卫生院资料室管理制度

PAGE卫生院资料室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院资料室的管理，规范资料的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥资料室在卫生院医疗、教学、科研、管理等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院资料室及全体工作人员，包括但不限于医护人员、行政管理人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及医疗卫生行业相关标准，确保资料管理工作合法合规。2.科学管理原则：运用科学的方法和手段，对资料进行分类、整理、存储和检索，提高管理效率和服务质量。3.安全保密原则：加强资料的安全防护措施，确保资料不丢失、不损坏、不泄露，维护卫生院的信息安全。4.服务至上原则：以满足卫生院各部门及工作人员对资料的需求为宗旨，提供便捷、高效的资料服务。二、资料室职责（一）资料收集1.负责收集与卫生院医疗、教学、科研、管理等工作相关的各类资料，包括但不限于医疗文件、学术期刊、会议资料、统计报表、规章制度、技术规范等。2.关注医疗卫生领域的政策法规、行业动态、新技术新方法等信息，及时收集相关资料，为卫生院的发展提供参考依据。3.积极拓展资料收集渠道，与上级卫生行政部门、兄弟单位、学术机构等建立资料交换关系，丰富资料来源。（二）资料整理1.按照资料的类别、性质、时间等因素进行分类整理，建立科学合理的资料分类体系，便于资料的存储和检索。2.对收集到的资料进行编目、编号、装订等处理，确保资料的整齐规范。3.定期对资料进行清查盘点，核对资料的数量、质量和完整性，及时发现并处理存在的问题。（三）资料保管1.设立专门的资料存储场所，配备必要的保管设备，如档案柜、书架、防潮防虫设备、消防器材等，确保资料的安全存放。2.建立资料保管制度，明确资料的借阅、归还、盘点、清查等流程，严格执行资料出入库登记手续，防止资料丢失或损坏。3.加强对资料存储环境的管理，保持资料室的清洁卫生、通风良好，控制温度、湿度等环境条件，确保资料的质量不受影响。（四）资料利用1.为卫生院各部门及工作人员提供资料查阅、借阅等服务，满足其在医疗、教学、科研、管理等工作中的资料需求。2.开展资料信息的分析研究，为卫生院的决策提供数据支持和参考建议。3.定期举办资料展览、讲座等活动，推广资料信息，提高资料的利用率和影响力。（五）资料数字化建设1.推进资料室的数字化建设，逐步实现资料的电子化存储和管理，提高资料的检索效率和利用价值。2.建立资料数据库，对资料进行分类录入、标引和检索，方便工作人员快速查找和使用资料。3.加强对数字化资料的安全管理，采取数据备份、加密等措施，防止数据丢失或泄露。三、资料收集管理（一）收集范围1.医疗资料病历档案：包括门诊病历、住院病历、电子病历等，涵盖患者的基本信息、诊断治疗过程、检查检验报告等。医疗文书：如处方、医嘱单、护理记录、手术记录、麻醉记录等。医学检验报告：各类血液、生化、免疫、病理等检验报告。医学影像资料：X光片、CT片、MRI片、超声图像等。2.教学资料教学大纲、教学计划、教案、课件等教学文件。实习带教资料：实习安排、实习指导手册、实习学生考核记录等。医学教材、参考书籍、学术专著等。3.科研资料科研项目申请书、立项批复、研究方案、实验记录、研究报告等。科研成果资料：论文发表、专利申请、科研获奖证书等。学术会议资料：会议通知、会议论文集、会议纪要等。4.管理资料卫生院规章制度、岗位职责、工作流程、考核标准等。工作计划、工作总结、统计报表、财务报表等。对外交流合作资料：合作协议、交流活动记录等。（二）收集渠道1.内部收集各科室定期将本科室产生的资料整理后移交资料室。医护人员在完成医疗、教学、科研等工作后，及时将相关资料提交给资料室。2.外部收集订阅医疗卫生领域的专业期刊、报纸、杂志等。参加学术会议、研讨会、培训班等活动，收集会议资料。与上级卫生行政部门、兄弟单位、学术机构等进行资料交换。通过互联网、数据库等渠道收集相关资料。（三）收集要求1.资料应真实、完整、准确，具有保存价值。2.收集的资料应及时整理、登记，确保资料的时效性。3.对于重要资料或珍贵资料，应采取特殊的收集和保管措施，如复制备份、专人保管等。四、资料整理管理（一）分类标准1.按照资料的学科分类，如临床医学、预防医学、中医学、药学等。2.按照资料的类型分类，如图书资料、期刊杂志、文件档案、电子资料等。3.按照资料的时间顺序分类，如年度资料、季度资料、月度资料等。（二）整理流程1.资料接收：资料室工作人员接收各科室或外部收集的资料后，进行初步核对，确保资料的完整性和准确性。2.资料分类：根据分类标准，对资料进行分类。3.资料编目：为每一份资料编制目录，包括资料名称、作者、出版日期、来源等信息，便于检索。4.资料编号：为每一份资料赋予唯一的编号，以便于管理和查询。5.资料装订：对零散的资料进行装订，确保资料的整齐规范。6.资料上架：将整理好的资料按照分类顺序上架存放，便于查找和使用。（三）整理要求1.整理过程应严格按照分类标准进行，确保资料分类准确、清晰。2.编目信息应准确、完整，便于资料的检索和利用。3.编号应连续、唯一，避免重复或遗漏。4.装订应牢固、整齐，不影响资料的查阅和使用。五、资料保管管理（一）保管场所1.资料室应设置专门的资料存储区域，保持环境整洁、干燥、通风良好。2.资料存储区域应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设备。3.资料应按照分类顺序存放，标识清晰，便于查找。（二）保管方式1.纸质资料应采用档案柜、书架等进行存放，避免资料受潮、发霉、变形等。2.电子资料应存储在服务器、硬盘、光盘等存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于珍贵资料或重要资料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管、加密存储等。（三）保管期限1.医疗资料中的病历档案等应按照国家规定的期限进行保管，一般不少于15年。2.教学资料、科研资料、管理资料等应根据其重要性和使用价值确定保管期限，一般不少于5年。3.对于已超过保管期限且无保存价值的资料，应按照规定进行销毁处理。（四）保管要求1.定期对资料进行清查盘点，核对资料的数量、质量和完整性，发现问题及时处理。2.加强对资料存储环境的管理，保持温度、湿度适宜，防止资料损坏。3.严格执行资料出入库登记手续，确保资料的安全。六、资料利用管理（一）查阅服务1.卫生院工作人员因工作需要查阅资料时，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、用途、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到资料室办理查阅手续。2.资料室工作人员根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的资料，并在查阅登记表上记录查阅人员的姓名、科室、查阅时间、查阅资料名称等信息。3.查阅人员应在资料室内查阅资料，不得将资料带出室外。如需复印或借阅资料，应按照相关规定办理手续。（二）借阅服务1.卫生院工作人员因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、用途、借阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到资料室办理借阅手续。2.资料室工作人员根据申请表提供的信息，对借阅人员的身份和借阅资格进行审核，审核通过后，为借阅人员提供相应的资料，并在借阅登记表上记录借阅人员的姓名、科室、借阅时间、借阅资料名称、预计归还时间等信息。3.借阅人员应按照规定的时间归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，资料室工作人员应及时催还，并按照相关规定进行处理。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失资料。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时向资料室工作人员报告，并按照规定进行赔偿。（三）资料利用统计1.资料室工作人员应定期对资料的查阅、借阅情况进行统计分析，了解资料的利用频率和需求情况。2.根据统计分析结果，及时调整资料收集、整理、保管等工作策略，提高资料的服务质量和利用效率。（四）利用要求1.资料利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于非法目的或损害卫生院利益的行为。2.查阅、借阅人员应爱护资料，遵守资料室的各项规章制度，保持资料室的安静和整洁。3.资料室工作人员应热情服务，及时为查阅、借阅人员提供帮助，解答疑问。七、资料数字化管理（一）数字化建设规划1.制定资料室数字化建设规划，明确数字化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.根据数字化建设规划，逐步推进资料的数字化转换工作，实现资料的电子化存储和管理。（二）数字化转换1.对纸质资料进行扫描、录入等处理，将其转换为电子文档格式。2.在数字化转换过程中，应确保电子文档的质量，包括图像清晰、文字准确、格式规范等。3.对数字化后的资料进行分类、标引和检索，建立资料数据库，方便工作人员快速查找和使用资料。（三）数字化存储与管理1.建立数字化资料存储系统，采用服务器、硬盘阵列等存储设备，对数字化资料进行集中存储。2.加强对数字化资料的安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，防止数据丢失或泄露。3.定期对数字化资料进行维护和更新，确保资料的完整性和准确性。（四）数字化利用1.为卫生院工作人员提供数字化资料的在线查阅、下载等服务，提高资料的利用效率。2.利用数字化技术，对资料进行分析研究，为卫生院的决策提供数据支持和参考建议。（五）数字化要求1.数字化建设应符合国家相关标准和规范，确保数字化资料的质量和安全。2.加强对数字化设备和软件的管理，定期进行维护和更新，确保其正常运行。3.提高工作人员的数字化技能水平，适应资料室数字化管理的需要。八、资料安全与保密管理（一）安全管理1.建立资料室安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.资料室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设备，确保资料的安全存放。3.定期对资料室进行安全检查，发现安全隐患及时整改。4.加强对资料室工作人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（二）保密管理1.建立资料室保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.对涉及国家秘密、卫生院商业秘密、患者隐私等重要资料，应采取严格的保密措施，如加密存储、专人保管、限制访问等。3.资料室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露资料内容。如因工作需要查阅、使用保密资料，应按照规定办理审批手续，并妥善保管资料。4.加强对保密资料的监督检查，发现泄密情况及时报告，并采取相应的措施进行处理。九、资料室工作人员管理（一）人员配备1.根据资料室的工作任务和业务需求，合理配备工作人员，确保工作的正常开展。2.资料室工作人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉资料管理工作流程。（二）岗位职责1.明确资料室工作人员的岗位职责，包括资料收集、整理、保管、利