企业文档管理与归档制度模板

企业内部文档管理与归档制度一、制度适用范围与目标本制度适用于企业内部各部门（含分支机构、子公司）在经营管理过程中产生、处理和使用的各类纸质及电子文档，包括但不限于行政公文、会议纪要、项目文件、合同协议、财务凭证、人事档案、技术资料等。制度旨在规范文档的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁全流程，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提高文档管理效率，为企业决策、合规审计、业务连续性提供支撑。二、职责分工（一）行政部统筹企业文档管理工作，制定并优化文档管理制度；负责通用类文档（如行政公文、会议纪要、企业制度等）的归档审核、保管及借阅审批；建立和维护企业文档总目录及索引系统；定期组织文档保管情况检查。（二）各业务部门负责本部门业务文档（如项目文件、合同协议、技术资料等）的初步整理、分类及归档提交；指定专人（文档管理员）负责本部门文档的日常管理，保证文档及时、准确归档；配合行政部开展文档保管与借阅相关工作。（三）财务部负责财务类文档（如凭证、账簿、报表、税务资料等）的专业整理与归档，遵循《会计档案管理办法》相关规定；定期向行政部移交财务文档档案，并同步移交电子备份。（四）IT部负责电子文档的存储安全、备份及权限管理；维护企业文档管理系统的稳定运行，保证电子文档的可访问性与完整性；配合行政部开展电子文档的归档与销毁技术支持。三、文档分类与编码规则（一）文档分类根据业务性质和管理需求，文档分为以下类别（可根据企业实际情况调整）：行政类：企业发文、收文、内部通知、会议纪要、工作计划/总结、制度文件等；财务类：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告等；人事类：员工劳动合同、入职/离职材料、薪酬档案、培训记录、绩效考核资料等；项目类：项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、项目进度报告、验收报告等；技术类：产品研发文档、技术图纸、工艺文件、测试报告、专利资料等；其他类：无法归入上述类别的特殊文档，如客户资料、供应商档案等。（二）编码规则文档采用“部门代码-文档类别代码-年份-流水号”的编码规则，保证唯一性。示例：部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人事部（RS）、项目部（XM）、技术部（JS）；类别代码：行政类（01）、财务类（02）、人事类（03）、项目类（04）、技术类（05）；流水号：3位阿拉伯数字，按归档顺序从001起编。示例：XZ-01-2024-001（行政部2024年第1号行政类文档）。四、文档全生命周期管理流程（一）文档创建与审批创建规范：文档内容需真实、准确、完整，格式统一（字体、字号、页边距等按企业公文模板执行）；涉及重要事项（如合同、制度）的文档，需经部门负责人审核后提交分管领导审批。版本控制：电子文档需明确版本号（如V1.0、V2.0），避免版本混淆；纸质文档需在页脚标注“拟稿人：X”“审核人：X”“批准人：X”及日期。（二）文档归档归档范围：已办结的正式文件、具有保存价值的业务资料（包括原件及复印件）、审批通过的电子文档等。归档时间：纸质文档：业务办结后3个工作日内完成整理，每月最后一个工作日统一移交行政部；电子文档：业务办结后1个工作日内至企业文档管理系统，并同步标注编码及分类。归档要求：纸质文档：按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，装订整齐，填写《文档归档登记表》（见表1）；电子文档：命名规范与编码规则一致，存储至指定服务器文件夹，加密文档需设置访问权限（仅授权人员可查看）。（三）文档保管保管场所：纸质文档：存放于专用档案柜，库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子文档：存储于企业专用服务器，IT部每日进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据异地存放。保管期限：根据文档价值及法规要求设定（见表2），到期前3个月由行政部组织鉴定，确有继续保存必要的可延长保管期限。（四）文档借阅借阅权限：员工因工作需要借阅文档，需填写《文档借阅申请表》（见表3），经部门负责人审批；涉密文档（如财务核心数据、技术专利）需经分管领导审批，借阅权限仅限相关部门负责人及经办人。借阅流程：纸质文档：审批通过后，到行政部办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日，逾期需办理续借手续；电子文档：通过文档管理系统在线申请，审批通过后，后禁止二次传播或篡改。归还要求：借阅文档需在到期日归还，纸质文档归还时需检查完整性，电子文档需删除本地副本（经批准留存的除外）。（五）文档销毁销毁条件：保管期限已满、无保存价值的文档，或因业务终止、法规变更需销毁的文档。销毁流程：行政部每年年底组织文档鉴定，形成《文档销毁清单》（见表4），经分管领导审批后实施销毁；纸质文档采用粉碎或焚烧方式，由行政部与监察部共同监销，保证信息无法恢复；电子文档采用低级格式化或专业销毁软件彻底删除，IT部提供销毁证明并归档。五、常用管理表单模板表1：文档归档登记表序号文档编号文档名称分类密级责任人归档日期保管期限存放位置备注1XZ-01-2024-0012024年度工作计划行政类普通2024-01-3010年档案柜A01-012CW-02-2024-015Q1财务报表财务类普通2024-04-0530年档案柜B02-03含附注说明表2：文档保管期限参考表文档类别具体内容保管期限依据文件行政类企业年度工作计划/总结10年《企业档案管理规定》行政类会议纪要（重要）永久《文书档案保管期限表》财务类会计凭证30年《会计档案管理办法》财务类月度财务报表10年《会计档案管理办法》项目类项目立项文件10年《建设项目档案管理规范》技术类产品研发图纸（核心）永久《科学技术档案案卷构成的一般要求》表3：文档借阅申请表申请人部门借阅日期归还日期项目部2024-05-102024-05-15文档编号文档名称分类借阅原因XM-04-2024-008项目验收报告项目类项目复盘需参考数据审批人部门负责人签字分管领导签字（涉密文档）赵六（签字）（签字）表4：文档销毁清单序号文档编号文档名称分类保管期限销毁原因销毁日期监销人备注1RS-03-2019-0202019年度离职人员档案人事类10年保管期限已满2024-03-15、2XZ-01-2018-0052018年内部通知（已失效）行政类5年内容失效2024-03-15、六、执行要点与风险提示（一）执行要点责任到人：各部门需明确文档管理员，负责本部门文档的日常管理，行政部定期组织文档管理培训（每年至少1次），提升全员规范意识。及时归档：严禁拖延归档或私自留存应归档文档，电子文档需避免存储在个人设备中，防止数据丢失。保密管理：涉密文档需标注“秘密”“机密”等密级，借阅时实行“谁借阅、谁负责”，严禁泄露或复制给无关人员。定期检查：行政部每季度对纸质文档保管环境、电子文档备份情况进行检查，发觉问题及时整改，保证文档安全。（二）风险提示归档遗漏：未及时归档可能导致重要文档丢失或无法追溯，影响业务连续性，各部门文档管理员需定期自查归档情况。借阅失控：违规借阅或复制涉密文档可能引发信息安全风险，借阅审批需严格把关，借阅后跟踪归还情况。销毁不当：随意销毁文档可能违反法规要求（如会