学校卫生保健室档案制度

PAGE学校卫生保健室档案制度一、总则（一）目的学校卫生保健室档案制度旨在规范学校卫生保健室档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为学校卫生保健工作提供科学依据和有效支持，保障师生的身体健康。（二）适用范围本制度适用于本校卫生保健室在开展各项卫生保健工作过程中形成的各类档案资料，包括但不限于学生健康档案、教职工健康档案、传染病防控档案、健康教育档案、环境卫生监测档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映学校卫生保健工作的实际情况，确保数据真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与学校卫生保健工作相关的各类资料，避免遗漏重要信息。3.准确性原则：对档案资料进行准确分类、编号、登记和归档，确保信息的准确无误。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护师生个人隐私和学校卫生保健工作的机密信息。5.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）卫生保健室负责人职责1.全面负责学校卫生保健室档案管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案管理人员进行档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。4.对档案管理工作进行总结和评估，不断提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、登记和归档工作。2.严格按照档案管理制度对档案进行保管，确保档案的安全和完整。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。5.协助卫生保健室负责人做好档案管理的其他相关工作。（三）各部门职责1.学校各部门应积极配合卫生保健室做好档案资料的收集工作，及时将本部门与卫生保健工作相关的资料移交卫生保健室。2.各部门在开展卫生保健工作过程中，应按照档案管理制度的要求，规范填写和保存相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学生健康档案：包括学生基本信息、体检记录、视力检查记录、口腔检查记录、预防接种记录、因病缺勤病因追查与登记记录等。2.教职工健康档案：包括教职工基本信息、体检记录、职业健康检查记录等。3.传染病防控档案：包括传染病疫情报告记录、传染病防控措施落实情况记录、消毒记录、疫苗接种记录等。4.健康教育档案：包括健康教育计划、健康教育教案、健康教育活动记录、学生健康知识知晓率及行为形成率调查记录等。5.环境卫生监测档案：包括学校环境卫生监测记录、饮用水卫生监测记录、食品卫生监测记录等。6.其他与学校卫生保健工作相关的档案资料：如卫生保健工作会议记录、培训记录、科研资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确和完整。2.收集的档案资料应真实、有效，并具有保存价值。3.对于纸质档案资料，应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如学生健康档案、教职工健康档案、传染病防控档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.登记：建立档案登记台账，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案资料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保护档案的完整性，不得影响档案的查阅和使用。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案资料及时入库。2.归档的档案应按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。备份应定期进行，以防止数据丢失。（二）保管期限1.学生健康档案：长期保存。2.教职工健康档案：长期保存。3.传染病防控档案：至少保存三年。4.健康教育档案：至少保存三年。5.环境卫生监测档案：至少保存三年。6.其他与学校卫生保健工作相关的档案资料：根据实际情况确定保管期限，但不得少于三年。（三）保管措施1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对于电子档案，应采取加密、备份等措施，防止数据泄露和丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案借阅制度，不得擅自将档案带出库房。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案资料的正确使用。2.档案的利用应服务于学校卫生保健工作的需要，为师生健康提供保障。（二）利用方式1.查询：学校内部人员因工作需要可查询相关档案资料。查询时应填写查询申请表，经卫生保健室负责人批准后，由档案管理人员提供查询服务。2.借阅：学校内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经卫生保健室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复印：对于需要复印的档案资料，应经卫生保健室负责人批准后，由档案管理人员进行复印。复印的档案资料应加盖卫生保健室公章，注明用途。（三）借阅归还1.借阅人员应按时归还档案资料，不得逾期。如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。2.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则。2.鉴定工作应在卫生保健室负责人的领导下，由档案管理人员和相关业务人员共同进行。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。2.对于涉及师生个人隐私、学校机密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，不得随意销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员定期对档案进行清查，提出销毁档案的清单。清单应包括档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.卫生保健室负责人组织相关人员对销毁清单进行审核，确认无误后，报学校主管领导批准。3.经批准后，由档案管理人员会同相关人员对拟销毁的档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校卫生保健室档案管理信息系统，实现档案资料的电子化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查询、检索和利用。（二）信息系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括学生健康档案、教职工健康档案、传染病防控档案等各类档案信息。2.档案查询：提供多种查询方式，如按档案类别、编号、日期等条件进行查询，方便用户快速获取所需档案信息。3.档案统计：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，如学生健康状况统计报表、传染病发病情况统计报表等，为学校卫生保健工作提供决策支持。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。只有授权用户才能访问和操作相关档案信息。（三）数据安全与维护1.加强档案管理信息系统的数据安全防护，采取防火墙、加密技术