采购申请与审批流程框架

采购申请与审批流程通用框架一、适用范围与典型应用场景本框架适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购活动管理，涵盖从需求提出到最终审批完成的标准化流程。典型应用场景包括：日常运营采购：如办公用品、清洁用品、劳保用品等常规物资的补充采购；项目执行采购：如研发项目所需设备、材料、服务等的专项采购；固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备等价值较高、使用周期长的资产购置；服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购。二、全流程操作步骤详解1.需求发起与申请表填写操作主体：需求部门经办人（如**）操作内容：（1）明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、技术参数及到货时间等关键信息；（2）填写《采购申请表》：需完整填写“申请部门”“申请人”“联系方式”“申请日期”“采购明细”“预算来源”“附件清单”（如技术规格书、市场询价单等）等字段，保证信息真实、准确、完整。输出物：《采购申请表》（含附件）2.部门负责人初审操作主体：需求部门负责人（如**）操作内容：（1）审核采购必要性：确认采购需求是否符合部门工作目标及年度预算，是否存在重复采购或可替代方案；（2）审核需求合理性：核对采购明细的规格、数量、预算是否与实际需求匹配，避免超预算或过度采购；（3）签署意见：通过后签字确认，注明“同意申请”；不通过时注明原因并退回申请人修改。时限要求：1个工作日内完成3.采购部门（或归口管理部门）复核操作主体：采购部门专员（如**）操作内容：（1）合规性审核：检查采购申请是否符合单位采购管理制度（如是否达到公开招标限额、是否属于集中采购目录内品类等）；（2）市场调研与预算核查：对未明确单品的采购，进行初步市场询价，核实预算金额的合理性；对固定资产采购，确认是否需要办理资产登记手续；（3）流程衔接：确认是否需要补充技术参数、招标文件等附件，或启动后续采购方式审批（如询价、竞争性谈判等）。输出物：《采购申请复核表》（含审核意见）4.财务部门预算复审操作主体：财务部门负责人（如赵六）操作内容：（1）预算来源审核：确认采购预算是否已列入部门年度预算，或是否有专项预算批文；（2）资金可行性评估：检查预算金额是否在可用资金额度内，避免超预算或资金链风险；（3）签署意见：预算充足且合规时，签字“同意”；预算不足或需调整时，反馈至申请部门及采购部门协调处理。时限要求：2个工作日内完成5.领导审批（按金额分级）操作主体：单位分管领导/总经理/决策委员会（根据采购金额分级授权）审批权限划分示例：金额≤5000元：分管领导（如孙七）审批；5000元＜金额≤5万元：总经理（如周八）审批；金额＞5万元：提交决策委员会集体审议。操作内容：（1）审批重点：结合采购事项的战略价值、预算执行情况、风险评估结果，最终审批是否同意采购；（2）特殊事项：对紧急采购（如生产经营突发故障急需的维修材料），可启动“紧急采购绿色通道”，事后补签审批手续。6.审批结果反馈与执行通知操作主体：采购部门专员（如**）操作内容：（1）通知申请人：审批通过后，将《采购申请表》审批版反馈至需求部门，告知可启动采购执行；审批不通过时，说明原因并退回；（2）移交采购任务：根据审批结果，组织采购执行（如对接供应商、签订合同、下单采购等），同步跟踪到货进度。7.采购过程记录与档案归档操作主体：采购部门、财务部门、需求部门操作内容：（1）过程记录：保存采购过程中的招标文件、合同、订单、付款凭证、验收单等资料；（2）档案归档：每月将采购申请表、审批文件、执行资料整理成册，按年度分类存档，保存期限不少于5年。三、采购申请表模板采购申请表编号：CG–X申请部门申请人**采购类别□物资类□服务类□工程类预算来源采购明细序号物品/服务名称1A4复印纸2办公椅合计金额人民币（大写）：壹仟壹佰伍拾元整附件清单□技术参数书□市场询价单（3家以上）□项目批文□其他：______________________部门负责人意见采购部门复核意见签字：**日期：年月日签字：**日期：年月日领导审批意见分管领导（孙七）：签字：__________日期：年月日总经理（周八）：签字：__________日期：年月日四、关键控制点与注意事项预算控制优先：所有采购申请必须明确预算来源，无预算或超预算的申请原则上不予审批，确需调整的需按预算变更流程办理。审批时效管理：各环节审批人需在规定时限内完成审核，避免因拖延影响采购进度；紧急采购需提前报请分管领导同意，可简化部分流程但需保留书面记录。信息真实性要求：申请人需对采购明细、用途等信息的真实性负责，严禁虚报、瞒报采购需求；采购部门需对市场询价、供应商资质等信息的合规性负责。采购方式合规：根据采购金额、品类及单位制度，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等），保证过程