卫生监督档案室管理制度

PAGE卫生监督档案室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生监督档案室的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织卫生监督档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生监督档案室对本公司/组织的卫生监督档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映卫生监督工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为卫生监督工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.负责卫生监督档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理工作制度，完善档案管理设施，确保档案安全。4.积极开展档案利用工作，为卫生监督工作提供档案信息服务。5.负责对本公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案形成部门职责1.负责本部门卫生监督档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成和积累，建立健全档案管理制度。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计和销毁等工作。4.积极利用档案为部门工作服务，并及时向档案室反馈档案利用效果。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定，具备专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的借阅登记、催还和归还工作，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参与档案的信息化建设，提高档案管理工作效率。三、档案收集（一）收集范围1.卫生监督执法过程中形成的各类文件、文书、记录、报表、照片、音像资料等。2.与卫生监督工作相关的法律法规、标准规范、政策文件等。3.本公司/组织开展卫生监督工作的规划、计划、总结、报告等。4.卫生监督机构的机构设置、人员编制、资质证书等文件。5.其他与卫生监督工作有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案室。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.对重要的档案资料，应进行备份或复制，以防止原件损坏或丢失。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照卫生监督业务类别进行分类，如医疗卫生监督、公共场所卫生监督、饮用水卫生监督等。2.在每一类业务下，再按照文件的性质、时间顺序等进行细分。（三）整理步骤1.对收集到的档案进行清理，剔除重复、无用的文件。2.按照分类方法对档案进行分类，并编制分类目录。3.对每份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。4.编写档案题名，准确反映档案的主要内容。5.填写档案日期，注明文件的形成时间。6.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。7.编制档案目录，包括案卷号、题名、日期、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的场所，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和利用。2.对不同保管期限的档案，应分别存放，便于管理和鉴定。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，采取必要的防护措施，如放置干燥剂、防虫药、安装防火报警装置等。5.对电子档案，应采取备份存储、定期维护等措施，确保电子档案的安全和可用。六、档案借阅（一）借阅范围本公司/组织内部工作人员因工作需要，可借阅卫生监督档案。（二）借阅手续1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。3.档案室审核通过后，向借阅人发放《档案借阅证》，并办理借阅登记手续。4.借阅人凭《档案借阅证》到档案室借阅档案，借阅时应在档案借阅登记簿上签字确认。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、转借、复印、抄录、传播档案内容。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案室说明原因。3.借阅人归还档案时，档案室应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、档案利用（一）利用方式1.查阅档案：借阅人可在档案室查阅档案，如需复印或摘抄档案内容，应经档案室同意。2.档案咨询：本公司/组织内部工作人员可就卫生监督工作中的有关问题向档案室咨询，档案室应提供必要的档案信息服务。3.档案编研：档案室可根据卫生监督工作的需要，开展档案编研工作，如编写大事记、专题汇编等，为卫生监督工作提供参考依据。（二）利用登记1.对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供决策依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合卫生监督工作的实际情况，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案管理人员和相关业务部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合卫生监督工作的特点，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经本公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现卫生监督档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.建立档案数据库，将纸质档案信息录入数据库，实现档案信息的数字化存储。2.开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节的信息化管理。3.利用网络技术，实现档案信息的远程查询和共享，方便本公司/组织内部工作人员利用档案。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加