卫生部门采购管理制度

PAGE卫生部门采购管理制度一、总则（一）目的为加强卫生部门采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生部门内所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订等。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。监督采购活动的执行情况，对采购绩效进行评估。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作。负责采购物资或服务的验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，负责采购款项的支付和核算。对采购资金的使用情况进行监督和审计。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规、采购程序是否执行到位。对采购项目的绩效进行评价，提出审计意见和建议。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应定期对本部门的物资和服务需求进行预测，结合业务发展规划、工作任务安排等因素，预估未来一段时间内的采购需求。2.采购管理部门应收集、汇总各需求部门的采购需求预测信息，进行综合分析，形成部门采购需求预测报告。（二）采购计划编制1.根据采购需求预测报告，采购管理部门编制年度采购计划和月度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容；月度采购计划应在年度采购计划的基础上，结合实际工作进度和需求变化，对当月采购项目进行细化和调整。3.采购计划编制过程中，应充分考虑库存情况、市场供应情况、资金安排等因素，确保采购计划的合理性和可行性。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，应提交相关部门进行审批。年度采购计划由部门领导班子审批；月度采购计划由采购管理部门负责人审批。2.审批部门应重点审查采购计划的必要性、合理性、合规性和资金预算安排等内容，对不符合要求的采购计划提出修改意见，直至审批通过。（四）采购计划执行与调整1.采购管理部门应严格按照审批后的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整、工作任务变更等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出申请，经采购管理部门审核后，报原审批部门批准。3.采购计划调整应遵循合理、合规、及时的原则，确保采购活动的顺利进行。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和标准。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的供应能力、可靠的产品质量和售后服务等条件。2.采购管理部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行资格审查和实地考察。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料；实地考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等方面。3.经审查和考察合格的供应商，纳入供应商名录，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、考察报告、合作记录等内容。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价与考核方式包括日常评价、定期评价和专项评价等。日常评价由采购人员根据每次采购活动中供应商的表现进行记录和评价；定期评价每年进行一次，由采购管理部门组织相关人员对供应商进行全面评价；专项评价根据采购项目的特殊要求或供应商出现的问题进行针对性评价。3.评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评价结果为优秀的供应商，在同等条件下优先选择合作；对评价结果为不合格的供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商动态管理1.根据供应商评价与考核结果，对供应商名录进行动态调整。对表现优秀的供应商，可适当增加合作机会和采购份额；对出现问题的供应商，应及时采取措施督促整改，如整改后仍不符合要求的，予以淘汰。2.定期对供应商进行回访，了解供应商的经营状况和合作需求，加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系。四、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目的质量和效益。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人签字后，提交采购管理部门进行审核。采购管理部门应重点审查采购申请的必要性、合理性、合规性和资金预算安排等内容，审核通过后报相关领导审批。3.采购实施招标采购：采购管理部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的招标方式，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。非招标采购：采购管理部门根据采购项目的特点和要求，选择竞争性谈判、单一来源采购、询价等非招标采购方式，组织采购谈判、询价等活动。在采购实施过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，了解供应商的报价、交货期、质量保证等情况，确保采购项目的顺利进行。4.合同签订：采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。5.验收付款验收：采购物资或服务到货后，需求部门应按照采购合同要求进行验收。验收内容包括物资或服务的规格、数量、质量是否符合要求等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。付款：财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施针对不同类型的风险，采取相应的风险应对措施：1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购计划，避免因市场价格波动、供应短缺等原因导致采购成本增加或采购任务无法完成。2.供应商风险：加强供应商管理，严格供应商准入和评价考核，选择优质供应商，建立长期稳定的合作关系，降低供应商违约风险。3.质量风险：加强采购物资或服务的质量控制，严格验收标准和程序，确保采购物资或服务符合质量要求。对出现质量问题的供应商，及时采取措施进行处理，如退货、换货、索赔等。4.合同风险：加强采购合同管理，严格合同签订、履行、变更、终止等环节的审核和监督，确保合同的合法性、有效性和完整性。对合同执行过程中出现的问题，及时与供应商沟通协商解决，避免合同纠纷。5.资金风险：加强采购资金管理，合理安排资金预算，严格资金支付审批程序，确保采购资金的安全和合规使用；防范因资金不足导致采购项目无法按时完成或因资金闲置导致资金浪费的风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行应对。3.对采购风险应对措施的执行情况进行跟踪和评估，及时总结经验教训，不断完善采购风险管理体系。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资或服务的价格、运输费用、税费等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。2.采购质量：评估采购物资或服务是否符合质量要求，是否满足使用部门的需求。3.采购效率：包括采购计划执行情况、交货期准时率等，评估采购活动是否按时完成，是否满足工作需要。4.供应商管理：评估供应商的选择、评价、考核等管理工作是否有效，供应商的合作满意度是否较高。5.合规性：评估采购活动是否符合国家法律法规和部门内部制度的要求，是否存在违规行为。（二）评估方法1.定量评估：通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行量化分析，计算评估得分，直观反映采购绩效情况。2.定性评估：通过对供应商管理、合规性等方面进行定性评价，并结合相关人员的意见和建议，综合评估采购绩效。3.综合评估：将定量评估和定性评估结果进行综合分析，得出采购绩效的综合评估结论。（三）评估周期采购绩效评估每年进行一次，于次年年初对上一年度的采购活动进行全面评估。（四）评估结