合同签订审批标准化流程框架

合同签订审批标准化流程框架一、流程概述为规范公司合同签订全流程管理，明确各环节责任主体与操作标准，防范法律风险与经营风险，提高合同审批效率，特制定本标准化流程框架。本流程覆盖合同从发起、审核、审批到签署、归档的全生命周期，适用于公司所有对外经济合同的签订审批，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。二、应用场景与核心价值适用场景：公司与外部主体（供应商、客户、合作伙伴等）拟签订各类合同时；涉及合同金额达到一定标准或合同条款存在特殊风险时；需跨部门协作完成合同审核与决策时。核心价值：统一合同审批标准，避免因流程不清晰导致的审批延误或遗漏；通过多环节审核（业务、法务、财务、管理层）降低合同法律风险与财务风险；明确责任分工，提高合同签订效率，保障公司合法权益。三、标准化审批流程详解步骤1：合同发起与资料准备步骤说明：由业务部门根据实际需求发起合同申请，准备完整的合同基础资料。责任主体：业务经办人、部门负责人操作要点：业务经办人根据合作内容拟定合同初稿，明确合同主体、标的、数量、金额、履行期限、付款方式、违约责任等核心条款；收集并整理对方主体资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证对方主体合法有效；填写《合同审批申请表》（见模板1），注明合同基本信息、审批流程需求、紧急程度等。输出成果：合同初稿、对方主体资质材料、《合同审批申请表》。步骤2：业务部门初审步骤说明：部门负责人从业务可行性、需求合理性角度对合同进行初步审核。责任主体：业务部门负责人*操作要点：审核合同内容是否符合业务需求，是否与前期沟通一致；核对合同金额、数量、履行期限等是否在部门预算或权限范围内；检查对方主体资质是否齐全、有效（如是否在经营异常名录、是否具备相关业务资质等）；对初审通过的材料，在《合同审批申请表》中签署意见后提交至下一环节（法务审核）；对初审不通过的，退回业务经办人修改完善。输出成果：签署初审意见的《合同审批申请表》、修改后的合同初稿（如需）。步骤3：法务合规审核步骤说明：法务部门（或合规专员）从法律合规性角度对合同条款进行专业审核。责任主体：法务专员、法务负责人操作要点：审核合同主体是否适格，签约人是否具备合法授权；审核合同条款是否合法合规，是否存在法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定、知识产权条款是否清晰等）；检查合同内容是否与公司内部制度冲突，是否符合行业监管要求；对审核通过的法务意见，在《合同审批申请表》中签署意见；对存在法律风险的条款，提出修改建议并退回业务部门调整。输出成果：签署法务审核意见的《合同审批申请表》、修订版合同文本（如需）。步骤4：财务审核步骤说明：财务部门从财务风险、资金安排角度对合同相关条款进行审核。责任主体：财务经理、财务专员操作要点：审核合同金额、付款方式、结算周期等是否符合公司财务制度；评估合同履行对公司现金流的影响，保证资金安排合理；核对合同涉及的税费、发票开具要求等是否符合财务规范；对审核通过的意见，在《合同审批申请表》中签署意见；对财务风险较高的条款（如预付款比例过高、付款条件不明确等），提出调整建议。输出成果：签署财务审核意见的《合同审批申请表》、修订版合同文本（如需）。步骤5：管理层审批步骤说明：根据合同金额、重要性等级，提交至对应管理层进行最终审批。责任主体：分管副总、总经理、董事会（如需）操作要点：金额较小或常规合同：由分管副总审批，重点关注业务战略匹配度、资源投入产出比；金额重大或特殊合同（如超过一定金额、涉及核心业务、对外投资等）：需提交总经理审批，必要时提交董事会审议；管理层综合业务、法务、财务审核意见，对合同进行最终决策，签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的审批意见。输出成果：签署管理层审批意见的《合同审批申请表》、最终版合同文本。步骤6：用印与签署步骤说明：审批通过后，由行政/印章管理部门监督用印，业务部门完成合同签署。责任主体：行政专员、业务经办人操作要点：业务经办人持最终审批通过的《合同审批申请表》及合同文本至行政/印章管理部门申请用印；行政/印章管理部门核对审批手续是否齐全、合同文本与审批件是否一致，无误后加盖合同专用章或公章；用印完成后，业务部门与对方主体正式签署合同，保证双方签字（盖章）清晰、完整，合同份数满足双方留存及归档需求。输出成果：签署并盖章的正式合同文本（至少一式两份，双方各执一份）。步骤7：合同归档步骤说明：签署完成的合同由档案管理部门统一归档管理。责任主体：档案管理员、业务经办人操作要点：业务经办人在合同签署后5个工作日内，将合同正本、审批过程中形成的所有材料（如《合同审批申请表》、审核意见、对方资质材料等）整理成册，提交至档案管理部门；档案管理部门对合同资料进行编号、登记、归档，建立电子与纸质档案双备份，保证档案完整、可追溯；合同履行过程中如发生变更、补充或解除，相关协议文件需同步归档，并与原合同关联管理。输出成果：完整的合同档案（电子+纸质）、档案管理台账。四、关键工具模板模板1：合同审批申请表合同基本信息合同名称合同编号（由行政部门统一编制）对方主体名称我方签约主体（公司/分公司/部门）合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他_________合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性付款□分期付款（说明：_________）□其他_________合同主要内容及核心条款（简述标的、权利义务、违约责任等）附件清单□对方营业执照□授权委托书□资质证明□技术协议□其他_________审批流程发起部门意见经办人：_________日期：_________部门负责人：_________日期：_________法务审核意见法务专员：_________日期：_________法务负责人：_________日期：_________财务审核意见财务专员：_________日期：_________财务经理：_________日期：_________管理层审批意见分管副总：_________日期：_________总经理：_________日期：_________用印与签署记录用印申请日期_________用印人：_________用印份数：_________对方签署日期_________我方签署日期：_________归档日期_________档案编号：_________模板2：合同要素审核表（法务/财务专用）审核维度审核要点审核结果（√通过×不通过需修改）修改意见主体资格对方营业执照是否有效？签约人是否具备授权？□通过□不通过条款合法性是否存在违反法律、行政法规的条款？违约责任是否明确？争议解决方式是否约定？□通过□不通过业务合规性合同内容是否符合公司内部制度？是否符合行业监管要求？□通过□不通过财务风险付款方式是否合理？预付款比例是否可控？资金安排是否影响现金流？□通过□不通过税费与发票税费承担是否明确？发票类型、开具时间是否符合财务要求？□通过□不通过其他风险提示（如知识产权、保密条款、不可抗力等是否约定）审核人签字__________日期：_________五、执行要点与风险提示1.资料完整性要求合同发起时必须提供对方主体资质材料（复印件加盖公章）、合同初稿及《合同审批申请表》，资料不全的，审核部门有权不予受理。2.审核时效管理各环节审核时限：业务初审1个工作日，法务审核2个工作日，财务审核1个工作日，管理层审批2个工作日（紧急合同可缩短时限，但需在申请表中注明）。超时未审核且无反馈的，视为默认通过，业务部门可推动下一环节。3.修改与复审机制审核环节对合同提出修改意见的，业务部门应在1个工作日内完成修改并重新提交，涉及重大条款调整的，需重新启动原审核流程。4.合同履行跟踪业务部门是合同履行的第一责任人，需定期跟踪合同履行