企业档案管理流程与要求指南

企业档案管理流程与要求指南第1章档案管理总体原则与组织架构1.1档案管理的基本原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责、分类管理、安全保密”的基本原则，这是档案管理工作的核心准则，符合《中华人民共和国档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2021）的要求。档案管理需坚持“以用为本、服务导向”的原则，强调档案的实用价值，确保档案信息能够有效支持企业决策与业务运作。档案管理应遵循“科学分类、便于检索”的原则，采用科学的分类体系，确保档案检索效率与管理效能。档案管理需贯彻“安全保密、权限控制”的原则，确保档案信息的完整性与保密性，防止泄露或篡改。档案管理应遵循“动态更新、持续改进”的原则，根据企业业务发展和管理需求，不断优化档案管理流程与制度。1.2档案管理的组织架构设置企业应设立专门的档案管理部门，通常为档案室或档案管理部，负责档案的收集、整理、保管、利用及销毁等工作。档案管理组织架构应与企业整体管理体系相适应，一般包括档案管理部门、业务部门、技术部门及外部协作单位。档案管理应明确各级部门的职责，如档案管理部门负责制度制定与执行，业务部门负责档案的业务需求，技术部门负责档案数字化与系统支持。企业应建立档案管理的岗位责任制，明确各岗位在档案管理中的职责与权限，确保管理责任到人。档案管理组织架构应具备灵活性，能够根据企业规模、业务发展和管理需求进行调整，确保组织架构与业务发展同步。1.3档案管理的职责分工与协调机制档案管理部门应负责制定档案管理政策、标准和操作流程，确保档案管理工作有章可循。业务部门应负责档案的收集、归档及使用，确保档案信息能够有效支持业务活动。技术部门应负责档案的数字化管理、系统维护及信息安全保障，确保档案信息的存储与访问安全。各部门应建立档案管理的协作机制，定期沟通档案需求与管理问题，确保档案管理工作的高效运行。档案管理部门应与业务部门、技术部门保持密切沟通，形成“档案—业务—技术”三位一体的协同管理模式，提升档案管理的整体效能。第2章档案分类与编码规范2.1档案分类的标准与方法档案分类是档案管理的基础工作，通常依据档案内容、来源、使用目的及保管期限等维度进行划分。根据《档案分类与编目规则》（GB/T11822-2018），档案分类采用“三级分类法”，即按类别、子类、具体项进行层级划分，确保分类系统性与可操作性。档案分类方法主要包括目次法、主题法、分类法及综合法。其中，目次法适用于内容较为固定的档案，如合同、财务凭证等；主题法则适用于内容涉及面广、需按主题检索的档案，如科研成果、文献资料等。根据《中国档案分类法》（GB/T12324-2015），档案分类应遵循“以用为本、以类为主”的原则。档案分类需结合档案的属性特征，如文书、科技、声像等类型，进行科学归类。例如，文书类档案通常按“文书类别”、“文书形式”、“文书编号”等进行分类，确保档案的可查性与可检索性。在实际操作中，档案分类需遵循“先分类后编号”、“先整理后归档”的原则，确保分类结果的准确性和一致性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案分类应定期进行复核与调整，以适应业务发展需求。档案分类需结合档案室的实际情况，制定分类方案，并通过培训与考核确保相关人员掌握分类标准与方法。例如，某大型企业档案室在实施分类时，采用“档案分类表”作为统一标准，确保分类结果的统一性与规范性。2.2档案编码的制定与管理档案编码是档案管理中的关键信息标识，通常由机构代码、档案号、分类号、保管号等组成。根据《档案编码规则》（GB/T11823-2016），档案编码应具备唯一性、可追溯性与可扩展性，确保档案信息的准确传递与管理。档案编码的制定需遵循“统一标准、分级管理、动态调整”的原则。例如，企业档案编码通常由企业代码、档案类别代码、档案类型代码、档案号等部分构成，确保编码的层次清晰、信息完整。档案编码的制定应结合档案的属性特征，如档案类型、来源、保管期限等，进行科学编码。根据《档案分类与编目规则》（GB/T11822-2018），档案编码应包含“档案号”、“分类号”、“保管号”等关键信息，确保档案信息的唯一性与可识别性。在编码管理中，需建立编码管理制度，明确编码的、变更、使用及销毁流程。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案编码应纳入档案管理信息系统，实现编码信息的实时更新与查询。档案编码的管理需定期进行审核与优化，确保编码体系的持续有效。例如，某档案馆在编码管理中，每年进行一次编码体系评估，根据业务变化调整编码规则，确保编码体系的适应性与稳定性。2.3档案分类与编码的实施流程档案分类与编码的实施需遵循“分类先行、编码跟进、同步管理”的流程。对档案进行分类，确定其类别与子类；根据分类结果制定编码规则；将分类与编码结果同步应用于档案管理与检索。在实施过程中，需建立分类与编码的标准化流程，确保分类与编码的统一性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案分类与编码应通过档案管理信息系统实现数据化管理，确保分类与编码的可追溯性与可查询性。档案分类与编码的实施需结合档案室的实际情况，制定分类与编码的实施方案，并组织相关人员进行培训与考核。例如，某企业档案室在实施分类与编码时，通过制定分类表与编码规则，组织档案管理员进行分类与编码培训，确保人员熟练掌握分类与编码方法。档案分类与编码的实施需定期进行检查与评估，确保分类与编码的准确性与规范性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T18894-2016），档案分类与编码应纳入档案管理的日常维护与监督，确保分类与编码的持续有效。档案分类与编码的实施需与档案管理的其他环节协同配合，如档案借阅、调阅、归档等，确保分类与编码的统一性与可操作性。例如，某档案馆在实施分类与编码后，通过建立档案借阅登记系统，实现分类与编码信息的实时同步与查询。第3章档案收集与归档流程3.1档案收集的范围与对象档案收集的范围应依据企业业务类型、管理职能及法律法规要求确定，通常包括业务活动记录、合同协议、财务凭证、人事档案、技术资料、会议纪要等。根据《档案法》规定，企业应按照“分类管理、集中保管”的原则，确保档案的完整性与可追溯性。档案收集的对象应涵盖所有与企业运营直接相关的文件材料，包括但不限于生产过程记录、销售合同、采购单据、员工考勤、培训记录、项目立项文件等。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2017），档案应按照“形成单位”进行分类，确保档案来源的准确性和真实性。档案收集应遵循“谁产生、谁负责”的原则，由相关部门或人员负责档案的形成与归档。企业应建立档案管理制度，明确责任主体，确保档案收集的及时性与规范性。档案收集过程中需注意文件的完整性、真实性、准确性，避免因收集不全或错误导致档案失真。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案应按照“一案一卷”原则进行整理，确保每份档案都有完整记录。档案收集应结合企业信息化建设，利用电子档案管理系统进行归档，实现档案的数字化管理。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案需与纸质档案同步归档，确保档案的可读性与可查性。3.2档案收集的流程与标准档案收集的流程应包括档案的形成、归档、检查、入库等环节，确保档案在形成后及时归档，避免因拖延导致档案缺失。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2017），档案的形成与归档应由专人负责，确保流程的规范性。档案收集应按照“先归档、后整理”的原则进行，确保档案在形成后及时入库，避免因未及时归档导致档案遗失。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案的归档应遵循“先归档、后管理”的原则，确保档案的完整性和可查性。档案收集过程中需对档案进行分类、编号、登记，确保档案的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案应按照“分类、编号、登记”三步进行，确保档案的有序管理。档案收集应结合企业实际业务流程，制定相应的收集标准，确保档案的规范性和一致性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2017），企业应根据业务类型制定档案收集标准，确保档案的完整性与准确性。档案收集应定期进行检查，确保档案的完整性与准确性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案应定期进行检查，确保档案的完整性和可追溯性，避免因档案缺失或错误导致管理问题。3.3档案归档的步骤与要求档案归档的步骤应包括档案的整理、分类、编号、入库、登记等环节，确保档案的规范性与可查性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案归档应遵循“整理、分类、编号、入库、登记”五步流程，确保档案的有序管理。档案归档应按照“按类归档、按序编号”的原则进行，确保档案的可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13552-2017），档案应按照“按类归档、按序编号”的原则进行整理，确保档案的有序性和可查性。档案归档过程中应确保档案的完整性、准确性和安全性，避免因归档不当导致档案损坏或丢失。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案归档应遵循“完整性、准确性、安全性”的原则，确保档案的可读性和可查性。档案归档应结合企业信息化建设，实现电子档案与纸质档案的同步归档，确保档案的可读性和可查性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应与纸质档案同步归档，确保档案的完整性和可追溯性。档案归档后应进行定期检查和维护，确保档案的长期保存与可查性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T27829-2011），档案归档后应定期进行检查和维护，确保档案的完整性和可追溯性。第4章档案存储与保管要求4.1档案存储环境的要求档案存储环境应具备恒定温湿度，符合《GB/T18824-2018企业档案管理规范》中规定的温湿度标准，通常保持在14℃～24℃之间，相对湿度45%～60%。建议采用恒温恒湿库房，避免阳光直射和高温高湿环境，防止档案受潮、霉变或老化。档案库房应配备温湿度监测系统，实时监控并调节环境参数，确保档案存储环境符合安全标准。库房应保持清洁，无尘、无异味，避免有害气体和微生物污染档案。档案存储区域应设有防火、防虫、防鼠、防尘等防护设施，确保档案在物理环境中的安全。4.2档案保管的期限与方式档案保管期限分为永久、长期和短期三种，应根据档案内容的重要性和法律法规要求确定。永久保管的档案需保存至国家规定的年限，如政府公文、重要科研成果等；长期保管的档案保存期一般为30年以上。档案保管方式包括实体存储和电子存储，实体存储需遵循《GB/T18824-2018》中关于档案载体的要求，电子存储应符合《GB/T34163-2017电子档案管理规范》。档案应按类别、形成单位、时间等进行分类编目，便于检索和管理。档案保管应定期进行检查和维护，确保其完整性、安全性和可读性。4.3档案安全防护措施档案应采取防磁、防静电、防尘、防潮等措施，防止因物理因素导致档案损坏。档案库房应配备防爆玻璃、防火门、防爆窗等设施，确保在发生意外时能有效隔离危险源。档案应采用防紫外线材料包装，避免长期暴露于阳光下导致纸张老化和褪色。档案安全防护应纳入企业整体信息安全体系，定期开展安全培训和演练，提升员工防护意识。档案安全防护措施应与企业其他信息系统联动，确保档案在数字化管理过程中不被非法访问或篡改。第5章档案检索与利用流程5.1档案检索的基本方法与工具档案检索的基本方法包括目视检索、分类检索、主题检索和系统检索。目视检索是通过目视观察档案的标题、编号、日期等信息进行查找，适用于少量档案的快速查找。分类检索是依据档案的分类制度进行查找，如按档案类型、保管期限、形成单位等进行分类，是档案管理中最常用的检索方法。主题检索是根据档案内容的主题词或关键词进行查找，通常需要使用主题词表或关键词索引，如《中国图书馆分类法》或《档案分类法》中的主题词。系统检索是通过档案管理系统进行查找，利用数据库、检索工具和自动化系统，如档案管理系统中的关键词搜索、目录检索、全文检索等功能。档案检索工具包括档案目录、档案目录数据库、档案管理系统、电子档案管理系统等，这些工具在档案管理中发挥着重要作用，能够提高检索效率和准确性。5.2档案检索的流程与规范档案检索的流程通常包括检索前准备、检索过程、检索结果分析和检索结果利用四个阶段。检索前准备包括确定检索目的、确定检索范围、选择检索工具等。检索过程中需要按照一定的检索顺序进行，如先确定检索条件，再选择检索工具，最后进行检索。同时，应遵循一定的检索规范，如使用统一的检索条件、避免重复检索、确保检索结果的准确性等。检索结果分析包括对检索结果的整理、筛选和验证，确保检索结果与实际档案相符。分析过程中应关注档案的完整性、准确性、及时性等关键因素。检索结果利用包括将检索结果用于档案管理、科研、业务工作等，需根据实际需求进行分类和归档，确保检索结果的有效性和可利用性。档案检索应遵循相关法律法规和管理规定，如《档案法》《档案管理信息系统建设规范》等，确保检索过程合法合规，避免信息泄露或误检。5.3档案利用的权限与管理档案利用权限分为查阅权限和借阅权限，查阅权限通常由档案管理部门统一管理，借阅权限则根据档案的重要性、保密要求和使用目的进行分级管理。档案利用需遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用人应遵守档案管理规定，不得擅自复制、泄露或销毁档案。档案利用过程中应建立登记制度，包括档案调阅登记、借阅登记、归还登记等，确保档案使用过程可追溯、可管理。档案利用需遵循保密原则，涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案应按规定进行保密管理，防止信息泄露。档案管理机构应定期对档案利用情况进行评估，优化利用流程，提高档案的使用效率和管理水平。第6章档案销毁与处置管理6.1档案销毁的条件与程序档案销毁需遵循“三审三查”原则，即审核档案的合法性、完整性与保密性，确保其无使用价值且无遗留风险。根据《档案法》规定，销毁前必须进行鉴定，确认档案已无保存必要，且无法律责任或保密要求。档案销毁程序应严格遵守“先鉴定、后销毁、再登记”的流程。鉴定机构需出具销毁意见，档案管理部门须留存销毁清单，并报上级主管部门审批，确保销毁过程可追溯、可监督。一般情况下，档案销毁需在档案管理部门或具备资质的第三方机构进行，销毁方式包括物理销毁（如粉碎、焚烧）与电子销毁（如数据清除）。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），电子档案销毁需确保数据彻底清除，不留痕迹。档案销毁前应进行风险评估，评估其对业务连续性、法律合规性及信息安全的影响。若涉及敏感信息，需经法律部门审核，确保销毁后不会引发法律纠纷或信息泄露。档案销毁完成后，应由档案管理人员进行登记备案，记录销毁时间、责任人、销毁方式及审批流程，确保全过程可查、有据可依。6.2档案销毁的审批与记录档案销毁需经多级审批，一般由档案管理部门负责人初审，经分管领导审核，再报上级单位或主管部门批准。审批流程应符合《机关档案管理规定》（GB/T18894-2020）的相关要求。审批过程中需填写《档案销毁审批表》，内容包括档案名称、形成单位、销毁原因、销毁方式、责任人及审批人等信息，确保审批内容完整、准确。档案销毁后，需在档案管理系统中进行登记，记录销毁时间、销毁人、审批人及销毁方式，确保销毁过程可追溯、可审计。档案销毁记录应保存不少于30年，以备后续查阅或审计，符合《档案法》关于档案保存期限的规定。审批与记录应由专人负责，确保审批流程规范、记录真实，防止人为干预或遗漏，保障档案管理的合规性与可追溯性。6.3档案处置的后续管理档案销毁完成后，档案管理人员应对其进行清点与核对，确保销毁档案数量与清单一致，防止遗漏或误毁。档案处置后，应建立销毁档案的台账，记录销毁时间、销毁人、审批人及销毁方式，确保处置过程可查、可追溯。档案处置后，应定期对销毁档案进行复查，确保其无遗留问题，符合档案管理的长期要求。档案处置过程中，应建立销毁档案的跟踪机制，确保销毁后无后续使用或争议，符合《档案法》关于档案管理的规范要求。档案处置后，应将销毁档案的处理结果纳入档案管理的年度报告，供上级部门或审计部门查阅，确保档案管理的透明与合规。第7章档案信息化管理与技术应用7.1档案信息化管理的基本要求档案信息化管理需遵循国家关于档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》及《档案管理软件技术规范》等，确保管理流程合法合规。建立标准化的档案信息分类体系，采用国际通用的档案分类法（如杜比分类法或中国国家标准GB/T15014-1994），保证档案信息的可检索性与一致性。档案信息化管理应具备良好的系统架构，包括数据采集、存储、处理、检索与共享等环节，确保信息的完整性与安全性。档案信息化管理需与企业信息化整体架构相适应，实现与ERP、CRM等系统数据的互联互通，提升管理效率。档案信息化管理应定期进行系统维护与升级，确保技术架构的先进性与适应性，支持未来业务发展需求。7.2档案数字化存储与管理档案数字化存储应采用高精度扫描、OCR识别等技术，确保原始档案信息的完整性和可读性，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求。档案数字化存储需建立统一的数字档案馆，采用分布式存储与云存储技术，实现多终端访问与数据备份，确保数据安全与可追溯性。档案数字化管理应采用数据分类、标签管理、权限控制等技术，支持按时间、类型、部门等维度进行检索与调取，提高档案利用效率。档案数字化存储应遵循数据标准化原则，如采用XML、JSON等格式，确保数据结构的一致性与兼容性，便于系统集成与共享。档案数字化管理应建立完善的版本控制与归档机制，确保档案在存储、调用、销毁等全生命周期中保持数据的准确性与完整性。7.3档案信息系统的安全与保密档案信息系统的安全防护应遵循“防、控、管、测、评”五位一体的综合管理理念，结合防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，保障档案信息的安全性。档案信息系统应建立严格的权限管理体系，采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，确保不同岗位人员对档案信息的访问权限符合岗位职责要求。档案信息系统的数据安全应通过数据加密、脱敏、访问日志审计等技术手段实现，确保敏感信息不被非法获取或泄露。档案信息系统应定期进行安全评估与漏洞扫描，依据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）进行等级划分与防护措施落实。档案信息系统应建