卫生院采购流程制度

PAGE卫生院采购流程制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院采购行为，确保采购活动合法、合规、透明、高效，保障卫生院医疗工作的顺利开展，满足患者的医疗需求，同时有效控制采购成本，提高资金使用效益。2.适用范围本制度适用于卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物品及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公开、公平、公正的原则，确保竞争机会均等，不偏袒任何一方。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，合理配置资源，避免浪费。诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序和合作关系。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。职责负责审议采购政策、制度和重大采购项目。对采购预算进行审核和监督。协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行评估和考核。2.采购部门人员配备：配备专业的采购人员，负责具体采购业务的实施。职责贯彻执行采购管理委员会的决议和采购制度。根据卫生院需求，编制采购计划和预算。组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购文件的编制、整理和归档。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.需求部门职责根据业务发展需要，提出准确、详细的采购需求。参与采购项目的技术规格制定和供应商选择。协助采购部门进行采购验收工作。反馈采购物品的使用情况和质量问题。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据卫生院年度工作计划、业务发展需求以及现有资产状况，会同财务部门和需求部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购管理委员会审核。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报采购管理委员会审批。采购部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。3.预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金的合理使用。审计部门有权对采购预算执行情况进行审计，对发现的违规行为依法依规进行处理。四、采购流程1.需求提出需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合库存情况和采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排等。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从数据库中筛选出符合条件的供应商，并进行初步评估。实地考察：对于重要采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。供应商评价与选择：采购部门根据供应商的评估和考察结果，对供应商进行综合评价，选择优质供应商。评价指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作情况等。定期对供应商进行考核和评估，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。4.采购实施采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购文件编制：采购部门根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布采购公告；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购部门应向选定的供应商发出采购文件。开标、评标或谈判：按照采购文件规定的时间和地点，组织开标、评标或谈判活动。采购部门应邀请相关人员组成评标委员会或谈判小组，对供应商的投标文件或响应文件进行评审和比较，确定中标供应商或成交供应商。合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，双方应严格履行合同约定。5.采购验收验收准备：采购部门在采购合同约定的交货期前，通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员制定验收方案，明确验收标准和方法。到货验收：供应商交货时，采购部门应会同需求部门按照验收方案进行到货验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、外观等。对于大型设备和重要物资，应邀请专业技术人员进行验收。验收报告：验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认验收结果。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。五、采购合同管理1.合同签订采购部门应在中标供应商或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.合同履行采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应符合法律法规的规定，并按照规定的程序报采购管理委员会备案。4.合同纠纷处理如双方在采购合同履行过程中发生纠纷，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别和评估出的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强市场调研、严格供应商管理、建立价格监测机制、完善合同条款审核、加强廉政教育等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。对于可能引发重大风险的事件，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。七、采购信息管理1.采购文件管理采购部门应建立采购文件档案管理制度，对采购过程中产生的各类文件进行分类、整理、归档和保管。采购文件档案应包括采购申请表、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，确保采购文件的完整性和可追溯性。2.供应商信息管理采购部门应建立供应商信息数据库，对供应商的基本信息、评价结果、合作情况等进行记录和管理。供应商信息数据库应定期更新，确保信息的准确性和时效性。3.采购数据统计与分析采购部门应定期对采购数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购项目分布、供应商构成等，为采购决策提供数据支持。同时，通过采购数据分析，发现采购活动中存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。八、监督与考核1.内部监督审计部门负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购行为是否合法合规，采购程序是否执行到位，采购资金是否合理使用等。纪检监察部门负责对采购活动中的廉政情况进行监督检查，防止采购过程中出现腐败行为。2.外部监督接受财政、卫生健康等部门的监督检查，积极配合相关部门