XX学校2026年寒假期间校友联络与接待预案

XX学校2026年寒假期间校友联络与接待预案校友是学校宝贵的精神财富和重要的发展支撑，维系校友情感、加强校友联络、做好校友接待，是学校凝聚校友力量、传承校园文化、推动学校高质量发展的重要举措。2026年寒假期间（预计X月X日至X月X日），正值校友返乡高峰，为切实做好寒假期间校友联络、走访及返校接待工作，规范接待流程、明确工作职责、提升服务质量，妥善应对各类突发情况，确保校友联络与接待工作有序、高效、暖心开展，让返校校友感受到母校的关怀与温暖，特制定本预案。本预案适用于2026年寒假期间学校所有校友联络、走访及返校接待相关工作，全体参与工作人员需严格遵照执行，坚持“热情周到、文明规范、以人为本、注重实效”的原则，全力以赴做好各项工作，切实增强校友的归属感、认同感和幸福感。一、工作总则（一）工作目标1.搭建寒假期间校友联络桥梁，加强与返乡校友的沟通对接，了解校友近况、倾听校友心声、收集校友对学校发展的意见和建议，凝聚校友共识、汇聚校友力量。2.规范校友返校接待流程，优化接待服务，为返校校友提供便捷、暖心的服务，妥善安排校友参观校园、重温校园生活、交流座谈等活动，传递母校关怀。3.开展校友走访活动，重点走访优秀校友、老校友及有困难的校友，送去学校的慰问与祝福，深化校友与母校的情感联结，扩大学校的社会影响力。4.做好校友信息更新与归档工作，完善校友信息库，为后续校友工作常态化、规范化开展奠定坚实基础，推动校友工作与学校发展深度融合。（二）工作原则1.热情暖心，服务至上：坚持以校友为中心，用真诚的态度、周到的服务接待每一位返校校友、对接每一位返乡校友，让校友感受到母校的温暖与关怀。2.规范有序，责任到人：明确各项工作流程和工作人员职责，分工协作、责任到人，确保校友联络、走访、接待等各项工作规范、有序推进，不出现推诿、遗漏情况。3.以人为本，灵活高效：结合寒假期间校友返乡特点和实际需求，灵活安排联络、走访及接待活动，简化流程、提高效率，兼顾服务质量与工作实效。4.安全第一，防范未然：牢固树立安全意识，做好寒假期间校园安全、校友人身财产安全及活动安全保障工作，提前排查安全隐患，妥善应对各类突发情况。5.注重实效，凝聚力量：以联络情感、倾听建议、汇聚力量为核心，避免形式主义，确保各项工作落到实处，切实发挥校友在学校发展中的重要作用。（三）适用范围本预案适用于2026年寒假期间（自学校正式放假之日起至开学前3天），学校组织开展的各类校友联络、校友走访、校友返校接待（含校友个人返校、校友团体返校）等相关工作，以及参与上述工作的全体工作人员、返校校友。二、组织架构及职责为确保寒假期间校友联络与接待工作有序推进，成立2026年寒假校友联络与接待工作领导小组，下设联络组、接待组、走访组、后勤保障组和应急处置组，明确各组职责、分工协作，确保各项工作落实到位。（一）工作领导小组组长：XX（学校领导，如校长/分管校友工作副校长）副组长：XX（校友会办公室主任）、XX（学校办公室主任）、XX（德育处主任/教务处主任）成员：各年级组组长、各班主任代表、校友会工作人员、学校后勤工作人员、安保人员职责：1.统筹规划寒假期间校友联络与接待工作，审定本预案，明确工作目标、工作重点和工作要求，部署各项工作任务。2.协调各组工作衔接，解决工作中出现的重大问题，监督各项工作的落实情况，确保工作有序、高效开展。3.审定校友走访名单、接待方案及相关物资保障计划，统筹安排工作经费，确保各项工作顺利推进。4.接待重要校友（如优秀校友、老领导校友、校友企业家等），主持重要校友座谈交流活动，传递学校发展理念和成果。5.总结寒假期间校友联络与接待工作，梳理经验、查找不足，部署后续校友工作改进措施。（二）各专项工作组职责1.联络组组长：XX（校友会办公室副主任）成员：校友会工作人员、各班主任代表职责：（1）寒假前开展校友联络工作，通过校友群、电话、微信、短信等方式，向返乡校友发送节日祝福和返校邀请，告知寒假期间校友接待相关安排（如接待时间、接待地点、联络方式等）。（2）负责校友返校预约登记工作，接收校友返校申请，登记校友姓名、毕业年级、返校时间、返校人数、联系方式及活动需求（如校园参观、座谈交流等），及时汇总并反馈给接待组。（3）建立寒假校友联络台账，及时更新校友信息（如联系方式、工作单位、返乡情况等），完善校友信息库，确保校友联络畅通。（4）负责日常校友咨询对接工作，耐心解答校友关于返校流程、校园开放、活动安排等相关疑问，及时响应校友需求。（5）配合走访组做好校友走访前的联络对接工作，提前与走访对象沟通，确定走访时间、地点及相关事宜，做好走访记录。2.接待组组长：XX（学校办公室副主任）成员：各年级组组长、班主任代表、校友会工作人员职责：（1）根据校友返校预约登记情况，制定个性化接待方案，明确接待人员、接待流程和服务内容，确保每一位返校校友都能得到规范、周到的接待。（2）负责校友返校现场接待工作，在校园指定地点（如校门口接待点）设立接待台，安排专人负责校友身份核实、登记引导，为校友发放校园导览图、学校宣传资料等。（3）负责安排校友校园参观活动，配备引导人员，带领校友参观校园（如教学楼、图书馆、操场、宿舍、食堂等），介绍学校近年来的发展变化、办学成果和校园文化建设情况。（4）负责组织校友座谈交流活动，根据校友需求，协调安排座谈场地、座椅、茶水等，邀请学校领导、当年任课教师与校友座谈，倾听校友心声、收集校友意见建议，做好座谈记录。（5）负责校友返校活动的全程跟踪服务，及时解决校友在返校期间遇到的困难和问题，做好校友反馈意见的收集、整理和上报工作。（6）接待工作结束后，及时做好总结，整理接待台账和相关资料，归档留存。3.走访组组长：XX（德育处主任）成员：各年级组组长、班主任代表、校友会工作人员职责：（1）寒假前梳理确定走访校友名单，重点筛选优秀校友、老校友、有困难的校友、校友企业家等，制定详细的走访计划（明确走访对象、走访时间、走访人员、走访物资等），上报工作领导小组审定。（2）按照走访计划，分组开展校友走访活动，带着学校的慰问品和节日祝福，走访返乡校友，与校友及家属亲切交谈，了解校友的工作、生活情况，倾听校友对学校发展的意见和建议。（3）重点关注有困难的校友，了解其困难情况，积极提供力所能及的帮助和支持，传递母校的关怀与温暖；对接优秀校友、校友企业家，介绍学校发展成果，探讨校企合作、校友助力学校发展的新思路、新途径。（4）走访过程中，做好走访记录，收集校友信息和意见建议，拍摄走访照片、视频等资料，及时整理走访台账，上报工作领导小组。（5）走访结束后，及时总结走访工作，梳理走访成果，针对校友提出的意见建议，形成整改建议，上报工作领导小组。4.后勤保障组组长：XX（后勤保障处主任）成员：学校后勤工作人员、安保人员、食堂工作人员职责：（1）寒假前做好校园环境整治工作，清理校园卫生、修整校园设施，优化校园环境，为返校校友营造整洁、优美的校园氛围；对校园内的参观路线、座谈场地进行检查和整理，确保设施完好。（2）做好接待物资保障工作，采购慰问品、宣传资料、饮用水、桌椅等相关物资，提前准备好接待台、校园导览图等，确保接待工作顺利开展；负责校友座谈、参观过程中的茶水、场地布置等后勤服务。（3）做好校园安全保障工作，加强寒假期间校园安保巡逻，严格执行校园准入制度，核实返校校友身份，做好登记记录，严防无关人员进入校园，确保校园及校友人身财产安全；排查校园内的安全隐患（如消防、水电、设施等），及时整改，杜绝安全事故发生。（4）做好校园水电、餐饮保障工作，根据校友返校情况，合理安排水电供应，如需提供餐饮服务，协调食堂做好食材采购、菜品制作等工作，确保餐饮安全、卫生。（5）负责接待、走访物资的管理和发放工作，做好物资使用登记，合理控制经费支出；负责寒假期间校友联络与接待工作相关物资的回收、整理工作。5.应急处置组组长：XX（学校办公室主任）成员：安保人员、后勤工作人员、校医（如有）、相关班主任职责：（1）负责寒假期间校友联络与接待工作中各类突发情况的应急处置，制定应急处置流程，提前做好应急准备，确保突发情况能够得到快速、妥善处理。（2）应对校友返校期间可能出现的安全事故（如摔倒、突发疾病等），校医（如有）及时开展急救处理，必要时拨打120急救电话，安排人员陪同前往医院救治，并及时联系校友家属和工作领导小组。（3）应对校友之间、校友与工作人员之间可能出现的矛盾纠纷，及时介入、耐心调解，化解矛盾，确保接待工作有序开展；应对校园设施突发故障（如水电中断等），及时组织工作人员抢修，减少对校友接待工作的影响。（4）负责应急信息上报工作，发生突发情况时，及时向工作领导小组汇报，必要时上报上级主管部门，不得隐瞒、拖延；做好突发情况处置记录，事后总结处置经验，完善应急处置措施。三、工作流程（一）赛前准备阶段（寒假前1-2周完成）1.工作领导小组召开专题会议，审定本预案，明确各项工作任务、工作分工和工作要求，部署寒假期间校友联络与接待工作。2.联络组开展寒假前校友联络工作，发送节日祝福和返校邀请，建立校友联络台账，启动校友返校预约登记工作；走访组梳理确定走访校友名单，制定走访计划，上报工作领导小组审定。3.后勤保障组开展校园环境整治、安全隐患排查和接待物资采购工作，整理校园参观路线和座谈场地，做好后勤保障准备；接待组制定校友返校接待流程和个性化接待方案，明确接待人员和服务内容。4.组织全体参与工作人员开展培训，明确工作职责、工作流程和服务规范，提升工作人员的服务意识和业务能力；应急处置组完善应急处置流程，开展应急处置演练，做好突发情况应对准备。5.在校友群、学校官网、微信公众号等平台，发布寒假期间校友返校接待通知，明确返校预约方式、接待时间、接待地点、联络方式等相关信息，方便校友了解和预约。（二）寒假实施阶段（寒假期间）1.校友联络工作：联络组安排专人负责日常校友咨询和返校预约登记工作，及时更新校友信息，汇总校友返校预约情况，每日反馈给接待组；定期与返乡校友沟通对接，了解校友需求，做好联络服务。2.校友返校接待工作：（1）校友到达校园后，接待组在指定接待点核实校友身份、登记信息，发放校园导览图和学校宣传资料，引导校友办理返校相关手续。（2）根据校友需求，接待组安排引导人员带领校友参观校园，介绍学校发展变化和办学成果；协调安排校友座谈交流活动，邀请学校领导和当年任课教师参与，倾听校友意见建议，做好座谈记录。（3）接待过程中，接待组及时解决校友遇到的困难和问题，做好服务保障；后勤保障组做好茶水供应、场地服务和校园安全保障工作，确保接待工作顺利开展；应急处置组全程待命，应对各类突发情况。（4）接待工作结束后，接待组送校友离开，做好送别服务；及时整理接待台账、座谈记录和相关资料，每日上报工作领导小组。3.校友走访工作：走访组按照走访计划，分组开展校友走访活动，带着慰问品走访校友，与校友及家属亲切交谈，了解校友近况，收集意见建议，做好走访记录和资料收集工作；每日梳理走访情况，上报工作领导小组。4.日常工作衔接：各组每日召开简短工作例会，梳理当日工作情况，解决工作中出现的问题，协调次日工作安排；联络组、接待组、走访组及时做好信息共享和工作衔接，确保各项工作有序推进；后勤保障组定期检查校园设施和安全情况，及时补充接待物资；应急处置组全程待命，做好突发情况处置工作。（三）赛后总结阶段（寒假结束后1周内完成）1.各组梳理寒假期间工作情况，总结工作成果、经验和不足，形成工作总结报告，上报工作领导小组。2.联络组整理校友信息，更新校友信息库，汇总校友返校情况和联络情况；接待组整理接待台账、座谈记录和校友反馈意见，形成接待工作总结；走访组整理走访台账、走访记录和校友意见建议，形成走访工作总结。3.工作领导小组召开总结会议，听取各组工作总结报告，梳理寒假期间校友联络与接待工作的整体情况，分析存在的问题和不足，研究制定后续改进措施。4.整理寒假期间校友联络与接待工作相关资料（如台账、记录、照片、视频、总结报告等），归档留存；对校友提出的意见建议，分类整理，明确整改责任和整改时限，推动整改落实。5.通过校友群、学校官网等平台，发布寒假期间校友联络与接待工作总结，向校友反馈工作情况和意见建议整改计划，感谢校友对学校工作的支持与关注。四、安全保障措施1.校园安全保障：后勤保障组加强寒假期间校园安保巡逻，严格执行校园准入制度，所有返校校友需凭有效证件（身份证、毕业证等）核实身份、登记信息后，方可进入校园；严禁无关人员、车辆进入校园，确保校园安全。2.人身财产安全：接待组、走访组工作人员提醒校友注意人身财产安全，保管好个人物品；校园内设置安全警示标识，排查校园内的安全隐患（如路面结冰、设施破损等），及时整改，防止校友摔倒、受伤等情况发生。3.应急医疗保障：应急处置组配备急救药品和器材，校医（如有）全程待命，针对校友可能出现的突发疾病、受伤等情况，及时开展急救处理；提前预留附近医院的急救电话，必要时快速送医救治，并及时联系校友家属。4.活动安全保障：组织校友座谈、参观等活动时，接待组、后勤保障组提前检查活动场地设施，确保设施完好、安全；合理安排活动人数和流程，避免人员拥挤、混乱，确保活动安全有序开展。五、注意事项1.全体参与工作人员需严格遵守工作纪律，按时到岗、坚守岗位，不得擅自离岗、串岗；工作期间着装整洁、文明礼貌、热情周到，展现学校工作人员的良好形象，杜绝敷衍了事、推诿扯皮等行为。2.联络组、接待组、走访组工作人员需做好信息保密工作，妥善保管校友个人信息（如联系方式、家庭住址、工作单位等），不得擅自泄露、传播，尊重校友隐私。3.接待、走访过程中，工作人员需耐心倾听校友心声，真诚回应校友需求，积极解决校友困难；对校友提出的意见建议，认真记录、如实反馈，不得敷衍、回