合同审查与签署规范流程文档

合同审查与签署规范流程文档一、适用范围与核心价值本规范适用于企业各类业务的合同管理场景，包括但不限于：采购与供应链合作、服务外包、技术开发、租赁协议、劳动合同、销售合同等。通过标准化流程，可有效降低合同法律风险，保障企业合法权益，保证合同条款清晰、权责对等，同时提升跨部门协作效率，实现合同全生命周期管理的规范化与透明化。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与前置准备需求提报业务部门根据合作需求，明确合同类型（如买卖、服务、租赁等）、合作方基本信息、核心合作条款（标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同立项申请表》，经部门负责人审批后提交至法务部门。需提交材料：合作方背景调研报告（含资质初步核查）、合作意向书（如有）、技术/业务需求说明书。模板选定与初步拟定法务部门根据合同类型，优先选用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）；无标准化模板时，参照行业通用模板或起草新合同。业务部门配合法务部门，将核心合作条款（如技术参数、服务标准、验收方式等）嵌入合同形成《合同（初稿）》。（二）合同审查：多维度风险把控形式审查（业务部门初审）审查合同文本完整性（是否包含双方主体信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心要素）。核对合作方基本信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人等是否与营业执照一致，授权代理人是否持有有效《授权委托书》。检查合同金额、计价方式、付款条件等是否与立项申请一致，是否符合公司财务制度。专业审查（法务部门主导）合法性审查：是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等），条款是否存在无效情形（如违反强制性规定、恶意串通损害他人利益等）。合规性审查：是否符合行业监管要求（如数据安全、反垄断等）及企业内部管理制度（如三重一大事项审批权限）。权利义务对等性审查：双方权利义务是否明确、平衡，是否存在单方加重企业责任、排除企业主要权利的“霸王条款”。风险点提示：针对履约风险（如不可抗力、违约责任）、知识产权归属、保密条款等提出修改建议，形成《法务审查意见表》。专项审查（视情况启动）财务审查：涉及大额资金、分期付款、担保条款时，财务部门需审查付款条件、资金安排、税务处理等，评估现金流风险。技术审查：涉及技术合作、设备采购时，技术部门需审查技术参数、标准、验收方案、知识产权归属等条款的可行性。合规审查：涉及数据安全、跨境业务等特殊场景，合规部门需审查是否符合相关法律法规（如《数据安全法》《个人信息保护法》）。（三）谈判与修订：达成共识组织谈判业务部门牵头，法务、财务（必要时）配合，与合作方就合同条款进行谈判。重点争议条款需提前内部明确谈判底线，并记录谈判过程。修订与确认根据谈判结果，由法务部门修订合同文本，形成《合同（修订稿）》。重大修订需重新履行内部审批流程。双方确认最终条款后，共同签署《合同条款确认书》，明确无异议内容，避免后续争议。（四）最终审批与授权签署分级审批根据合同金额、风险等级实行分级审批：金额≤10万元：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总→总经理；金额＞50万元或涉及重大事项（如并购、核心技术合作）：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总→总经理→董事长。审批人需在《合同审批表》签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明理由。签署授权审批通过后，由法定代表人或其授权的合法代理人签署合同。授权代理人需持有《授权委托书》（明确授权范围、期限），并加盖企业公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章）。纸质合同签署需保证文本清晰，每页加盖骑缝章（多页合同）；电子合同需通过合规第三方平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署主体真实、内容不可篡改。（五）合同履行与归档管理履行监控业务部门作为合同履行主体，需跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》，发觉问题及时上报并采取应对措施（如催告、索赔）。变更与解除合同履行中需变更或解除的，双方应签订书面补充协议或解除协议，明确变更内容、生效条件或解除原因、责任承担，履行同等审批流程。归档保存合同签署后10个工作日内，由行政部（或指定部门）统一归档，归档材料包括：合同正本、审批文件、法务审查意见、谈判记录、补充协议、履行证明等。合同档案按“一合同一档”原则分类存放，电子档案同步备份至企业内部系统，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、关键流程表单模板（一）合同审查表（样表）合同名称编号签署日期合作方名称合同类型□买卖□服务□租赁□其他合同金额审查环节□业务初审□法务审查□财务审查□技术审查审查要点主体资格审查□营业执照有效□授权委托书齐全□经营范围匹配核心条款完整性□标的/数量/质量□价款/付款方式□履行期限/地点□违约责任□争议解决法律风险提示修改建议审查人职务审查日期审批意见（二）合同审批表（样表）合同名称编号申请部门合作方名称合同金额审批流程部门负责人法务负责人审批意见签字：______日期：______签字：______日期：______审批备注（三）合同签署记录表（样表）合同编号合同名称签署日期签署方式甲方（企业）□公章□合同章□授权代表签字乙方（合作方）□公章□合同章□授权代表签字授权委托书编号授权期限合同份数归档编号备注四、风险控制与执行要点（一）主体资格审查：严把“准入关”合作方必须提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证件号码明，授权代理人需提供《授权委托书》（载明授权范围、期限），并通过“国家企业信用信息公示系统”核实其是否处于存续状态、有无严重失信记录。禁止与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，避免因主体不适格导致合同无效。（二）条款明确性：杜绝“模糊表述”合同核心条款（如标的、数量、质量、价款、履行期限等）需具体、可量化，避免使用“大概”“左右”“优质”等模糊词汇。例如“质量标准”应明确为国标、行标或双方确认的技术参数文件，而非“符合行业标准”。违约责任条款需明确违约情形、违约金计算方式（或损失赔偿范围），避免“承担相应责任”等笼统表述。（三）审批权限不越级：保证“合规性”严格执行分级审批制度，严禁未经审批或越权签署合同，尤其是大额合同、重大事项合同，必须经最高决策人审批后方可签署。审批过程中，若审批人提出修改意见，需由发起部门沟通修订后重新提交审批，直至所有环节均通过。（四）签署要素完整：防范“效力风险”纸质合同签署时，双方需在每页页码处签字或盖章，合同关键页（如首页、金额页、签字页）需加盖骑缝章，避免单方替换或添加条款。电子合同签署需通过具备法律效力的第三方平台，保证签署过程可追溯、签署结果不可篡改，并妥善保存电子签名证书及签署日志。（五）履行过程监控：保障“权益落地”业务部门需定期跟踪合同履行情况，对合作方延迟履约、质量不达标等问题，及时发送《履约催告函》，并保留催告证据（如邮件、函件签收回执）。合同履行完毕后，需及