印章管理制度

印章管理制度一、总则印章作为单位对外行使权力、对内实施管理的重要凭证和工具，其管理的规范与严谨，直接关系到单位的合法权益、声誉及正常运营秩序。为加强本单位印章管理，明确管理责任，规范用印行为，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他各类业务专用章（以下统称“印章”）的刻制、启用、保管、使用、废止、销毁等管理工作。全体员工均须严格遵守本制度规定。印章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、严格审批、规范用印、安全第一”的原则。二、印章的种类与规格本单位印章主要包括以下几类：1.单位公章：代表单位对外行使法定职权的正式印章，用于以单位名义发出的正式文件、函件、证明等具有法律效力的文书。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于单位财务收支、银行结算、票据出具等财务活动。4.发票专用章：用于单位开具发票时加盖。5.法定代表人章：代表法定代表人个人职权的印章，常与财务专用章等配合使用。6.业务专用章：根据单位内部不同业务管理需要而设置的专项印章，如人事专用章、档案专用章等，其使用范围仅限于特定业务领域。各类印章的规格、样式应符合国家相关规定及单位内部管理需求，由单位统一审定。三、印章的刻制与启用单位各类印章的刻制均须由相关职能部门提出申请，详细说明刻制理由、印章名称、规格、用途及保管责任人，经单位指定领导审批同意后，由单位统一交由具备合法资质的刻制单位进行刻制。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制印章。新印章刻制完成后，应由申请部门会同行政或综合管理部门（以下统称“印章管理部门”）对印章的规格、样式、印文等进行核验，确认无误后，办理登记备案手续，登记内容包括印章名称、印模、刻制日期、保管部门、保管人等信息，并留存印模归档。印章正式启用前，应通过适当方式（如内部通知）向单位各部门及相关外部单位宣告启用，明确启用日期及使用范围。启用的同时，原相应旧印章应按本制度规定予以废止。四、印章的保管印章实行专人保管制度。各类印章的保管责任人由单位根据业务性质及岗位职责确定，并明确其保管责任。原则上，单位公章、合同专用章等重要印章由印章管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章、法定代表人章由财务部门指定专人保管；业务专用章由相应业务部门指定专人保管。印章保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，严格遵守保密规定，妥善保管印章。印章应存放于保险柜或带锁的专用抽屉等安全可靠的地方，做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管。非工作时间，印章必须入库保管。印章保管人不得擅自将印章带出保管地点。确因特殊工作需要携带外出的，必须经单位分管领导或主要领导批准，并由两人以上共同携带，确保印章安全，用后立即归还入库。印章保管人岗位发生变动时，必须办理印章交接手续。交接时应由印章管理部门负责人或指定监交人在场监交，交接双方核对印章实物与登记信息一致后，在《印章交接登记表》上签字确认，明确责任的转移。五、印章的使用使用印章必须严格履行审批程序。用印前，用印申请人须填写《用印审批单》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、接收单位、用印日期等信息，并根据用印性质及重要程度，报请相关负责人审批。审批权限由单位根据实际情况制定，确保分级负责、层层把关。对于常规性、一般性文件的用印，可按既定权限由部门负责人审批；对于重要合同、协议、对外承诺、资金往来、担保、涉及重大权益的文件等用印，须报请单位分管领导或主要领导审批。印章保管人在受理用印申请时，应认真核对《用印审批单》的审批手续是否完备，用印文件内容与审批事由是否一致，确认无误后方可加盖印章。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不明确、审批手续不全的文件上加盖印章。用印时，应确保印章清晰、完整、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处）。涉及多页文件的，应加盖骑缝章，确保文件各页内容的完整性和关联性。每次用印均须在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数、审批人、经办人等信息，以备查验。重要文件的用印，可留存复印件或扫描件归档。印章使用过程中，如发现用印文件内容存在不当或疑问，印章保管人有权拒绝用印，并及时向相关审批领导报告。六、印章的废止与销毁出现以下情况之一时，印章应予以废止：单位名称变更、机构撤销或合并、印章样式改变、印章磨损严重无法继续使用、以及其他按规定应停止使用的情形。废止的印章，由原保管部门及时交回印章管理部门，办理登记注销手续。印章管理部门应对废止印章进行统一封存保管，封存期间任何人不得擅自启用。对于确定不再使用的废止印章，应由印章管理部门提出销毁申请，报单位分管领导或主要领导批准后，在指定监销人的监督下进行销毁处理。销毁时应做好记录，包括销毁印章的名称、数量、销毁日期、批准人、监销人、经办人等信息，并可留存销毁过程的影像资料备查。严禁个人私自处理废止印章。七、印章的遗失与交接如发生印章遗失、被盗或被冒用等情况，印章保管人应立即向印章管理部门及单位领导报告，并迅速采取补救措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度降低可能造成的损失和风险。同时，单位应组织调查，查明原因，并根据责任情况追究相关人员的责任。八、监督与责任单位印章管理部门负责对本制度的执行情况进行日常监督检查，定期或不定期对各部门印章保管、使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。全体员工应严格遵守本制度的各项规定。对于认真履行职责、严格管理印章、有效防范风险的部门和个人，单位可给予表彰或奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，单位将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准私自刻制、伪造、变造印章的；2.擅自使用印章或在空白文件上用印的；3.玩忽职守，导致印章遗失、被盗、被滥用的；4.违规将印章带出保管地点或交由他人代管的；5.不按规定履行用印审批和登记手续的；6.擅自销毁、丢弃废止印章的；7.其他违反印章管理规定的行为。九、附则本制度未尽事