企业行政管理与工作规范

企业行政管理与日常工作规范工具模板一、概述本工具模板旨在为企业行政管理工作提供标准化指引，规范日常办公行为，提升行政服务效率与质量，适用于企业各部门及全体员工的日常行政事务处理。通过明确流程、细化责任、强化执行，助力企业建立有序、高效的行政管理体系。二、日常办公行为规范指引（一）适用情境员工日常考勤管理、办公环境维护、办公设备使用、职业形象塑造等场景，适用于企业全体在职员工。（二）操作步骤考勤管理（1）员工每日上下班通过企业指定考勤系统打卡，迟到、早退、缺勤需提前1小时向部门负责人*书面请假（紧急情况可先电话沟通，事后补交材料）。（2）请假类型包括事假、病假、年假等，需填写《员工请假申请表》，附相关证明（如病假条、年假审批记录），经部门负责人*审批后报行政部备案。（3）月度末3个工作日内，员工核对个人考勤记录，如有异议向行政部反馈，行政部在2个工作日内完成核查并反馈结果。办公环境维护（1）每日上班前10分钟整理个人工位，保持桌面物品摆放整齐，文件及时归档，垃圾随手清理至指定垃圾桶。（2）公共区域（如会议室、茶水间、走廊）由各部门轮流打扫，每日下班前30分钟进行清扫，保证地面清洁、物品归位。（3）禁止在办公区域吸烟、大声喧哗、用餐（特殊情况在指定休息区），节约用电用水，下班关闭个人工位设备及照明电源。办公设备使用（1）电脑、打印机、投影仪等设备由行政部统一登记管理，员工使用前需阅读《办公设备操作指南》，规范操作。（2）设备出现故障时，及时填写《设备维修申请表》，报行政部*安排维修，不得私自拆卸或维修。（3）重要设备（如投影仪、会议室系统）使用后，需检查是否关闭、归位，并在《设备使用登记表》中记录使用情况。（三）配套模板表1：员工请假申请表申请人部门职位申请日期请假类型□事假□病假□年假□其他（请注明：______）请假时间自___年_月__日时至__年__月__日__时，共计__天__小时请假事由_______________________________________________________________________________部门负责人审批__________（签字）日期：____年__月__日行政部备案__________（签字）日期：____年__月__日表2：办公设备使用登记表使用日期使用人部门设备名称设备编号使用时段使用前状态使用后状态签字__________________________________________□正常□异常□正常□异常____（四）关键提示考勤记录与薪资、绩效直接挂钩，需保证真实准确；公共区域维护责任到部门，行政部每周进行卫生检查，结果纳入部门考核；办公设备属于公司财产，需妥善使用，因人为损坏需照价赔偿。三、会议组织与执行全流程（一）适用情境企业内部各类会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会、外部对接会）的筹备、召开、纪要整理及后续跟进场景。（二）操作步骤会议筹备（1）会议发起部门提前3个工作日确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，填写《会议申请表》，报部门负责人审批后抄送行政部*。（2）行政部*根据审批结果协调会议室（如需设备支持，提前1天确认投影仪、麦克风、白板等设备状态），并提前1天通过企业内部系统发送会议通知（含议程、材料准备要求）。会议召开（1）参会人员提前5分钟入场，签到就座；会议开始后关闭手机或调至静音mode，发言先举手，围绕议程讨论。（2）会议记录人由发起部门*指定，负责记录会议关键内容（决议事项、责任部门、完成时限、待办问题等），会后2个工作日内整理形成《会议纪要》。会议跟进（1）《会议纪要》经会议主持人审核无误后，于1个工作日内发送至参会人员及相关部门，并抄送行政部备案。（2）责任部门根据纪要要求落实工作，行政部在截止日前3天提醒跟进，完成后将结果反馈至发起部门*。（三）配套模板表3：会议申请表会议名称______________会议类型□例会□专题会□对接会□其他召开时间____年__月__日__时__分召开地点□会议室A□会议室B□线上会议（：______）参会人员_______________________________________________________________________________会议议程1.__________2.__________3.__________需协调事项□投影仪□麦克风□白板□其他：______部门负责人审批__________（签字）日期：____年__月__日行政部备案__________（签字）日期：____年__月__日表4：会议纪要模板会议名称______________召开时间____年__月__日__时__分召开地点______________主持人______________记录人______________参会人员______________会议议程及内容1.议题一：_________________________讨论要点：_________________________决议事项：_________________________责任部门/人：_________________________完成时限：_________________________2.议题二：_________________________（同上格式）待办事项序号事项描述责任部门/人——–—————-————–1________________________2________________________主持人审核__________（签字）日期：____年__月__日（四）关键提示会议需紧扣议程，避免超时；如需临时增加议题，需征得主持人同意；《会议纪要》需明确“做什么、谁来做、何时做”，避免模糊表述；重要会议的纪要需抄送公司管理层，保证决策落地。四、办公物资采购与领用管理规范（一）适用情境企业办公用品、设备耗材、劳保用品等物资的采购申请、审批、入库、领用、盘点及报废管理场景。（二）操作步骤需求提报（1）各部门每月25日前提交次月《办公物资需求计划表》，列明物资名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批后报行政部。（2）临时急需物资（如突发故障需更换的耗材），可填写《紧急物资申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批后，由行政部协调采购。采购与入库（1）行政部汇总需求计划，对比库存后制定采购清单，金额在1000元以下的由行政部负责人审批；1000元以上需报总经理审批。（2）采购需选择合格供应商（至少比价3家），保证物资质量与性价比；物资到货后，行政部*与需求部门共同验收，核对名称、规格、数量、质量，填写《物资入库登记表》入库。领用与归还（1）员工领用物资需填写《物资领用申请表》，注明用途、数量，经部门负责人审批后到行政部领取；贵重物资（如笔记本电脑、相机）需填写《贵重物资借用登记表》，明确归还时间。（2）物资领用遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，个人不得私自外借或挪用；借用物资需在到期前归还，如需续借需提前1天申请。盘点与报废（1）行政部每季度末组织一次物资盘点，核对库存与台账，编制《物资盘点表》，盘盘盘亏或积压需分析原因并报总经理审批。（2）无法使用的物资（如损坏的办公设备、过期耗材），由行政部填写《物资报废申请表》，经技术部门鉴定、总经理*审批后，统一处理（如回收变卖），不得随意丢弃。（三）配套模板表5：办公物资需求计划表部门______________申报月份____年__月序号物资名称规格型号单位———————-———-——1________________________2________________________部门负责人审批__________（签字）日期：____年__月__日行政部审核__________（签字）日期：____年__月__日表6：物资领用申请表领用人部门职位申请日期物资名称规格型号单位领用数量________________________________部门负责人审批__________（签字）日期：____年__月__日领取人签字__________（四）关键提示物资采购需优先选择企业合作供应商，保证价格透明、质量可靠；贵重物资领用需严格登记，明保证管责任，丢失或损坏需照价赔偿；盘点发觉差异需在3个工作日内核查原因，保证账实相符。五、企业文件档案归档操作指南（一）适用情境企业各类文件（如行政制度、会议纪要、合同协议、人事档案、财务凭证等）的分类、整理、归档、借阅及保管场景。（二）操作步骤文件分类与编号（1）行政部*制定《企业档案分类目录》，将文件分为“行政管理类”“人力资源管理类”“财务管理类”“业务管理类”等一级类目，每个类目下设置二级、三级子类目（如“行政管理类”下设“制度文件”“会议文件”“物资管理文件”）。（2）文件归档前需进行编号，格式为“一级类目代码-二级类目代码-年份-流水号”（如“XZ-01-2023-001”，代表“行政管理类-制度文件-2023年-第1号”），编号规则报总经理*审批后执行。整理与归档（1）各部门在每月最后一个工作日整理本部门形成的文件，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，保证文件平整、无破损。（2）文件按时间顺序排列，编制《文件归档清单》，注明文件名称、编号、形成日期、页数、保管期限，经部门负责人审核后连同文件一并移交至行政部。借阅与归还（1）员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批（涉密档案需报总经理审批）。（2）档案原则上在行政部阅览室借阅，如需借出需经总经理批准，借阅期限不超过7天；到期未归还需续借的，提前2天申请。借阅过程中需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换，严禁复制涉密档案。保管与销毁（1）档案存放需符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘要求，行政部*定期（每季度）检查档案保管环境，记录温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）。（2）档案保管期限届满前3个月，行政部编制《档案销毁清册》，列出档案名称、编号、保管期限、数量，经总经理审批后，由2人以上共同监销，监销人需在《档案销毁记录表》上签字，保证档案彻底销毁且不外泄。（三）配套模板表7：文件归档清单部门______________归档日期____年__月__日序号文件名称文件编号形成日期———————-———-————1________________________2________________________部门负责人审核__________（签字）行政部接收人__________（签字）表8：档案借阅申请表借阅人部门职位申请日期档案名称______________档案编号______________借阅用途_______________________________________________________________________________借阅期限自_年_月_日至_年__月__日，共计__天部门负责人审批__________（签字）日期：____年__月__日涉密档案审批（如需）__________（签字）日期：____年__月__日归还记录实际归还日期：____年_月日借阅人签字：_______经办人签字：__________（四）关键提示涉密档案（如未公开的合同、财务数据、人事任免）需单独存放，严格控制借阅权限；文件归档需及时，不得拖延，保证档案的完整性和连续性；销毁档案需严格履行审批手续，严禁私自销毁或丢弃。六、办公区域安全与环境维护细则（一）适用情境办公区域消防安全、用电安全、办公环境安全及卫生维护场景，适用于企业全体员工及行政管理部门。（二）操作步骤安全检查与隐患排查（1）行政部*每日下班前组织一次办公区域安全巡查，重点检查电源关闭（电脑、打印机、空调等）、门窗锁闭、消防器材（灭火器、消防栓）状态，填写《安全巡查记录表》。（2）各部门每周对本区域进行一次安全隐患自查，发觉电线老化、插座松动、通道堵塞等问题，及时填写《安全隐患整改申请表》，报行政部*处理；紧急情况（如电线起火）立即按下消防报警按钮并疏散人员。应急处理与演练（1）行政部*每年组织至少2次消防应急演练（如灭火器使用、疏散逃生），员工需熟悉消防器材位置、应急疏散路线及集合点。（2）发生突发事件（如火灾、漏水、人员受伤）时，现场员工第一时间报告行政部及部门负责人，并采取初步应急措施（如使用灭火器灭火、关闭水源），保证人员安全优先。环境维护与绿化管理（1）行政部*定期采购绿植放置于公共区域（如前台、走廊），安排专人负责浇水、修剪，保持绿植鲜活；员工不得随意挪动或损坏绿植。（2）办公区域禁止堆放杂物（如纸箱、旧设备），保持通道畅通；墙面、门窗不得乱贴乱画，如需张贴通知需经行政部*同意，并在指定公告栏发布。（三）配套模板表9：安全巡查记录表巡查日期____年__月__日巡查人员______________巡查区域□前台□办公区□会议室□仓库□其他巡查内容1.电源关闭情况：□正常□异常（异常说明：______）2.门窗锁闭情况：□正常□异常（异常说明：__