卫生院项目合同管理制度

PAGE卫生院项目合同管理制度一、总则1.目的为加强卫生院项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护卫生院合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院对外签订的各类项目合同，包括但不限于医疗设备采购合同、工程建设合同、药品及耗材采购合同、技术服务合同、合作项目合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和规范。公平公正原则：合同双方的权利和义务应公平对等，不得损害任何一方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和应对，确保合同履行过程中的风险可控。二、合同管理职责分工1.合同管理部门卫生院设立合同管理办公室，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度及流程。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的管理工作。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。2.业务部门各业务部门负责本部门项目合同的前期调研、谈判、起草等工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、签订、履行等相关工作。其主要职责包括：对项目进行可行性研究和风险评估，提出合同签订的必要性和可行性建议。负责与合同对方进行沟通、谈判，起草合同文本。按照合同约定组织实施项目，及时汇报项目进展情况和存在的问题。配合合同管理部门对合同履行情况进行监督检查，协助处理合同纠纷。3.审核部门卫生院设立合同审核小组，由院长、分管领导、财务部门负责人、法务人员等组成。合同审核小组负责对合同文本进行审核，提出审核意见。其主要职责包括：审查合同主体资格、经营范围、资信状况等是否合法合规。审核合同条款是否完整、准确、合法，权利义务是否对等。评估合同风险，提出风险防范措施和建议。对合同的经济性、可行性进行审查，确保合同符合卫生院利益。三、合同签订管理1.合同起草业务部门根据项目需求和谈判结果，负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利和义务，避免模糊不清或歧义性条款。合同文本一般应包括以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式；项目名称、内容、要求；合同标的数量、质量、规格、型号等；价格及付款方式；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等。涉及技术服务、工程建设等专业性较强的合同，应根据行业标准和惯例，明确技术要求、验收标准、质量保证等条款。2.合同审核业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行初审。合同管理部门主要审核合同格式是否规范、条款是否完整等。初审通过后，合同文本提交合同审核小组进行审核。合同审核小组应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。3.合同签订合同经审核通过后，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖卫生院公章。签订合同前，应确保合同对方具备合法的主体资格和良好的资信状况。业务部门应对合同对方的营业执照、资质证书、业绩情况等进行审查，并留存相关证明材料。合同签订过程中，应严格按照授权范围进行签字盖章，不得超越权限签订合同。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，业务部门应及时将合同副本交至相关部门和人员，进行合同交底。合同交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、履行要求、注意事项等。合同交底应形成书面记录，由接收人签字确认。2.履行跟踪业务部门负责合同履行的具体组织和实施，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，及时履行合同义务。合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，了解项目进展情况，督促业务部门按时履行合同。业务部门在合同履行过程中如发现问题或风险，应及时向合同管理部门报告，并采取有效措施进行处理，确保合同顺利履行。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订前，应按照合同签订的审核程序进行审核。4.验收管理项目完成后，业务部门应按照合同约定的验收标准组织验收。验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括项目名称、内容、验收依据、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。涉及金额较大或重要的项目，应邀请专业机构或专家进行验收。五、合同付款管理1.付款申请业务部门根据合同约定和项目进展情况，填写付款申请表。付款申请表应包括合同编号、项目名称、付款金额、付款理由、收款单位信息等内容。付款申请表应附合同副本、发票、验收报告等相关证明材料。2.审核审批付款申请表提交财务部门进行审核。财务部门主要审核付款金额是否符合合同约定、发票是否合规、相关证明材料是否齐全等。审核通过后，付款申请表提交院长审批。院长根据卫生院资金状况和合同履行情况进行审批。3.款项支付经审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。款项支付过程中，应严格遵守财务管理制度和支付流程，确保资金安全。|六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、变更协议、验收报告、付款凭证等资料收集整理，移交合同管理部门。合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案整理合同管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类存放，并建立电子档案目录。整理后的合同档案应编制页码，加盖骑缝章，并在档案封面注明合同名称、编号、签订时间、保管期限等信息。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全存放。合同档案的保管期限应根据国家法律法规和卫生院实际情况确定。一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。档案查阅申请表经合同管理部门负责人审批后，方可查阅合同档案。查阅过程中，应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。七、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格履行合同约定，从源头上预防合同纠纷的发生。定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现潜在的纠纷隐患，并采取有效措施加以解决。2.纠纷处理流程合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门会同法务人员对纠纷情况进行调查核实，分析纠纷原因，提出处理意见和建议。根据纠纷处理意见，与合同对方进行协商解决。