村卫生室档案管理制度

PAGE村卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强村卫生室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村卫生室医疗、预防、保健、教学、科研等工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村卫生室在医疗服务、行政管理、人员管理、药品器械管理、公共卫生服务等各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：村卫生室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映村卫生室各项工作的实际情况，数据准确无误。3.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查询、借阅和使用，以满足工作需要。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村卫生室档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便查找和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的信息化管理，录入档案信息，建立电子档案数据库。6.按照规定向有关部门移交档案，并办理相关手续。（二）各部门职责1.医疗部门：负责提供医疗业务相关档案，如病历、处方、检查检验报告等，并确保档案的真实性和完整性。协助档案管理人员做好档案的整理和归档工作。2.公共卫生部门：负责收集、整理公共卫生服务项目档案，如居民健康档案、预防接种记录、健康教育资料等。按照档案管理要求及时移交档案管理人员。3.行政管理部门：负责提供行政管理文件、会议记录、工作计划与总结等档案资料。配合档案管理人员做好行政档案的管理工作。4.人员管理部门：负责人事档案、培训档案等的整理和归档，确保人员信息的准确和完整。及时将相关档案移交档案管理人员。5.药品器械管理部门：负责药品购进、验收、储存、使用记录以及医疗器械档案的管理。定期向档案管理人员移交相关档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案：包括门诊病历、住院病历、处方、检查检验申请单及报告、治疗记录、护理记录等。2.公共卫生档案：居民健康档案、预防接种档案、传染病报告及管理档案、慢性病管理档案、健康教育档案、卫生监督协管档案等。3.行政管理档案：村卫生室各项规章制度、工作计划与总结、会议记录、请示报告、财务报表、设备采购文件等。4.人员管理档案：人员基本信息表、聘用合同、考勤记录、培训档案、考核档案等。5.药品器械档案：药品购进发票、验收记录、库存盘点表、医疗器械采购合同、使用说明书、维护保养记录等。6.其他档案：如上级部门下发的文件、各类证书、荣誉资料、医患纠纷处理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.档案收集人员应熟悉各类档案的形成过程和保管要求，对收集到的档案进行初步审核，确保档案内容真实、格式规范、签字盖章齐全。3.对于重要文件和紧急事件形成的档案，应及时收集并优先整理归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和纸质档案的查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为医疗业务类、公共卫生类、行政管理类、人员管理类、药品器械类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。例如，医疗业务类档案可按病历号顺序编号，公共卫生类档案可按居民健康档案编号规则进行编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保不影响档案内容的查阅。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.医疗文书档案应在患者诊疗结束后[X]个工作日内归档。2.公共卫生档案应按照项目要求的时间节点及时归档，如居民健康档案每季度归档一次。3.行政管理档案、人员管理档案、药品器械档案等应在相关工作完成后[X]个工作日内归档。（二）归档程序1.档案收集人员将整理好的档案移交档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案进行再次审核，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的档案按照分类顺序存放于档案柜或档案架上，并在档案目录中记录存放位置。（三）保管期限1.永久保管：涉及村卫生室重大权益、重要历史记录、长期保存有价值的文件等，如村卫生室的设立、变更、注销文件，重大医疗纠纷处理记录等。2.定期保管：分为[X]年、[X]年两种。一般医疗文书档案保管期限为[X]年，公共卫生档案中部分阶段性资料保管期限为[X]年，行政管理档案、人员管理档案、药品器械档案等根据实际情况确定保管期限。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。3.档案应分类存放，排列有序，标识清晰。不同保管期限的档案应分开存放。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放位置正确、无损坏丢失等情况。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的安全性和完整性。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的正确使用，不得损害村卫生室和他人的合法权益。2.优先满足村卫生室内部工作需要，为医疗、预防、保健、教学、科研等工作提供支持。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。利用者可在档案室内查阅档案，如需复印或摘录，应经档案管理人员同意，并登记相关信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经村卫生室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.出具证明：根据工作需要，档案管理人员可为村卫生室或外部单位出具档案证明材料。出具证明应严格按照档案内容如实填写，加盖村卫生室公章，并做好登记。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。2.查阅或借阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅者责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村卫生室负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步筛选，列出清单。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案逐一进行审查。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。（四）销毁程序1.档案销毁申请表经村卫生室负责人批准后，方可实施销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程应进行登记，记录销毁档案的名称、数量、日期等信息。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁后，应将销毁情况报告村卫生室负责人，并在档案目录中注明销毁日期和相关信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立村卫生室档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平，方便档案的查询、检索、统计和分析。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案内容录入档案信息管理系统，建立电子档案数据库。录入应准确、完整，确保电子档案与纸质档案一致。2.系统功能模块：包括档案分类管理、档案检索查询、借阅管理、统计分析、权限管理等功能模块。通过系统实现档案的规范化管理和高效利用。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。定期对系统数据进行维护和更新，防止数据丢失和损坏。（三）信息化管理要