卫生院会计档案保管制度

PAGE卫生院会计档案保管制度一、总则1.目的为了加强卫生院会计档案的管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体财务人员在会计核算过程中形成的各种会计档案的管理。3.定义会计档案是指卫生院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映卫生院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的内容1.会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2.会计账簿类总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4.其他类银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理1.会计凭证的整理每月末，财务人员应对本月的会计凭证进行分类整理，检查凭证的编号是否连续，附件是否齐全，印章是否完备。将记账凭证按照编号顺序排列，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。整理好的会计凭证，每25张或50张装订一册，在封面上注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。整理时，首先检查本年度账簿记录是否完整，账页是否齐全，编号是否连续。将活页账按页码顺序编号，撤去账夹，加具封面、封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式账簿，应在原账页最后一页的空白处，加盖“结转下年”戳记，将余额结转下年。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度等信息，并由相关人员签字盖章。3.财务报告的整理年度终了，财务人员应将全年的财务报告按月份、季度顺序整理成册。检查报告的内容是否完整，数据是否准确，签字盖章是否齐全。在报告封面上注明单位名称、年度、月份、季度等信息，并由编制人、审核人、负责人签字盖章。四、会计档案的装订1.装订要求会计档案应采用线绳三孔左侧装订法，装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订时应在凭证、账簿、报告的左上角打孔，用线绳穿绕，在背面打结，并在结扣处加封粘纸，由装订人员在粘纸骑缝处加盖印章。2.装订顺序会计凭证的装订顺序为：记账凭证封面、记账凭证、原始凭证张数及附件、记账凭证背面的原始凭证粘贴单、科目汇总表（或汇总记账凭证）、记账凭证封底。会计账簿的装订顺序为：账簿封面、账簿启用表、账户目录、账页、账簿封底。财务报告的装订顺序为：报告封面、报告目录、报告正文、报告附注、报告封底。五、会计档案的保管期限1.永久保管年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.定期保管会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计资料的保管期限为30年。银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等保管期限为10年。六、会计档案的保管1.保管地点卫生院应设置专门的会计档案保管库房，配备必要防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全。保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。2.保管方式会计档案应按照保管期限分类存放，采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。纸质档案应存放于专用档案柜中，按年度、类别顺序排列，便于查找。电子档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.保管人员职责负责会计档案的整理、装订、归档和保管工作，确保会计档案的安全、完整。建立会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息，并定期进行核对。严格执行会计档案查阅、借阅制度，对查阅、借阅的会计档案进行登记，及时收回，并检查档案的完整性。定期对会计档案进行检查，发现问题及时报告并采取措施进行处理。七、会计档案的查阅与借阅1.查阅程序本卫生院内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经财务负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出保管库房。查阅人员如需复印、摘录会计档案内容，应经财务负责人同意，并在复印件上加盖财务专用章。查阅完毕后，查阅人员应将会计档案归还保管人员，并在《会计档案查阅申请表》上签字确认。2.借阅程序外单位因工作需要查阅或借阅本卫生院会计档案的，应持有单位介绍信，经卫生院负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅单位名称、借阅人姓名、借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经财务负责人审核后，报卫生院负责人批准。借阅人员应在约定时间内归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅人员不得擅自转借、拆封、抽换会计档案。借阅人员归还会计档案时，保管人员应认真检查档案的完整性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。八、会计档案的销毁1.销毁程序会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。卫生院负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告卫生院负责人。2.不得销毁的会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。九、会计档案的信息化管理1.电子会计档案的管理要求卫生院应按照国家有关规定，加强电子会计档案的管理，确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全。电子会计档案应与其元数据一并保存，形成结构化数据，能满足日常查询、统计、分析、借阅等需求。电子会计档案的存储格式应符合国家规定的标准，便于长期保存和利用。卫生院应定期对电子会计档案进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.电子会计档案的查阅与借阅本卫生院内部人员查阅、借阅电子会计档案，应通过专门的电子档案管理系统进行操作，并按照规定的审批程序办理。外单位查阅、借阅电子会计档案的，应经卫生院负责人批准，并按照规定的程序办理相关手续。查阅、借阅人员不得擅自复制、传播电子会计档案。电子会计档案的查阅、借阅记录应详细记录查阅、借阅人员的姓名、单位、时间、内容等信息，以便进行跟踪和管理。3.电子会计档案的销毁电子会计档案的销毁应按照国家有关规定进行，确保销毁过程的安全、可靠。销毁电子会计档案时，应采用符合国家规定的技术手段，确保电子数据无法恢复。电子会计档案销毁后，应在电子档案管理系统中进行相应的记录，并将销毁情况报告卫生院负责人。十、监督与检查1.内部监督卫生院应建立健全会计档案管理的内部监督制度，定期对会计档案的管理情况进行检查。财务部门应定期对会计档案的整理、装订、保管等情况进行自查，发现问题及时整改。档案管理部门应定期对会计档案的存放、查