建设单位施工准备工作联络范本

施工准备阶段是项目建设的“起跑期”，建设单位需通过高效的联络协调，整合设计、施工、行政主管部门及周边相关方资源，为工程开工筑牢基础。以下结合实务经验，提供联络函范本及管理要点，供参考应用。一、联络函基本格式与核心要素联络函需兼顾合规性与操作性，核心结构如下：1.标题明确事由与对象，例如：“关于[XX项目]施工场地移交及前期准备工作的联络函”“关于协调[XX项目]施工许可证办理的沟通函”。2.主送单位根据事项性质确定，如施工单位、设计单位、属地住建部门、管线产权单位等，需标注全称或规范简称。3.正文背景说明：结合合同约定、政策要求或现场需求，阐述联络的必要性。例如：“依据《[项目名称]施工总承包合同》第X条约定，结合项目进度计划，现就场地移交事项沟通如下”。具体要求：分条列项说明工作内容、时间节点、技术标准等，需具备可验证性。例如：“请于[XX年XX月XX日]前完成场地内建筑垃圾清运，移交时场地平整度误差≤5cm（以设计标高为基准）”。4.结尾体现协作态度，例如：“盼贵单位大力支持，共同推进项目建设”“望及时反馈，以便统筹安排后续工作”。5.落款建设单位全称、日期，正式函件需加盖公章；非正式沟通可注明部门及联系人。二、施工准备阶段典型联络事项及范本示例（一）施工场地移交联络函标题：关于[XX项目]施工场地移交及前期准备工作的联络函主送单位：[XX地块原使用单位/土地整理单位]正文：我单位作为[XX项目]建设单位，依据《国有建设用地使用权出让合同》及项目建设计划，需开展施工场地移交工作。现就相关事项沟通如下：1.移交范围：[XX地块]规划红线范围内全部区域（边界以附件1《规划红线图》为准）。2.移交要求：场地内建（构）筑物、临时设施须于[XX年XX月XX日]前拆除并清运完毕，无残留障碍物；地下管线（含给水、排水、电力等）须于[XX年XX月XX日]前完成迁改，或提供详细管线分布图（含坐标、埋深参数）；场地平整度误差≤10cm（以设计标高为基准），无大面积积水、塌方隐患。请贵单位安排专人对接，于[XX年XX月XX日]15:00前反馈工作进度及需协调的问题，联系人：[张XX]，联系电话：[办公电话]。盼贵单位支持配合，共同保障项目顺利开工。落款：[XX建设投资有限公司][XX年XX月XX日]（二）图纸会审及设计交底联络函标题：关于[XX项目]施工图会审及设计交底的联络函主送单位：[XX设计研究院有限公司]正文：为确保施工图纸满足现场需求、减少设计变更，根据《建设工程质量管理条例》及项目管理要求，拟组织施工图会审及设计交底工作，具体如下：1.会议安排：时间：[XX年XX月XX日]9:00地点：[项目现场会议室/线上腾讯会议（会议号：XXX）]参会单位：建设、设计、施工、监理、造价咨询单位（若有）。2.需设计单位准备的工作：提前完成施工图内部审核，梳理各专业图纸矛盾点、疑问点；准备设计交底资料（含设计思路、关键技术要求、材料选型要求等）；安排各专业设计负责人参会，现场解答疑问。3.需施工、监理单位准备的工作（同步抄送相关单位）：施工单位须于[XX年XX月XX日]12:00前，以书面形式反馈图纸疑问至我单位[XX部门]；监理单位须对图纸合规性、合理性提出初步审核意见，同步反馈。望贵单位积极配合，保障图纸会审高效开展。落款：[XX建设开发有限公司][XX年XX月XX日]（三）施工许可证办理协调联络函标题：关于协助[XX项目]办理建筑工程施工许可证的联络函主送单位：[XX市住房和城乡建设局行政审批科]正文：我单位开发的[XX项目]（项目代码：XXX）已完成施工图审查、规划许可等前期手续，现申请办理施工许可证，需贵部门指导协调，具体如下：1.已完成工作：施工图审查合格书（编号：XXX）、建设工程规划许可证（证号：XXX）已取得；施工、监理单位已确定，合同已备案；建设资金证明、质量安全监督手续已办理。2.需贵部门协助的事项：指导完善申请材料（如现场踏勘补充资料、表格填写规范等）；协调消防、人防等部门，加快并联审批流程，确保[XX年XX月XX日]前完成许可证核发。我单位已安排专人（[王XX]，联系电话：[办公电话]）对接，恳请贵部门支持。若有资料补充或现场核查要求，请及时告知。落款：[XX置业有限公司][XX年XX月XX日]（四）材料设备进场准备联络函标题：关于[XX项目]首批材料设备进场准备工作的联络函主送单位：[XX施工总承包单位]、[XX监理单位]正文：根据[XX项目]施工进度计划，首批施工材料（钢筋、混凝土）及设备（塔吊）需于[XX年XX月XX日]进场，现就准备工作沟通如下：1.材料设备要求：钢筋须提供出厂合格证、检验报告，进场后按规范抽样送检；商品混凝土须明确强度等级、抗渗等级，配合比报告须经监理审核；塔吊须提供特种设备制造许可证、安装告知书，安装单位须具备相应资质。2.现场准备要求：施工单位须于[XX年XX月XX日]前完成材料堆放场地硬化（面积≥500㎡，承载力≥15kN/㎡）、防雨棚搭建；监理单位须提前制定材料设备验收细则，明确流程、标准及不合格品处置方式。3.协调事项：施工单位于[XX年XX月XX日]前反馈进场计划（含厂家、数量、时间）；监理单位于[XX年XX月XX日]前反馈验收人员安排及流程。联系人：[赵XX]，联系电话：[办公电话]，请各方密切配合，确保材料设备顺利进场。落款：[XX建设集团有限公司][XX年XX月XX日]（五）周边关系协调联络函（以社区为例）标题：关于[XX项目]施工期间社区关系协调的联络函主送单位：[XX社区居民委员会]正文：我单位开发的[XX项目]位于[XX路XX号]，即将进入施工阶段。为减少施工对居民的影响，现就协调事项沟通如下：1.施工计划说明：工期：[XX年XX月至XX年XX月]，其中桩基施工阶段（[XX年XX月至XX年XX月]）可能产生噪声、扬尘；时间：每日7:00-12:00、14:00-20:00（无夜间施工计划，特殊情况将提前公示）。2.降噪防尘措施：噪声控制：选用低噪声设备，桩基施工采用静压桩工艺；扬尘控制：设置2.5m高围挡、喷淋系统，渣土车辆密闭覆盖，现场道路硬化。3.沟通机制：我单位设立社区联络专员（[陈XX]，联系电话：[办公电话]），每周与社区对接施工进展及居民反馈；每月5日前向社区公示施工进度、环保措施落实情况。恳请社区协助向居民做好解释工作，若居民有疑问，可直接联系我单位联络专员，我们将及时响应整改。落款：[XX地产开发有限公司][XX年XX月XX日]三、施工准备联络工作的管理要点1.及时性：提前策划，抢占先机施工准备阶段时间紧凑，联络需前置启动。例如：场地移交需在施工单位进场前15-30日沟通，图纸会审需在施工招标完成后、施工单位进场前组织，避免因联络滞后导致工期延误。2.精准性：内容明确，有据可依联络事项需结合合同、规范及现场实际，避免模糊表述。例如：场地移交的平整度要求，需依据《建筑工程施工质量验收统一标准》，明确“误差≤5cm”而非“尽快平整”。3.留痕管理：全程记录，规避风险所有联络函件（含书面、邮件、微信）需编号存档，明确收发时间、经办人。涉及费用调整、设计变更等重要事项，建议采用书面函件并要求对方签收确认，避免口头约定引发纠纷。4.跟踪闭环：紧盯进度，推动落地对联络事项建立“发起-跟踪-反馈-闭环”机制。例如：发送场地移交函后，定期跟进进展，对未按时完成的事项，及时发函催告并说明影响（如“若场地未移交，将导致施工单位窝工，每日损失XX元，由贵单位承担”），直至问题解决。5.协作共赢：态度谦和，长效合作联络函语言需体现尊重与协作，避免强硬措辞。例如，将“贵单位必须于XX日