机关单位会议记录规范指南

机关单位会议记录规范指南会议记录作为机关单位决策部署、工作推进的重要文字凭证，既是追溯工作脉络的“时间轴”，也是检验执行成效的“对照镜”。规范、严谨的会议记录，能为后续工作落实、责任厘清、经验总结提供坚实支撑。结合机关工作实际，现就会议记录的规范要求、内容格式及实操要点作如下梳理。一、会议记录的核心要求（一）准确性：如实还原会议原貌会议记录需客观呈现会议全貌，严禁主观加工或选择性记录。对领导讲话、讨论内容、决议事项的表述，要严格遵循发言原意，做到“原话可追溯、观点无偏差”。涉及数据、政策依据、责任分工等关键信息，需与发言者再次核对，避免因笔误或理解偏差造成执行误解。（二）完整性：覆盖会议全流程要素从会议筹备（如通知要求、材料准备）到会议结束（如决议部署、后续安排），需完整记录核心环节：会前：明确记录会议召集背景、预期目标（可结合会议通知或领导批示提炼）；会中：涵盖议程推进、发言互动、争议焦点、共识达成的全过程；会后：清晰标注决议事项的执行要求（责任人、时限、验收标准等）。（三）及时性：确保记录“保鲜”会议结束后24小时内（重大会议可适当延长，但不超过3个工作日）完成记录整理，利用“记忆新鲜期”补充细节、修正表述。若遇复杂议题或多人发言，可借助录音设备辅助记录，但需提前告知参会人员并严格管理录音文件（涉密会议禁止录音）。（四）保密性：严守信息安全红线涉及国家秘密、工作秘密或敏感事项的会议，记录需标注密级，使用加密载体存储，仅限授权人员查阅。记录过程中，对不宜公开的讨论细节、个人意见等，需用规范表述隐去敏感信息（如“针对某事项，与会人员充分交换意见并达成一致”），避免信息外泄风险。二、会议记录的内容规范（一）会议基本信息：清晰标注“会议身份”表头要素：依次记录会议名称（含届次、类型，如“XX局2024年第3次党组（扩大）会议”）、时间（精确到“年-月-日时-分至时-分”）、地点（具体会议室或线上会议平台）、主持人（姓名+职务）、记录人（姓名）。参会人员：区分“出席”（应到、实到人数及关键人员名单，如“局党组书记XXX、局长XXX等7人出席”）、“列席”（非决策层但需参与的人员，注明身份）、“请假”（姓名+事由，简洁表述）。（二）会议议程与内容：逻辑清晰、重点突出采用“议程项+核心内容”的结构，逐项记录：1.议程引入：主持人开场讲话的核心意图（如“传达学习XX文件精神，研究贯彻落实意见”）；2.议题讨论：汇报类：记录汇报人（姓名+部门）、汇报核心结论（如“XX项目进展：已完成XX环节，存在XX问题，建议XX”）；讨论类：提炼不同观点（用“XXX提出：……；XXX补充：……”的格式，避免冗长口语）、分歧焦点及最终共识；决策类：明确决议事项（如“原则同意XX方案，由XX部门牵头，于X月X日前完成XX工作”），确保“谁来做、做什么、何时完成”清晰可辨。（三）决议与行动事项：责任到人、时限明确对会议确定的“要做的事”，单独列项并标注：事项名称：简洁概括（如“XX文件贯彻落实”“XX项目立项审批”）；责任主体：明确到部门或个人（避免“相关部门”等模糊表述）；时间节点：区分“完成时限”（如“X月X日前提交报告”）和“阶段性节点”（如“X月X日前完成调研”）；验收标准：可量化的尽量量化（如“完成XX人次培训，通过率不低于XX%”）。（四）参会人员意见：如实反映多元声音对未形成共识的讨论或需保留的个人意见，需客观记录（如“XXX认为……，鉴于XX考虑，建议……”），但需注明“该意见供决策参考，最终以会议决议为准”，避免因意见表述引发执行争议。三、会议记录的格式规范（一）排版要求：简洁规范、层次分明字体字号：正文采用三号仿宋_GB2312，标题（如“一、”“（一）”“1.”）可加粗，行距设为固定值28磅（或1.5倍行距）；编号体系：遵循“一、（一）、1.、（1）”的层级逻辑，同一级标题格式统一（如“一、”后接“（一）”，“1.”后接“（1）”）；页面设置：页边距为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（或参照单位公文格式），页码居中显示。（二）语言表述：准确凝练、去口语化避免“大概”“可能”“差不多”等模糊表述，用“原则同意”“暂缓研究”“提请下次会议审议”等规范术语；简化冗余表述，如将“大家都觉得这个方案可行”改为“与会人员一致认可该方案”；数据、政策引用需标注来源（如“依据《XX办法》第X条”“参考XX调研数据”）。（三）修改标注：留痕可溯、严谨规范记录过程中如需修改，采用“杠改法”（删除原内容后在上方或右侧标注修改后内容），并由修改人签名（或标注姓名缩写）、注明修改时间。禁止使用涂改液、贴纸覆盖等不规范方式，确保记录版本可追溯。四、会议记录的审核与归档（一）审核机制：多层把关、防错纠偏自审：记录人完成初稿后，对照会议录音（或笔记）核查内容准确性，重点检查决议事项、责任分工、时间节点；初审：由会议主持人或分管领导审阅，确认是否符合会议原意、格式是否规范；终审：涉及重大决策或涉密内容的会议记录，需经单位保密办、办公室联合审核，确保政治表述、保密要求无偏差。（二）归档管理：分类有序、安全存储纸质档案：按年度、会议类型（党组会、办公会、专题会等）分类，编号后装入档案盒，存放于专用档案柜，由专人管理；电子档案：转换为PDF格式（保留修改痕迹），与纸质版同步归档，存储于单位涉密/非涉密服务器，设置访问权限（如仅办公室主任、档案管理员可编辑）；借阅规定：内部借阅需填写《会议记录借阅单》，注明用途、时限；外部借阅（如审计、巡视）需经单位主要领导审批，并签订保密协议。五、常见问题与解决办法（一）记录不完整：提前“备课”+模板支撑会前获取会议议程、汇报材料，预判讨论焦点，制作“议程-要点”模板（如“议程1：XX议题→需记录：背景、汇报结论、讨论分歧、决议”）；会中用符号标注重点（如“★”标记决议事项，“？”标记待核实内容），会后及时补充。（二）内容不准确：录音辅助+会后核对对复杂议题或多人交替发言，开启录音（涉密会议除外），会后逐句核对关键表述；建立“记录-反馈”机制，重要决议形成后，当场向主持人确认表述准确性。（三）格式不规范：培训+模板固化定期开展公文写作培训，明确格式要求；制作标准化会议记录模板（含表头、议程、决议等模块），要求记录人直接套用，减少格式失误。（四）涉密信息泄露：分级管理+责任绑定涉密会议记录单独编号，存放于密码