卫生部门档案管理制度

PAGE卫生部门档案管理制度一、总则（一）目的本档案管理制度旨在加强卫生部门档案的科学管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在卫生工作中的作用，为卫生事业的发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于卫生部门机关及所属各单位（包括医疗机构、疾病预防控制机构、卫生监督机构等）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生部门档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映卫生部门各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门卫生部门设立专门的档案管理部门，负责本部门档案的综合管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确岗位职责。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责收集、整理本部门及所属单位形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案保管与保护：妥善保管档案，采取必要的安全防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。3.档案利用服务：积极为卫生部门各项工作提供档案查阅、借阅等利用服务，做好利用登记工作。4.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。5.档案鉴定与销毁：按照规定对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.档案业务指导：对所属单位的档案管理工作进行业务指导，提高整体档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类卫生部门档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括卫生部门的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.业务工作类：涵盖医疗卫生业务工作中形成的各类档案，如医疗病历、疾病预防控制档案、卫生监督档案、科研项目档案等。3.基本建设类：有关卫生部门基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等方面的档案。4.设备仪器类：卫生部门各类设备仪器的购置、使用、维护等档案。5.声像电子类：照片、录音、录像、电子文件等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：1.行政管理类档案编号：采用“XZGL年份流水号”的格式，其中“XZGL”表示行政管理类，年份为档案形成年份，流水号为该年份内档案的顺序号。2.业务工作类档案编号：根据不同业务类别分别编号。例如，医疗病历档案编号为“YLBL年份科室代码病历号”，疾病预防控制档案编号为“JBFKZ年份项目代码流水号”等。3.基本建设类档案编号：按照项目名称进行编号，格式为“JSJS项目名称年份流水号”。4.设备仪器类档案编号：以设备仪器名称为基础编号，如“SBYQ设备名称购置年份流水号”。5.声像电子类档案编号：根据载体形式和内容进行编号，如照片档案编号为“ZXDZ照片主题拍摄年份照片序号”，电子文件档案编号为“DZDJ文件主题年份文件序号”。四、档案的收集与整理(一)档案收集1.收集范围卫生部门机关各科室在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等。所属各单位在医疗、预防、保健、科研、教学、管理等工作中产生的档案材料。上级部门下发的与卫生工作相关的文件、通知、指示等。对外签订的合同、协议、合作项目文件等。各类会议、培训、活动形成的文件、资料、记录等。2.收集要求各科室和所属单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。对重要文件和紧急档案应及时收集，确保档案的时效性。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点进行整理，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。按照统一的分类标准和编号方法进行整理，确保整理工作的规范化。2.整理方法行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行分类整理，编制文件目录。业务工作类档案：根据不同业务类别进行分类，如医疗病历档案按照病历号顺序排列，疾病预防控制档案按照项目阶段进行整理等。同时，建立相应的档案索引和目录。基本建设类档案：按照项目建设程序，将立项、设计、施工、竣工验收等各个阶段的文件分别整理，编制项目档案清单。设备仪器类档案：将设备仪器的购置合同、使用说明书、维护记录等相关文件集中整理，建立设备档案台账。声像电子类档案：对照片、录音、录像等进行分类整理，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息；对电子文件进行分类存储，建立电子文件索引和备份制度。五、档案的保管（一）保管场所卫生部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案装具根据档案的类型和数量，配备合适的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储设备等。档案装具应符合档案保管要求，具备良好的密封性和耐久性。（三）档案保管措施1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。发现问题及时采取措施进行处理。2.安全防护：加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，配备消防器材等。严格控制档案库房的出入，确保档案安全。3.数字化备份：对重要档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失。4.防虫防霉：在档案库房内放置防虫、防霉药品，定期对档案进行检查，发现虫害或霉变及时处理。六、档案的利用（一）利用范围1.卫生部门内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作联系需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅手续卫生部门内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经档案管理部门负责人批准后查阅。司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应持相关法律文书或工作证明，经档案管理部门负责人审核后查阅。2.借阅手续因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的内容、用途和借阅期限等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字批准后办理借阅手续。借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容，确保档案的安全和完整。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、单位、查阅或借阅档案内容、利用目的、归还日期等。利用登记应长期保存，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定标准根据档案的形成时间、内容、来源、价值等因素，制定档案鉴定标准。一般来说，具有重要历史价值、现实查考价值和凭证作用的档案应予以保存；已失去保存价值的档案可考虑销毁。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、文号（编号）、形成时间、保管期限、销毁原因等内容。2.审批：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核后，报卫生部门主管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁记录：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等，销毁记录应长期保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生部门档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）档案数字化1扫描录入：对纸质档案进行扫描，将扫描图像转换为电子文件，并进行数据录入，建立档案数据库。2.数据挂接：将电子文件与对应的纸质档案进行关联挂接，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.元数据著录：对档案的元数据进行著录，包括文件题名、日期、来源、保管期限等信息，便于档案的检索和利用。（三）档案信息系统功能模块1.档案录入模块：用于档案数据的录入、修改和删除等操作。2.档案检索模块：提供多种检索方式，如按关键词、日期、文号等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.档案借阅模块：实现档案借阅申请、审批、登记等功能，对借阅过程进行全程跟踪管理。4.档案统计分析模块：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理模块：包括用户管理、权限设置、数据备份与恢复等功能，确保系统的安全稳定运行。（四）信息安全管理1.网络安全：采取防火墙、入侵检测、加