职业卫生档案及管理制度

PAGE职业卫生档案及管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生档案建立与管理工作，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生活动的部门、车间、岗位及员工。（三）职责分工1.职业卫生管理部门负责制定职业卫生档案管理制度，明确各部门职责分工。组织开展职业卫生档案的建立、整理、归档、保管、查阅等工作。定期对职业卫生档案进行审核和更新，确保档案内容的真实性、完整性和时效性。监督检查各部门职业卫生档案管理工作的执行情况，对存在的问题及时提出整改意见。2.各部门负责本部门职业卫生相关资料的收集、整理，并及时移交职业卫生管理部门。按照职业卫生档案管理制度的要求，妥善保管本部门职业卫生档案资料，确保资料的安全和完整。配合职业卫生管理部门开展职业卫生档案的查阅、借阅等工作。3.员工积极配合公司职业卫生档案管理工作，如实提供个人职业卫生相关信息。按照公司职业卫生管理制度的要求，正确佩戴和使用劳动防护用品。二、职业卫生档案的内容（一）公司基本情况1.公司简介，包括公司名称、地址、法定代表人、联系方式等。2.公司组织机构图，明确各部门职责及职业卫生管理相关岗位设置。3.公司生产工艺流程图，标注可能产生职业病危害的环节和因素。（二）职业病危害因素识别与评价1.职业病危害因素检测报告，包括每年定期委托有资质的职业卫生技术服务机构对工作场所进行职业病危害因素检测的报告。2.职业病危害因素识别清单，详细列出公司存在的职业病危害因素及其分布情况。3.职业病危害因素评价报告，根据检测结果和相关标准，对职业病危害程度进行评价，并提出相应的防护措施建议。（三）职业病防护设施1.职业病防护设施清单，包括通风换气设备、排毒设备、除尘设备、噪声控制设备、防暑降温设备、防寒保暖设备等。2.职业病防护设施设计资料，如设计图纸、设计说明书等。3.职业病防护设施验收报告，记录职业病防护设施竣工验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结论等。4.职业病防护设施运行、维护记录，详细记录防护设施的运行状况、维护保养情况、维修记录等。（四）劳动防护用品管理1.劳动防护用品采购计划及采购合同，记录公司根据员工岗位需求制定的劳动防护用品采购计划以及与供应商签订的采购合同。2.劳动防护用品发放记录，包括发放日期、员工姓名、岗位名称、防护用品名称及型号等信息。3.劳动防护用品配备标准，明确各岗位所需配备的劳动防护用品种类、型号和数量。4.劳动防护用品定期检测报告，记录劳动防护用品按照规定进行定期检测的结果。（五）职业健康监护1.职业健康监护档案，为每位员工建立职业健康监护档案，包括员工基本信息、职业史、职业病危害接触史、历次职业健康检查结果等。2.职业健康检查计划及报告，制定年度职业健康检查计划，并记录每次职业健康检查的组织实施情况、检查结果及后续处理情况。3.职业健康检查机构资质证明，提供职业健康检查机构的资质证书复印件。（六）职业卫生培训1.职业卫生培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.职业卫生培训记录，包括培训日期、培训地点、培训讲师、培训内容、参加人员签到表等。3.员工职业卫生培训考核记录，记录员工参加职业卫生培训后的考核成绩及补考情况。（七）职业卫生管理制度及操作规程1.职业卫生管理制度，包括职业病防治责任制、职业卫生教育培训制度、职业健康监护制度、职业病危害因素检测与评价制度、职业病防护设施维护管理制度、劳动防护用品管理制度等。2.各岗位职业病危害操作规程，详细描述各岗位在操作过程中如何预防职业病危害，确保员工正确操作。（八）职业卫生事故应急救援1.职业卫生事故应急救援预案，制定针对可能发生的职业卫生事故的应急救援预案，包括应急救援组织机构、应急救援程序、应急救援物资和设备等。2.职业卫生事故应急演练记录，记录公司每年组织的职业卫生事故应急演练情况，包括演练时间、演练内容、演练效果评估等。（九）其他职业卫生相关资料1.职业卫生管理工作记录，如职业卫生检查记录、职业病危害隐患排查治理记录等。2.职业卫生投诉与处理记录，记录员工对职业卫生问题的投诉及公司的处理情况。3.与职业卫生相关的法律法规、标准规范文件及其他资料。三、职业卫生档案的建立与归档（一）建立原则职业卫生档案应按照“资料齐全、分类科学、检索方便”的原则进行建立，确保档案内容真实、准确、完整。（二）资料收集1.职业卫生管理部门负责统一收集各部门提供的职业卫生相关资料，各部门应指定专人负责资料的整理和报送工作。2.资料收集范围包括但不限于本制度第二章规定的各项内容，以及与职业卫生管理相关的其他文件、记录、报告等。3.资料收集应及时、准确，确保资料的完整性和时效性。对于新产生的职业卫生相关资料，应在规定时间内移交职业卫生管理部门。（三）分类整理1.职业卫生管理部门收到各部门报送的资料后，按照职业卫生档案的内容分类进行整理。2.同一类资料应按照时间顺序或重要程度进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。3.对于纸质资料，应进行编号、装订，编制目录，便于查阅；对于电子资料，应进行分类存储，建立电子索引，确保电子资料的安全性和可访问性。（四）归档保存1.整理后的职业卫生档案应及时归档保存，归档地点应选择安全、干燥、通风良好的场所，确保档案不受损坏。2.职业卫生档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存，纸质档案应一式两份，一份由职业卫生管理部门保管，一份由公司档案室保管；电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。3.职业卫生档案应建立档案查阅登记制度，记录查阅日期、查阅人员、查阅内容等信息，确保档案的查阅和使用规范有序。四、职业卫生档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报职业卫生管理部门审批。2.职业卫生管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，予以批准，并指定专人陪同查阅。3.涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的职业卫生档案，未经公司主管领导批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在职业卫生管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还职业卫生管理部门，并在《职业卫生档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.因工作需要借阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报职业卫生管理部门审批。2.职业卫生管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并明确借阅期限和归还时间。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。五、职业卫生档案的更新与销毁（一）更新要求1.职业卫生档案应根据公司职业卫生管理工作的实际情况及时进行更新，确保档案内容与公司现状相符。2.当公司生产工艺、设备、原材料、工作场所环境等发生重大变化时，应及时对职业病危害因素识别与评价、职业病防护设施等相关档案内容进行更新。3.在职业健康监护过程中，如员工职业健康检查结果出现异常或发现新的职业病危害因素时，应及时更新职业健康监护档案及相关职业卫生档案内容。（二）更新程序1.相关部门或人员发现职业卫生档案需要更新时，应及时向职业卫生管理部门提出更新申请。2.职业卫生管理部门收到更新申请后，组织相关人员进行资料收集、整理和审核，确保更新内容的准确性和完整性。3.审核通过后，职业卫生管理部门对职业卫生档案进行更新，并按照档案管理要求进行归档保存。（三）销毁规定1.职业卫生档案保存期限应按照相关法律法规及行业标准的要求执行，对于超过保存期限的档案，应进行销毁处理。2.职业卫生档案销毁前，应填写《职业卫生档案销毁申请表》，经职业卫生管理部门负责人审核，报公司主管领导批准。3.职业卫生管理部门应指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称及数量等信息。4.档案销毁记录应与职业卫生档案一并保存，保存期限与原档案保存期限相同。六、职业卫生档案管理的监督与考核（一）监督检查1.职业卫生管理部门应定期对各部门职业卫生档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案建立、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。2.监督检查可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行，对于发现的问题应及时记录，并下达《职业卫生档案管理监督检查意见书》，要求责任部门限期整改。3.各部门应积极配合职业卫生管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得隐瞒或拒绝检查。（二）考核评价1.公司将职业卫生档案管理工作纳入部门绩效考核体系，对职业卫生档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力