财务报销流程及审批标准操作指南

财务报销流程及审批标准操作指南为规范公司财务报销行为，明确报销流程与审批标准，提升费用管控效率，结合公司财务管理制度及实际业务需求，特制定本操作指南，供全体员工及相关部门参照执行。一、报销基本要求（一）适用范围本指南适用于公司全体在职员工、劳务派遣人员及临时借调人员的日常费用报销、差旅费报销、项目费用报销等业务，控股子公司可参照执行（另有规定的除外）。（二）报销原则1.真实性：报销事项需真实发生，票据及附件需如实反映业务内容，严禁虚构业务、虚开发票或虚报金额。2.合法性：报销票据需符合国家财税法规要求，发票、合同、验收单等资料需合法合规，不得使用过期、作废或伪造的票据。3.相关性：报销费用需与公司经营活动直接相关，个人消费、与业务无关的支出不得列支。（三）单据要求1.票据类型：优先使用增值税专用发票（可抵扣项目）或普通发票，特殊场景（如境外差旅、小额零星支出）可使用合规收据、行程单、付款凭证等。2.填写规范：发票抬头需与公司全称、税号完全一致；开票日期、项目名称、数量、单价、金额等信息需清晰完整，不得涂改；电子发票需确保未重复报销（可通过财务系统查重或提供首次报销凭证）。3.附件要求：除发票外，需根据费用类型补充对应附件（如差旅费附《出差审批单》《行程单》，办公采购附《采购申请单》《验收单》，招待费附《招待申请单》）。4.粘贴规范：票据需按“从上到下、从右到左”的顺序整齐粘贴在报销单背面或粘贴单上，避免折叠、覆盖关键信息，同类票据集中粘贴。二、报销流程（一）事前申请（依费用类型而定）涉及差旅费、外部招待、大额办公采购、项目专项支出等费用，需提前通过OA系统提交《费用申请单》，注明费用项目、预算金额、事由及预计发生时间，经部门负责人初审、分管领导审批后方可执行。*特殊情况*：因突发业务、不可抗力未及时申请的，需在费用发生后3个工作日内补填申请并说明原因，否则财务有权暂缓报销。（二）费用发生与票据收集费用发生时，需主动向收款方索取合规票据，确保票据信息与实际业务一致（如招待费发票需与招待对象、人数匹配）。若因客观原因无法取得发票，需提供收款方收据（注明收款单位、个人姓名、事由、金额），并附情况说明（部门负责人签字确认）。（三）单据整理与报销单填写1.按“票据+附件”的逻辑整理资料：发票作为核心票据，附件（申请单、行程单、验收单等）按业务顺序附在发票后。2.填写《费用报销单》或《差旅费报销单》：注明报销部门、姓名、工号、报销日期；按费用类型逐项填写，“摘要”需简明描述业务（如“2023.10.1-5北京出差住宿费”）；大小写金额需一致，合计金额需与票据总额匹配。（四）提交审批1.部门初审：报销人将整理好的单据提交部门负责人，部门负责人需审核业务真实性、单据完整性，审核通过后签字确认。2.层级审批：根据报销金额或业务类型，按以下层级审批：单次金额≤[X]元：部门负责人→财务经理；[X]元＜单次金额≤[X]元：部门负责人→财务经理→分管领导；单次金额＞[X]元：部门负责人→财务经理→分管领导→总经理（或授权人）。（五）财务审核与付款1.财务复审：财务部收到审批通过的单据后，重点审核票据合规性、审批完整性、金额准确性。若存在问题，退回报销人补充完善；审核通过后，进入付款流程。2.款项支付：对公支出：通过银行转账支付至合同约定账户，需提供收款方开户行、账号、户名。个人报销：原则上支付至报销人本人工资卡（需与财务系统登记的银行卡一致），特殊情况需支付至他人账户的，需提供代收款说明（双方签字确认）。付款时效：常规报销在审核通过后3个工作日内完成支付；紧急报销可申请加急处理。三、常见费用类型及审批标准（一）差旅费1.交通标准：飞机：总监及以上职级可选择经济舱，经理及以下职级原则上选择高铁/动车（≤5小时车程），特殊情况需乘坐飞机的，需分管领导审批。高铁/动车：总监及以上可选择一等座，经理及以下选择二等座。长途汽车/火车：硬卧或硬座（≤8小时车程优先选择硬座）。2.住宿标准：一线城市（北京、上海、广州、深圳）：总监及以上≤[X]元/晚，经理≤[X]元/晚，专员≤[X]元/晚；二线城市：总监及以上≤[X]元/晚，经理≤[X]元/晚，专员≤[X]元/晚；三线及以下城市：总监及以上≤[X]元/晚，经理≤[X]元/晚，专员≤[X]元/晚。3.伙食与交通补贴：伙食补贴：按出差天数计算，一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下[X]元/天（凭票报销的招待餐除外）。市内交通补贴：按出差天数计算，[X]元/天（凭票报销的市内交通费除外）。（二）办公费1.列支范围：办公用品（如文具、打印纸）、办公设备（如电脑、打印机）、办公耗材（如墨盒、硒鼓）、软件服务费、快递费、水电费等。2.审批标准：单次采购≤[X]元：部门负责人审批，可直接采购（优先选择协议供应商）；单次采购＞[X]元：需提交《采购申请单》，经分管领导审批后，通过“货比三家”或招标方式采购，大额设备需附采购合同。（三）业务招待费1.列支原则：需与业务拓展、客户维护直接相关，严禁用于内部聚餐、个人消费。2.审批标准：单次招待≤[X]元：部门负责人审批，需注明招待对象、事由、人数；单次招待＞[X]元：需分管领导审批，超[X]元需总经理审批；年度招待费总额不得超过当年营业收入的[X]%（或预算额度）。（四）项目费用项目专项支出（如研发费用、市场推广费）需严格按照《项目预算表》执行，报销时需附项目进度说明（或验收报告），由项目负责人、财务部、分管领导联合审批，确保费用与项目进度匹配。四、特殊情况处理（一）紧急报销因突发业务产生的费用，若未提前申请，需在报销时附紧急情况说明（部门负责人签字），并在OA系统补填《费用申请单》，审批流程可适当简化。（二）异地报销异地办公或出差人员可通过线上提交（扫描/拍照单据上传OA系统）或委托同事代办的方式报销，需确保单据清晰可辨，代办人需在报销单上注明“代报人”及联系方式。（三）票据丢失1.发票丢失：需取得开票方出具的发票存根联复印件（加盖开票方公章），并附《票据丢失说明》（部门负责人签字），财务审核后可报销。2.交通票/住宿票丢失：需提供行程记录（如订票APP截图）、酒店流水（可通过银行支付记录佐证），并附《情况说明》，经部门负责人、财务经理审批后报销。（四）借款冲销员工因公务借款（如差旅费借款），需在出差结束后5个工作日内完成报销冲销；逾期未冲销的，财务部将从当月工资中扣除借款（特殊情况需提前申请延期）。五、违规处理及责任追究（一）违规情形1.提供虚假票据、虚报费用；2.报销与业务无关的费用；3.审批流程缺失（如未经授权签字、越级审批）；4.逾期报销或借款。（二）处理方式1.退回重报：单据不完整、填写不规范的，退回报销人补充完善，重新走审批流程。2.暂缓报销：违规事实较轻的，暂缓支付，待整改后再处理。3.罚款与追偿：虚假报销、虚报金额的，除追回违规款项外，按违规金额的[X]%罚款（从工资或奖金中扣除）。4.纪律处分：情节严重的，给予警告、记过、降职等处分，涉嫌违法的移交司法机关。（三）责任划分报销人：对业务真实性、