件是否与企业资金状况匹配，预付款、进度款、尾款比例是否合理，账户信息是否准确；税费承担明确性：税费计算方式及承担方是否符合税法规定，避免税务纠纷；履约能力评估：合作方财务状况是否稳定，是否存在大额债务或失信记录（可通过企业信用报告查询）。财务专员*在《合同审批表》中签署“财务部门意见”，若存在财务风险（如支付方式不合理），需与业务部门、法务部门共同协商调整。责任岗位：财务部门财务专员、财务经理输出成果：《合同审批表》（财务部门意见栏签署）4.管理层审批操作内容：对于不同类型的合同，根据企业《合同管理办法》规定的审批权限，提交至对应管理层审批：金额在[具体金额，如10万元]以下的合同，由分管业务副总*审批；金额在[具体金额，如10万-50万元]的合同，由总经理*审批；金额在[具体金额，如50万元以上]或涉及重大合作（如战略投资、核心业务合作）的合同，需提交至董事会/股东会审批。管理层重点审核：合同是否符合企业战略规划，商业利益是否最大化，风险是否在可控范围内。审批通过后，管理层在《合同审批表》中签署“审批意见”，合同草案定稿；若未通过，退回业务部门重新修订。责任岗位：分管业务副总、总经理、董事会/股东会输出成果：《合同审批表》（管理层意见栏签署，合同定稿）（三）合同签署目标：完成合同签署，保证签署行为合法有效，明确合同生效时间。1.签署方式确认操作内容：根据合同性质及企业规定，确定签署方式：纸质签署：适用于金额较大、重要合作或法律法规要求书面形式的合同，需打印纸质合同文本（一式X份，根据合作方数量及企业归档需求确定），由双方签字盖章；电子签署：适用于金额较小、常规合作且合作方具备电子签署条件的合同，通过合法的电子签约平台（如e签宝、法大大等）完成签署，保证电子签名符合《电子签名法》规定（如可靠电子签名与手写签名具有同等法律效力）。责任岗位：业务部门业务专员、法务部门法务专员输出成果：签署方式确认记录2.签署前核对操作内容：合同签署前，由业务专员、法务专员共同核对以下内容：合同文本是否为最终定稿版本（与审批通过的《合同审批表》一致）；合同主体信息是否准确（甲方、乙方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人姓名及职务）；关键条款（如金额、履行期限、违约责任）是否无遗漏或修改；签章页是否清晰完整，法定代表人签字需由本人签字或加盖法定代表人名章，授权代表人签字需提供有效的《授权委托书》（需注明授权范围、期限及签字权限）。核对无误后，方可进入签署环节；若存在疑问，需重新提交法务部门审查。责任岗位：业务部门业务专员、法务部门法务专员输出成果：《合同签署前核对清单》（双方核对人签字确认）3.正式签署操作内容：纸质签署：①由双方法定代表人或授权代表在合同指定位置签字（签字需清晰可辨，不得代签）；②双方加盖合同专用章或公章（印章需清晰、完整，与合同主体名称一致，不得加盖部门章或财务章）；③签署完成后，双方各持合同正本X份，企业留存份数需满足归档及查阅需求。电子签署：①业务专员*通过电子签约平台发起签署流程，将合同文本发送至合作方指定签署人；②合作方签署人完成身份验证（如人脸识别、手机验证码）后进行电子签名；③企业签署人（法定代表人或授权代表）完成身份验证并电子签名；④签署完成后，电子签约平台自动带有时间戳的《电子合同签署报告》，与企业合同文本具有同等法律效力。责任岗位：业务部门业务专员、法务部门法务专员、合作方签署人输出成果：已签署的纸质合同文本或《电子合同签署报告》（四）合同归档与管理目标：规范合同存储，保证合同安全，便于后续查阅与履约跟踪。1.合同整理与编号操作内容：业务专员*在合同签署完成后3个工作日内，完成合同整理：纸质合同：按合同类型（采购/销售/服务等）分类，编制唯一合同编号（规则：年份-部门类型-序号，如“2024-采-001”）；电子合同：将电子合同文本及《电子合同签署报告》至企业合同管理系统，与纸质合同编号对应。编号后的合同信息需录入《合同台账》，内容包括合同编号、合同名称、甲乙方名称、签订日期、合同金额、履行期限、存放位置（纸质档案柜号/电子系统路径）、归档人等。责任岗位：业务部门业务专员*输出成果：编号后的合同文本、《合同台账》2.合同归档操作内容：纸质合同：由业务专员*将合同正本、附件、《合同审批表》《合同审查意见表》《合同签署前核对清单》等资料整理成册，装入档案袋，标注合同编号及名称，提交至档案管理部门存档；档案管理部门核对无误后，在《合同台账》中登记存档日期及档案柜号。电子合同：由业务专员*将电子合同文本、签署报告及相关审核资料至企业指定电子档案系统，设置查阅权限（仅业务部门、法务部门、财务部门相关负责人可查阅）。合同保管期限：根据《合同管理办法》及法律法规规定，一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如不动产买卖、重大投融资合同）保管期限不少于10年。责任岗位：业务部门业务专员、档案管理部门档案管理员输出成果：归档完成的合同档案、《合同台账》（更新存档信息）3.履约跟踪与归档更新操作内容：业务专员*作为合同履约第一责任人，需跟踪合同履行情况：定期（如每月/每季度）记录履行进度（如交货时间、验收情况、付款进度），填写《合同履行跟踪表》；若出现履行异常（如延迟交货、质量不合格），需及时与法务部门、财务部门沟通，采取协商、催告、诉讼等措施维护企业权益；合同履行完毕（如验收合格、付款完成）后，业务专员*在《合同台账》中标注“已履行”状态，并将《合同履行跟踪表》与合同档案一并归档。责任岗位：业务部门业务专员、法务部门法务专员输出成果：《合同履行跟踪表》、《合同台账》（更新履约状态）二、关键流程模板表格表1：合同审批表合同编号合同名称甲方名称：____________________统一社会信用代码：____________________法定代表人：____________________乙方名称：____________________统一社会信用代码：____________________法定代表人：____________________合同金额￥____________________（大写：____________________）合同类型□采购□销售□服务□劳动合同□其他：____________________履行期限______年______月______日至______年______月______日主要内容（简述合同标的、数量、价款、核心条款等）_________________________________________________________|附件清单|1.____________________2.____________________3.____________________|

发起部门|业务部门（负责人签字）：______________发起人：______________日期：______年______月______日|

业务部门意见|（对合同内容、履约能力的初步审核意见）负责人签字：______________日期：______年______月______日|法务部门意见|（法律风险审查及修改建议）法务专员签字：______________法务经理签字：______________日期：______年______月______日|财务部门意见|（价格、支付条款财务审核意见）财务专员签字：______________财务经理签字：______________日期：______年______月______日|管理层审批|□分管副总签字：______________日期：______年______月______日□总经理签字：______________日期：______年______月______日□董事会/股东会决议（附）：______________日期：______年______月______日|审批结果|□同意签署□修改后重新提交□不同意（说明原因：____________________）|表2：合同审查意见表合同编号合同名称审查人审查日期合作方甲方/乙方审查类型□业务初步审查□法务专业审查□财务审核审查要点□主体合法性□条款合法性□权利义务对等性□价格合理性□支付条款安全性□文字规范性□其他：____________________审查意见（具体问题及修改建议）_________________________________________________________|风险等级|□低（可自行调整）□中（需协商修改）□高（需重新评估或终止合作）|

审查人签字|________________日期：______年______月______日|

处理结果|□已修改□未修改（说明原因：____________________）业务部门签字：______________日期：______年______月______日|表3：合同履行跟踪表合同编号合同名称履约期限甲方____________________乙方履行阶段□准备阶段□履行中□验收阶段□付款阶段□已完成计划时间______年______月______日实际时间履行情况（描述当前履行进度，如“已交付50%货物，验收合格”或“延迟交货3天，原因：____________________”）_________________________________________________________异常情况|□无□有（详细说明：____________________，已采取措施：____________________）|

跟踪人|业务专员*|日期|______年______月______日|

备注|（其他需要记录的事项）_________________________________________________________|三、关键风险提示与操作要点（一）合同主体风险风险点：合作方不具备民事行为能力（如超越经营范围、无资质许可），或为“皮包公司”，导致合同无效或无法履行。规避要点：审查合作方营业执照、行业资质证书（如食品经营许可证、建筑业企业资质等），保证在有效期内且与合同内容匹配；通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等平台查询合作方信用状况，避免与失信企业合作；若由授权代表人签署合同，需要求提供《授权委托书》，并核实授权范围及期限，避免越权签署。（二）合同条款风险风险点：条款模糊不清（如“合理期限”“优质服务”）、权利义务不对等（如企业承担全部违约责任）、违约责任过低（违约金不足以弥补损失）。规避要点：避免使用模糊表述，明确具体时间、标准（如“验收合格标准：符合GB/T19001-2016标准”）；保