销售业务合同审核及签订流程模板

销售业务合同审核及签订流程模板一、适用范围与核心价值二、全流程操作指引（一）合同起草：明确需求，规范文本责任主体：销售经理*（根据客户需求及业务约定发起）操作内容：依据客户需求、报价单及双方沟通结果，使用公司标准合同模板（如《销售合同模板》）起草合同文本；明确合同核心要素：甲乙双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、合同标的（产品名称、规格型号、数量）、价格条款（单价、总价、含税/不含税、付款方式）、交付条款（时间、地点、方式）、验收标准、违约责任、争议解决方式、附件清单（如技术参数表、配置清单等）；保证条款表述清晰、无歧义，避免口头承诺或模糊表述（如“尽快”“大约”等）。输出物：《销售合同（草案）》、附件材料（如客户资质文件、订单确认函等）。（二）内部审核：多维度把关，规避风险审核顺序：销售部门初审→法务部门审核→财务部门审核→最终审批各环节审核要点：销售部门初审（销售经理*）：核对合同内容与业务约定是否一致（如产品型号、数量、价格与报价单匹配），保证交付时间、客户信息等业务信息准确无误；检查附件材料是否齐全（如客户营业执照复印件、授权委托书等）。法务部门审核（法务专员*）：审核合同条款的合法性、合规性，重点检查：主体资格：客户是否为合法存续的企业，法定代表人/授权代表签字是否有效；权利义务：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确且符合法律规定；争议解决：争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否约定清晰；禁止性条款：是否存在违反法律法规或公司制度的条款（如“霸王条款”）。对审核中发觉的问题，标注修改意见并反馈至销售经理*。财务部门审核（财务主管*）：审核合同财务条款的合理性，重点检查：价格条款：单价、总价是否与公司定价政策一致，折扣、返利等是否有书面依据；付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否明确，付款账户信息是否准确；税费约定：发票类型（增值税专用/普通发票）、开票时间及税费承担方是否符合财务规定；信用风险：客户信用额度是否超限，付款条件是否与公司信用政策匹配。最终审批（销售总监、法务总监、财务总监*联合签字）：综合各部门审核意见，确认合同最终版本是否符合公司利益，对重大合同（如金额超万元）需提交总经理*审批。输出物：各部门《审核意见表》、最终版《销售合同》。（三）客户沟通与确认：达成一致，留痕存证责任主体：销售经理*操作内容：将审核通过后的合同最终版发送至客户，通过邮件、书面函件等可追溯方式沟通；记录客户修改意见（如需修改），协调法务、财务部门评估修改条款的可行性，调整后再次提交客户确认；双方就合同条款达成一致后，要求客户加盖公章（或合同专用章），并由授权代表签字；若客户为个人，需提供证件号码复印件并由本人签字按手印。输出物：客户签字盖章的《销售合同》原件、客户沟通记录（邮件/函件扫描件）。（四）用印与签订：规范手续，保证效力责任主体：行政部门（用印）、销售经理（签订）操作内容：销售经理将客户签字盖章的合同、最终审批文件、《审核意见表》提交至行政部门，申请加盖公司公章（或合同专用章）；行政部门*核对用印材料是否齐全（审批手续完整、合同文本与审批版本一致），确认无误后加盖公章，保证骑缝章完整（如多页合同）；用印后，销售经理*与客户代表正式签订合同，双方各执正本一份，副本由销售部门、财务部门、档案管理部门留存。输出物：已盖章生效的《销售合同》正本、副本。（五）合同归档：集中管理，便于追溯责任主体：销售部门（移交）、档案管理部门（归档）操作内容：销售部门在合同签订后3个工作日内，将合同正本、附件、审批文件、客户沟通记录等材料整理成册，移交至档案管理部门；档案管理部门*对合同进行分类编号（如“销售-年份-序号”），建立电子台账，保证合同存储安全（防潮、防火、防盗），电子版备份至公司服务器；合同借阅需履行审批手续，仅限业务相关部门因工作需要查阅，借阅期限不超过7个工作日。输出物：归档合同台账、电子合同档案库。三、配套工具模板（一）销售合同基本信息表合同编号合同名称甲方（客户）名称甲方统一社会信用代码乙方（公司）名称合同金额（元）签订日期合同期限主要标的物发起部门发起人（二）合同审核意见表审核环节审核部门审核人审核日期审核意见（可附页）是否通过备注销售初审销售部*□是□否法务审核法务部*□是□否财务审核财务部*□是□否最终审批总经理办公室*□是□否（三）合同归档清单归档编号合同编号合同名称客户名称归档日期归档部门归档人档案盒编号附件清单（如审批文件、客户签字页等）借阅记录（日期、借阅人、归还日期）四、关键风险提示合规性风险：合同条款必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，禁止约定违反法律强制性规定的条款（如“争议解决方式仅对客户有利”）；客户为企业的，需核对其营业执照、法定代表人证件号码明等资质文件，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款完整性风险：合同核心要素（如标的、价款、履行期限、违约责任）必须明确，避免遗漏关键条款导致争议；附件材料（如技术参数、验收标准）需与主合同具有同等法律效力，并作为合同组成部分一并审核。沟通留痕风险：与客户的所有沟通（尤其是合同修改意见）需通过书面形式（邮件、函件）确认，避免口头约定导致举证困难；客户签字盖章页需清晰可辨，保证签字人与合同主体一致。用印规范性风险：用印前必须完成全部审