卫生计生办文办会制度

PAGE卫生计生办文办会制度一、总则（一）目的为进一步加强卫生计生办的文件管理和会议组织工作，提高工作效率，确保各项工作规范、有序、高效开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本办实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生计生办全体工作人员。（三）基本原则1.准确规范原则文件和会议的组织要严格遵循法律法规、政策方针以及行业标准，确保内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则及时传达上级指示精神，迅速处理各类文件，高效组织会议，保证信息传递畅通，工作落实及时。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强文件和会议信息的安全管理，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件的分类与编号1.文件分类上级文件：包括党中央、国务院、国家卫生健康委、地方党委政府及相关部门下发的各类文件。本级文件：本卫生计生办制发的各类文件，如通知、报告、请示、函等。平行文件：与其他单位或部门往来的文件。下级文件：下属单位或部门上报的文件。2.文件编号上级文件编号：沿用上级文件原编号。本级文件编号：采用年份+序号的方式，如“[年份]第[序号]号”。年份为公元纪年全称，序号为阿拉伯数字，从001起依次编排。平行文件编号：根据往来单位和文件性质，自行设定编号规则，确保编号的唯一性和系统性。下级文件编号：由下级单位按本办要求自行编号，并报本办备案。（二）文件的收发与登记1.收文专人负责文件收发工作，收到文件后，首先检查文件的完整性，包括文件份数、附件是否齐全等。对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件名称、文号、来文单位、收文日期、密级等。及时将文件送呈办领导批阅，根据领导批示，分送相关科室办理。2.发文各科室拟制的文件，经科室负责人审核后，交文办统一编号、排版。文办对发文进行登记，登记内容包括文件名称、文号、发文单位、发文日期、主送单位、抄送单位、密级等。按照发文流程，依次经相关领导审核、签发后，由文办负责印制、分发。（三）文件的传阅与办理1.传阅文办根据领导批示，将文件分送相关科室传阅。传阅文件应严格按照规定的传阅范围进行传递，不得擅自扩大或缩小传阅范围。传阅文件采用“传阅单”形式，阅文人应在“传阅单”上签名，并注明传阅日期，以明确责任和传递顺序。文办要及时跟踪文件传阅情况，对传阅时间较长的文件进行催阅，确保文件传阅的及时性和高效性。2.办理承办科室收到传阅文件后，应按照领导批示和文件要求，及时办理相关事项。办理结果应在规定时间内反馈给文办。对于需要回复的文件，承办科室应按照公文格式要求，拟制回复文件，经科室负责人审核、相关领导签发后，由文办负责发送。文办对文件办理情况进行跟踪检查，对办理不及时或不符合要求的科室进行督促整改。（四）文件的归档与保管1.归档文件办理完毕后，承办科室应及时将文件材料整理归档。归档文件应齐全完整，符合档案管理要求。归档文件按照分类方案进行整理，同一类别的文件按照时间顺序排列，编目装订。文办定期对归档文件进行检查和核对，确保归档文件的质量。2.保管设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。文件档案实行专人保管，严格遵守档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。定期对档案进行清理和鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。三、会议管理（一）会议分类1.全体会议由卫生计生办全体工作人员参加的会议，主要传达上级指示精神，部署重要工作任务，总结工作经验等。2.专题会议针对特定工作领域或问题召开的会议，如业务研讨会、工作推进会、问题协调会等。3.科室会议各科室自行组织召开的会议，主要传达科室工作安排，讨论科室内部事务等。（二）会议计划与通知1.会议计划每年年初，各科室应根据工作需要，制定本科室年度会议计划，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等。文办汇总各科室会议计划，结合本办工作重点和上级要求，制定本办年度会议计划，并报办领导审批。2.会议通知根据会议计划，文办提前拟定会议通知。会议通知应明确会议的基本信息，如会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等。会议通知采用书面、电子等多种方式发送给参会人员。对于重要会议，应提前电话确认参会人员是否收到通知。（三）会议组织与安排1.会场布置根据会议规模和性质，合理选择会议场地。会场应整洁、安静、光线充足，配备必要的会议设备，如音响、投影仪、麦克风等。按照会议要求，对会场进行布置，包括悬挂会标、摆放桌椅、设置签到台、安排座次等。座次安排应体现会议的组织性和严肃性，重要领导和嘉宾应安排在显著位置。2.会议资料准备根据会议议程，准备相关会议资料，如会议文件、汇报材料、发言稿等。会议资料应内容准确、格式规范、装订整齐。在会议开始前，将会议资料发放给参会人员。对于需要保密的会议资料，应严格按照保密规定进行发放和管理。3.会议签到与记录在会议入口处设置签到台，安排专人负责会议签到工作。参会人员应按时签到，签到表应记录参会人员的姓名、单位、职务等信息。安排专人负责会议记录，会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议发言、讨论情况、决议事项等。会议记录采用纸质记录和电子记录相结合的方式，确保记录的准确性和可追溯性。（四）会议主持与发言1.会议主持会议主持人应提前熟悉会议议程和内容，明确会议目的和要求。会议主持过程中，应引导会议有序进行，控制会议节奏，确保会议按照预定议程顺利完成。主持人应认真听取参会人员的发言，及时进行总结和归纳，对会议讨论的问题进行协调和决策。2.会议发言参会人员应按照会议安排，准时发言。发言内容应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁明了。发言过程中，应尊重他人，避免打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的观点和建议。（五）会议决议与落实情况跟踪1.会议决议会议结束后，主持人应及时整理会议决议，形成会议纪要。会议纪要应准确记录会议讨论的主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等。会议纪要经主持人审核后，印发给参会人员和相关科室。会议纪要具有与会议同等的效力，各科室应认真贯彻执行。2.落实情况跟踪文办负责对会议决议的落实情况进行跟踪检查。定期收集各科室会议决议执行情况的汇报，对执行不力的科室进行督促整改。对于重要会议决