卫生院办公室工作制度

PAGE卫生院办公室工作制度一、总则1.目的本工作制度旨在规范卫生院办公室工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序、高效开展，为卫生院的整体运营提供有力支持，保障医疗服务的质量和安全，更好地服务患者及社会。2.适用范围本制度适用于卫生院办公室全体工作人员。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业相关标准和规范。高效协作原则：优化工作流程，加强各岗位之间的协作配合，提高整体工作效率。服务至上原则：以患者需求和临床一线需求为导向，提供优质、高效、便捷的服务。保密原则：严格保守卫生院各类机密信息，确保信息安全。二、岗位职责1.办公室主任职责全面负责办公室工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调卫生院各部门之间的工作关系，确保信息畅通，工作协同。负责办公室人员的管理和考核，组织开展培训和团队建设活动。审核重要文件和报告，代表卫生院对外沟通协调相关事宜。参与卫生院重大决策的讨论和制定，提供相关支持和建议。2.行政秘书职责负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转及时、准确。起草、审核一般性行政文件和通知，协助主任处理各类行政事务。安排卫生院会议、活动等，做好会议记录和活动组织工作。负责办公用品的采购、管理和发放，做好物资库存盘点。协助做好卫生院的接待工作，安排接待事宜并做好相关记录。3.人事秘书职责负责人事档案的建立、管理和维护，确保档案资料完整、准确。办理人员招聘、入职、离职、调动等手续，做好相关信息的登记和更新。核算员工工资、奖金，办理社会保险、住房公积金等相关业务。组织开展员工培训需求调查，协助制定培训计划并组织实施。负责员工考勤管理，统计考勤数据并进行分析。4.财务秘书职责协助财务部门做好卫生院的财务核算工作，审核各类费用报销单据。负责财务文件和资料的整理、归档，保管财务印章和重要票据。定期编制财务报表和统计报表，为卫生院财务管理提供数据支持。协助财务人员进行财务审计和税务申报工作，确保财务工作合规。参与财务预算的编制和执行监督，提出合理化建议。5.信息管理员职责负责卫生院信息系统的日常维护和管理，确保系统稳定运行。收集、整理、分析各类医疗数据和信息，为卫生院管理决策提供依据。负责网络安全管理，防范网络风险，保障信息安全。维护卫生院内部办公网络，及时处理网络故障和技术问题。协助临床科室做好信息化设备的使用培训和技术支持。三、工作流程1.文件管理流程收文：办公室收到外来文件后，进行登记，注明文件来源、日期、标题等信息，及时送主任阅批。传阅：主任根据文件内容批示传阅范围，行政秘书按照批示顺序组织传阅，阅文人在文件传阅单上签字确认。办理：相关部门或人员根据文件要求办理相关事项，办理结果及时反馈给办公室。归档：文件办理完毕后，行政秘书将文件整理归档，按照档案管理规定进行分类存放，便于查询和利用。2.发文流程拟稿：由相关部门或人员起草文件初稿，确保内容准确、格式规范。审核：初稿完成后，送办公室主任审核，重点审核文件内容的合法性、准确性、完整性以及格式规范性。签发：经主任审核通过的文件，由卫生院负责人签发。印发：行政秘书根据签发意见进行文件编号、排版、印制，然后分发至相关部门或人员，并做好发文登记。3.会议管理流程会议计划：办公室根据卫生院工作安排，制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息。会议通知：提前向参会人员发送会议通知，注明会议相关信息，确保参会人员按时参加会议。会议组织：会议当天，行政秘书负责布置会场，准备会议资料，安排会议记录人员。会议期间，做好会议服务工作，保障会议顺利进行。会议记录：记录人员认真记录会议内容，包括会议讨论要点、决议事项等，形成会议纪要初稿。会议纪要：会议结束后，记录人员及时整理会议纪要，经主任审核后，发送给参会人员及相关部门，并督促决议事项的执行。4.办公用品管理流程需求申报：各部门根据工作需要，定期向行政秘书申报办公用品需求计划，注明物品名称、规格、数量等。采购审批：行政秘书汇总各部门需求，编制采购计划，报主任审批。经批准后，按照卫生院采购规定进行采购。采购实施：行政秘书选择合格供应商进行采购，确保采购物品的质量和价格合理。采购过程中做好相关记录，包括采购日期、供应商名称、物品名称及数量等。验收入库：办公用品到货后，行政秘书会同相关人员进行验收，检查物品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格后办理入库手续，填写入库单，更新库存台账。发放领用：各部门凭领用单到行政秘书处领取办公用品，行政秘书按照库存情况进行发放，并做好发放记录，定期盘点库存。5.人事管理流程招聘：根据卫生院人员需求，发布招聘信息，收集应聘人员简历。组织面试、笔试等环节，确定拟录用人员名单，报卫生院负责人审批后办理入职手续。入职：为新员工办理入职手续，发放工作证件、办公用品等，组织新员工培训，介绍卫生院基本情况、规章制度等。考勤：人事秘书每月初收集各部门员工考勤记录，进行汇总统计，对迟到、早退、旷工等情况进行记录和分析，按照考勤制度进行相应处理。薪酬核算：财务秘书每月根据考勤记录、绩效考核结果等核算员工工资、奖金，报主任审核后发放。离职：员工提出离职申请，人事秘书按照规定办理离职手续，收回工作证件、办公用品等，结算工资、福利等费用，办理社会保险减员等手续，并做好离职人员信息登记。档案管理：人事秘书负责建立和维护员工人事档案，及时更新档案信息，确保档案资料的完整性和准确性。档案保管期限按照国家规定执行，期满后按照档案销毁程序进行处理。6.财务报销流程费用申请：员工因工作需要发生费用支出时，填写费用报销申请表，注明费用项目、金额、事由等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门审批：申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人审核费用的合理性和必要性，签字确认。财务审核：报销申请表及原始凭证送财务秘书审核，重点审核票据的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合规定。审核通过后签字。领导审批：经财务审核后的报销申请，报卫生院相关领导审批。领导根据审批权限进行审批签字。报销支付：审批通过后，财务秘书按照规定办理报销支付手续，将报销款项支付给员工或供应商。四、工作纪律1.遵守国家法律法规和卫生院各项规章制度，自觉维护卫生院形象。2.按时上下班，不迟到、早退、旷工，严格执行考勤制度。3.工作时间内专注工作，不得擅自离岗、串岗、闲聊，不得从事与工作无关的事情。4.保守卫生院机密，未经批准，不得向外泄露卫生院的各类信息、文件、数据等。5.对工作认真负责，积极主动，不得推诿扯皮，确保各项工作按时、高质量完成。6.严格遵守廉洁自律规定，不得利用职务之便谋取私利。五、绩效考核1.办公室制定绩效考核方案，明确考核指标、考核标准和考核周期。2.考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、协作能力、服务态度等方面。3.考核方式采用自评、上级评价、同事评价相结合的方式，全面客观地评价员工工作表现。4.绩效考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。5.办公室定期对绩效考核结果进行分析总结，针对存在的问题提出改进措施，不断完善绩效考核制度。六、培训与发展1.根据员工岗位需求和职业发展规划，制定培训计划，组织开展各类培训活动。2.培训内容包括专业知识、业务技能、管理能力、法律法规、职业道德等方面。3.鼓励员工参加外部培训和学术交流活动，拓宽视野，提升综合素质。4.建立员工培训档案，记录培训情况和考核结果，为员工职业发展提供参考依据。5.关注员工职业发展需求，为员工提供晋升机会和岗位轮换机会，促进员工成长和发展。七、附则