卫生院接待室管理制度

PAGE卫生院接待室管理制度一、总则1.目的为规范卫生院接待室的管理，确保接待工作的高效、有序进行，展示卫生院良好形象，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生院接待室的使用及相关接待活动的组织与管理。3.管理原则接待工作应遵循热情、礼貌、周到、高效的原则，严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业标准，确保接待活动符合规范要求。二、接待室使用管理1.接待室功能区域划分接待室分为接待区、洽谈区、休息区等功能区域。接待区配备必要的办公桌椅、电脑等设备，用于接待人员与来访人员的初步沟通；洽谈区设置会议桌椅，方便进行深入交流和业务洽谈；休息区提供舒适的沙发、茶几等，为来访人员营造轻松的氛围。2.使用预约凡需使用接待室的部门或个人，应提前[X]个工作日填写《接待室使用申请表》，注明接待时间、来访人员、接待事由等信息，提交至卫生院办公室。办公室根据申请情况进行统筹安排，并及时反馈预约结果。3.使用时间接待室正常使用时间为工作日的[具体时间段]。特殊情况需延长使用时间的，应提前向办公室说明，并经同意后方可使用。4.使用规范使用人员应爱护接待室内的设施设备，保持室内整洁卫生。使用完毕后，应及时清理桌面、地面，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备。接待室内严禁吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等行为。未经允许，不得擅自更改接待室内的布局和设施设备。三、接待工作流程1.接待准备接到接待任务后，办公室应及时了解来访人员的基本情况、来访目的、行程安排等信息，并根据接待规格和要求制定接待方案。根据接待方案，提前做好接待室的清洁卫生、设备调试、资料准备等工作。通知相关部门和人员做好接待准备，明确各自职责。2.迎接引导来访人员到达卫生院时，接待人员应在指定地点迎接，并主动打招呼、自我介绍，引导来访人员前往接待室。在引导过程中，接待人员应注意言行举止，保持礼貌、热情的态度，为来访人员提供必要的帮助。3.接待洽谈进入接待室后，接待人员应及时为来访人员送上茶水或饮料，并安排入座。按照接待方案，由相关负责人与来访人员进行洽谈，介绍卫生院的基本情况、业务范围、工作进展等情况，并认真倾听来访人员的意见和建议。在洽谈过程中，接待人员应做好记录，及时传递相关信息，确保沟通顺畅。4.参观介绍如有需要，可安排来访人员参观卫生院的相关科室、设施设备等。参观过程中，应安排专人进行讲解，介绍卫生院的特色业务、技术优势等情况。5.送别洽谈结束后，接待人员应向来访人员表示感谢，并根据来访人员的行程安排，安排车辆或引导其离开卫生院。四、接待人员行为规范1.仪容仪表接待人员应保持良好的仪容仪表，穿着整洁得体的工作服，佩戴工作牌。头发应梳理整齐，面容应整洁干净，不得化浓妆。举止应端庄大方，不得有不雅行为。2.言行举止接待人员应使用文明礼貌用语，热情、主动地与来访人员交流。说话应清晰、简洁、有条理，不得使用粗俗、生硬的语言。倾听来访人员讲话时，应专注认真，不得随意打断或敷衍了事。3.服务态度接待人员应始终保持热情、周到的服务态度，尽力满足来访人员的需求。对来访人员提出的问题和要求，应及时给予回应和解决，不得推诿扯皮。如遇特殊情况或无法解决的问题，应及时向上级领导汇报，并积极协调处理。五、接待工作纪律1.严格遵守接待方案接待人员应严格按照接待方案开展接待工作，不得擅自更改接待规格、接待流程等内容。2.保守机密接待过程中涉及的卫生院机密信息、业务数据等，接待人员应严格保密，不得泄露给无关人员。3.廉洁自律接待人员应廉洁自律，不得接受来访人员的礼品、礼金、有价证券等财物，不得利用接待工作谋取私利。4.不得擅自离岗接待人员在接待过程中不得擅自离岗，如有特殊情况需要离开，应提前向相关负责人说明，并安排好接替人员。六、接待费用管理1.费用预算接待费用应纳入卫生院年度预算管理，办公室根据接待工作的实际需求，编制接待费用预算，报卫生院领导审批后执行。2.费用报销接待费用报销应严格按照卫生院财务管理制度执行。报销时，应提供合法有效的票据，并注明接待时间、来访人员、接待事由等信息。经审核无误后，方可报销。3.费用控制接待费用应严格控制在预算范围内，不得超支。如因特殊情况需要增加接待费用，应提前报卫生院领导审批。七、安全管理1.设施设备安全定期对接待室内的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行，避免发生安全事故。2.消防安全接待室内应配备必要的消防设施设备，并保持完好有效。严禁在接待室内私拉乱接电线、违规使用电器设备等行为，确保消防安全。3.人员安全接待人员应注意自身安全，避免与来访人员发生冲突。如遇突发情况，应及时采取措施，并向上级领导报告。八、监督与考核1.监督检查卫生院办公室负责对接待室管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对接待室的使用情况、接待工作质量等进行检查，发现问题及时督促整改。2.考核评价将接待工作纳入卫生院绩效考核体系，对接待人员的工作表现、服务质量等进行考核评价。考核结果作为接待人员奖惩、晋升等的重要依据。3.奖惩措施对在接待工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。