卫生院院档案管理制度

PAGE卫生院院档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映卫生院各项工作的实际情况，保证档案的完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与人员（一）档案管理部门卫生院设立综合档案室，负责全院档案的集中统一管理。综合档案室应配备必要的档案管理人员和档案保管设备。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管情况，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.积极开展档案利用工作，为卫生院各项工作提供档案信息服务。6.对各科室档案管理工作进行指导和监督，组织档案业务培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括卫生院的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件、报表等。2.医疗业务类档案：包括病历、处方、检查检验报告、医疗技术资料、医疗事故处理档案等。3.人事管理类档案：包括职工的个人档案、工资档案、考核档案、奖惩档案等。4.财务管理类档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.设备物资类档案：包括设备采购合同、设备验收报告、设备使用说明书、物资采购清单等。6.科研教学类档案：包括科研项目申报书、研究报告、教学计划、教案、学生成绩等。7.其他类档案：包括卫生院的荣誉证书、照片、录音录像等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的档案材料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、医疗业务、人事管理、财务管理、设备物资、科研教学等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各科室应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档，移交综合档案室。2.对于重大事件、重要项目形成的档案，应在事件结束或项目完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确，编号清晰，编目齐全。2.档案应装订整齐，采用统一规格的档案盒进行保管。3.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）保管期限及划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映卫生院短期工作活动，在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.具体档案保管期限的划分参照国家有关档案保管期限表执行。（四）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.加强档案的安全保卫工作，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本卫生院相关的档案，需经卫生院领导批准。（二）利用方式1.查阅：本院工作人员可直接到综合档案室查阅档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人签字，档案管理部门负责人批准后，方可借阅。（三）利用要求1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。4.外单位查阅档案，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和国家有关规定，对到期档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，确定销毁清单。3.经卫生院领导批准后，对拟销毁档案进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方法进行销毁。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行销毁。（五）销毁记录销毁档案时，应填写销毁记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由档案鉴定小组人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生院档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统。3.档案检索利用：通过档案信息管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅。4.档案安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和网络设施，满足档案信