卫生局足疗店采购制度

PAGE卫生局足疗店采购制度一、总则1.目的为规范卫生局足疗店的采购行为，确保所采购的物资、服务符合足疗店经营需求和质量标准，保障足疗店的正常运营，特制定本采购制度。2.适用范围本制度适用于卫生局足疗店内所有物资采购、设备采购、服务采购等相关活动。3.采购原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，保证所采购的物资和服务符合足疗店经营要求和顾客需求。成本效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本因素，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受相关部门和人员的监督，确保公平公正。二、采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，提出采购建议，并报主管领导审批。主管领导根据采购建议和实际情况进行审批，审批通过后，采购部门方可开展采购活动。3.供应商选择采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、信誉评价等方面的审核。建立供应商名录，对合格供应商进行分类管理，并定期更新。根据采购项目的需求，从供应商名录中选择合适的供应商进行询价或招标。4.采购实施询价采购：对于金额较小、采购频率较高的物资或服务，采购部门可向多家供应商进行询价，比较价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商进行采购。招标采购：对于金额较大、技术复杂、影响较大的采购项目，采购部门应组织招标采购。制定招标文件，明确采购要求、评标标准、投标截止时间等内容，邀请符合条件的供应商参与投标。谈判采购：对于一些特殊采购项目，如定制设备、独家代理产品等，采购部门可与供应商进行谈判，协商采购价格、交货期、售后服务等条款，达成采购协议。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保采购任务按时完成。5.合同签订采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同需经法务部门审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由采购部门负责人和供应商签字盖章生效。6.验收付款物资或服务到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准对物资或服务的质量、数量、规格等进行检验。验收合格后，验收人员填写《验收报告》，并签字确认。采购部门根据《验收报告》和采购合同办理付款手续。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。三、采购预算管理1.预算编制每年年底，采购部门应根据足疗店的经营计划和发展需求，编制下一年度的采购预算。采购预算应包括物资采购预算、设备采购预算、服务采购预算等内容。采购预算的编制应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算编制完成后，经财务部门审核，报主管领导审批后执行。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出申请，说明调整原因和调整金额，经财务部门审核，报主管领导审批后进行调整。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。审计部门负责对采购预算的编制、执行情况进行审计监督，确保采购预算的编制合理、执行严格、资金使用合规。四、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。针对不同的风险因素，分析其可能产生的影响和后果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作。对于重要物资或服务的供应商，可采取备用供应商制度，降低因供应商原因导致的供应中断风险。质量风险应对：加强对采购物资和服务的质量检验，严格按照采购合同和相关标准进行验收。在采购合同中明确质量违约责任，要求供应商提供质量保证和售后服务承诺。合同风险应对：加强对采购合同的管理，严格按照合同签订流程进行合同签订，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。付款风险应对：建立健全付款审批制度，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。加强对供应商的信用管理，对信用状况不佳的供应商采取谨慎付款措施，避免因付款问题导致的经济损失。3.风险监控采购部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现和解决风险应对过程中存在的问题。根据风险监控结果，对风险应对措施进行调整和完善，确保采购风险得到有效控制。五、采购档案管理1.档案建立采购部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、供应商名录、询价文件、招标文件、投标文件、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。2.档案保管采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规和足疗店相关规定执行。采购档案应存放在专门的档案柜中，实行分类存放，便于查找和使用。同时，应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅时间。3.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。六、采购人员管理1.人员资质采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力和团队合作精神，能够与供应商、内部部门等各方进行有效的沟通和协作。2.培训与考核采购部门应定期组织采购人员参加培训，不断提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容包括采购业务知识、法律法规、职业道德等方面。建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、业务能力等方面进行考核评价。考核结果作为采购人员薪酬调整、晋升、奖励等的依据