行政工作标准流程手册固定资产管理及维护版

行政工作标准流程手册：固定资产管理及维护版一、适用场景与范围本手册适用于企业、事业单位及各类组织行政部门的固定资产全生命周期管理，涵盖资产从新增、使用、维护到处置的标准化流程，适用于行政专员、资产管理人员及相关岗位人员日常操作，保证固定资产管理规范、高效、可追溯。具体场景包括：新购设备入账、日常资产维护保养、定期盘点清查、闲置/报废资产处置等。二、新增资产全流程操作（一）操作步骤需求提报使用部门根据工作需要，填写《固定资产新增需求申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额及使用人等信息，部门负责人签字确认后提交至行政部门。审批立项行政部门收到需求后，审核资产必要性、合理性及预算合规性，必要时会同技术部门评估资产配置标准。审核通过后，按审批权限逐级报批（如：部门负责人→行政总监→分管领导），重大资产（如单价超5万元）需提交总经理办公会审批。采购执行审批通过后，行政部门根据采购制度选择采购方式（如公开招标、询价、定点采购等），与供应商签订采购合同，明确资产规格、质保条款、交付时间及验收标准。资产验收资产到货后，行政部门组织使用部门、技术部门（如需）共同验收，核对资产名称、型号、数量、外观质量及随机资料（说明书、保修卡等），填写《固定资产验收单》，三方签字确认。验收不合格的，需联系供应商退换货并记录原因。入账登记验收合格后，行政部门编制唯一资产编码（规则：年份+部门代码+资产类别+流水号，如“2024-XB-001-001”），填写《固定资产台账登记表》，录入资产信息（编码、名称、规格、型号、采购日期、原值、使用部门、使用人、存放地点、折旧年限等），同步录入资产管理系统（如有），保证账实一致。贴标建卡行政部门制作资产标签（包含资产编码、名称、使用部门等信息），粘贴于资产显眼位置不易磨损处，同时为资产建立“一物一档”，档案资料包括采购申请、审批文件、合同、验收单、保修卡等复印件。（二）模板表格：固定资产新增需求申请表申请部门申请日期年月日资产名称规格型号需求数量预估单价（元）预算金额（元）用途说明使用人期望到货日期部门负责人意见签字：行政部门审核签字：审批领导意见签字：三、日常维护与检查规范（一）操作步骤制定维护计划行政部门根据资产类型（如办公设备、电子设备、家具等）及使用频率，制定年度/季度维护计划，明确维护周期、责任人、维护内容及标准（如：电脑设备每半年除尘1次，空调设备每年清洗滤网1次）。日常巡检资产使用人每日下班前检查所使用资产状况（如电源关闭、设备清洁、部件完好等），发觉问题及时记录并报行政部门；行政部门每月组织1次全部门资产巡检，重点检查存放环境、安全状况及使用记录，填写《固定资产日常巡检表》。故障报修资产出现故障时，使用人第一时间填写《固定资产报修单》，注明故障现象、发生时间及使用情况，提交至行政部门。行政部门接到报修后，评估故障等级（一般故障、重大故障），一般故障联系供应商或内部维修人员24小时内响应，重大故障需协调技术部门制定维修方案并报批。维护记录维修完成后，维修人员填写《固定资产维护记录表》，注明维修内容、更换部件、维修日期、维修人员及质保期，使用人确认签字。行政部门更新资产台账中的“维护记录”字段，保证维修历史可追溯。（二）模板表格：固定资产日常巡检表巡检日期年月日巡检人资产编码资产名称存放地点检查结果（正常/异常）X001办公电脑销售部正常X002打印机行政部异常（卡纸）异常情况说明处理措施部门负责人签字日期四、资产盘点与差异处理（一）操作步骤盘点准备行政部每年12月底组织年度全面盘点，提前5个工作日下发盘点通知，明确盘点范围（所有固定资产）、时间节点、分组安排（每组至少2人，1人清点、1人记录）及工具（盘点机、标签、表格等）。现场盘点各小组按部门/区域逐一清点资产，核对资产编码、名称、数量、使用人及存放地点，与《固定资产台账》逐项比对，发觉差异（盘盈、盘亏、毁损）即时标注，填写《固定资产盘点表》，双方签字确认。差异核查盘点结束后，行政部门汇总差异情况，3个工作日内组织核查：盘盈：核查是否属漏登资产，如为外部赠送或未及时入账资产，补充登记入账；盘亏：核查是否为已报废未销账、调拨未登记或遗失，需使用部门出具说明，必要时提交《资产盘亏审批表》；毁损：核查毁损原因（自然损耗/人为损坏），明确责任。账务调整差异核查通过后，行政部门根据审批结果调整《固定资产台账》，保证账、卡、物三相符，同步更新资产管理系统数据，并将盘点报告、审批文件等存档备查。（二）模板表格：固定资产盘点表盘点部门行政部盘点日期年月日资产编码资产名称账面数量实盘数量X003办公桌109X004空调56盘点小组签字五、资产报废与处置流程（一）操作步骤报废申请资产使用部门确认资产达到报废条件（如：使用年限满、技术淘汰、维修成本过高、毁损无法修复等），填写《固定资产报废申请表》，注明资产信息、报废原因、使用年限及残值预估，部门负责人签字后提交行政部门。技术鉴定行政部组织技术部门（或外聘专家）对报废资产进行技术鉴定，确认是否具备使用价值或维修价值，出具《固定资产报废鉴定表》，明确鉴定结果（可报废/可维修/可降级使用）。审批公示行政部将申请表、鉴定表按审批权限报批（如：部门负责人→行政总监→分管领导→总经理），审批通过后，对报废资产信息进行内部公示（公示期3个工作日），接受员工监督。处置执行公示无异议后，行政部门选择处置方式：残值变卖：通过公开拍卖、询价或定向变卖，回收残值并开具收款凭证；捐赠：符合捐赠条件的，联系公益机构办理手续，留存捐赠证明；销毁：对无法变卖或捐赠的资产（如涉密设备），由行政部门监督销毁，保证信息彻底清除。账务核销处置完成后，行政部门核销《固定资产台账》中报废资产信息，同步更新资产管理系统，将报废申请、鉴定表、处置凭证等资料存档，保证资产全生命周期闭环管理。（二）模板表格：固定资产报废申请表申请部门财务部申请日期年月日资产编码打印机规格型号HPLaserJet报废原因使用年限满8年，维修成本超原值50%使用年限8年原值（元）3000预估残值（元）200使用人*经办人部门负责人签字：技术鉴定签字：审批领导签字：六、关键管理要点与风险提示责任到人严格执行“谁使用、谁负责”原则，资产使用人为直接责任人，需妥善保管、规范使用资产，严禁私自转借、拆卸或外借。动态更新资产信息变更（如使用人调动、部门调拨、存放地点转移）时，需在3个工作日内由行政部门更新台账，保证信息实时准确。安全防护贵重资产（如服务器、精密仪器）需存放于指定区域，配备防盗、防火设施；电子设备定期备份重要数据，防止信息丢失。合规处置严禁擅自报废、