《涉水产品索证制度》

《涉水产品索证制度》一、总则（一）目的为加强涉水产品的卫生管理，保障涉水产品的卫生质量和使用安全，根据《中华人民共和国传染病防治法》《生活饮用水卫生监督管理办法》等相关法律法规的规定，结合本单位实际情况，制定本涉水产品索证制度。（二）适用范围本制度适用于本单位采购、使用涉水产品的全过程，包括但不限于生活饮用水化学处理剂、水质处理器、与饮用水接触的防护材料、与饮用水接触的供水设备及用品等。（三）职责分工1.采购部门：负责涉水产品的采购工作，严格按照本制度的要求向供应商索取相关证件资料，并对所索取的证件资料的完整性、真实性进行初步审核。2.质量控制部门：对采购部门索取的涉水产品证件资料进行复核，对涉水产品的质量进行监督检查，确保所采购的涉水产品符合国家相关卫生标准和要求。3.仓库管理部门：负责涉水产品的入库验收工作，核对涉水产品的名称、规格、数量等信息与所索取的证件资料是否一致，对不符合要求的涉水产品有权拒绝入库。4.使用部门：负责涉水产品的正确使用和日常维护，在使用过程中如发现涉水产品存在质量问题或安全隐患，应及时向质量控制部门报告。二、索证要求（一）供应商资质证明文件1.营业执照：采购部门应向供应商索取有效的营业执照副本复印件，并加盖供应商公章。营业执照应包含涉水产品的生产、销售等相关经营范围。2.生产许可证：对于生产企业，应索取有效的涉水产品生产企业卫生许可证副本复印件，并加盖供应商公章。卫生许可证应在有效期内，且许可范围涵盖所采购的涉水产品类别。3.经营资质证明（如适用）：对于非生产企业的供应商，应索取其合法的经营资质证明文件，如食品经营许可证（涵盖涉水产品销售范围）等，并加盖供应商公章。（二）涉水产品卫生许可批件1.采购的涉水产品必须具有有效的卫生许可批件。采购部门应向供应商索取卫生许可批件原件或加盖供应商公章的复印件。2.卫生许可批件应符合以下要求：批件内容应清晰、完整，包括产品名称、生产企业、产品类别、批准文号、批准日期、有效期等信息。产品名称、生产企业等信息应与所采购的涉水产品一致。卫生许可批件应在有效期内，对于临近有效期的涉水产品，采购部门应要求供应商提供续批的相关证明材料。（三）产品质量检验报告1.采购部门应向供应商索取所采购涉水产品的近期质量检验报告。检验报告应由具有相应资质的检验机构出具。2.质量检验报告应符合以下要求：检验项目应涵盖国家相关卫生标准和规范要求的必检项目。检验结果应符合国家相关卫生标准和要求。检验报告的出具日期应在规定的有效期内（一般为一年）。（四）其他相关证件资料1.对于进口涉水产品，还应索取以下证件资料：进口涉水产品卫生许可批件。出入境检验检疫机构出具的检验检疫证明。产品说明书（中文）、质量标准等相关资料。2.根据产品特点和实际需要，可能还需要索取其他相关证件资料，如产品使用说明书、合格证、质量承诺书等。三、索证流程（一）供应商选择1.采购部门在选择涉水产品供应商时，应优先选择具有良好信誉和资质的企业。通过查询企业信用信息公示系统、行业口碑等方式对供应商进行初步评估。2.对潜在供应商进行实地考察（如有必要），了解其生产环境、生产工艺、质量控制体系等情况，确保其具备生产和供应符合要求的涉水产品的能力。（二）索证资料的要求与沟通1.在与供应商签订采购合同前，采购部门应向供应商明确索证要求，将所需的证件资料清单提供给供应商，并要求供应商在规定的时间内提供完整、有效的证件资料。2.对于供应商提供的证件资料不完整或不符合要求的，采购部门应及时与供应商沟通，要求其补充或重新提供。（三）证件资料的收集与整理1.采购部门在收到供应商提供的证件资料后，应及时进行整理和归档。按照涉水产品的类别、供应商名称等进行分类存放，建立索证档案。2.对证件资料进行编号管理，确保每份证件资料都有唯一的编号，便于查询和管理。（四）证件资料的审核1.初步审核：采购部门对收集到的证件资料进行初步审核，检查证件资料的完整性、真实性和有效性。审核内容包括证件资料的格式是否规范、信息是否齐全、是否在有效期内等。2.复核审核：质量控制部门对采购部门初步审核后的证件资料进行复核审核。通过查询相关政府部门网站、电话核实等方式对证件资料的真实性进行进一步核实。对于存在疑问的证件资料，应要求采购部门进一步与供应商沟通确认。（五）审核结果处理1.经审核，证件资料完整、真实、有效的，采购部门可以与供应商签订采购合同，并按照合同约定进行采购。2.对于证件资料不完整、不符合要求或存在虚假情况的供应商，采购部门应拒绝与其签订采购合同，并及时将该供应商列入不良供应商名单，禁止其参与本单位的涉水产品采购活动。同时，向质量控制部门报告相关情况，质量控制部门应根据具体情况决定是否对已采购的涉水产品进行进一步处理。四、证件资料的管理（一）档案建立1.采购部门应建立涉水产品索证档案，档案内容包括供应商资质证明文件、涉水产品卫生许可批件、产品质量检验报告、其他相关证件资料以及采购合同等。2.索证档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序进行排列；电子档案应存储在单位的专用服务器或移动存储设备中，并进行定期备份，确保档案的安全性和完整性。（二）档案查阅与借阅1.本单位内部人员因工作需要查阅或借阅涉水产品索证档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可进行查阅或借阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下在指定地点进行，不得随意涂改、损坏档案资料。借阅档案时，应按照规定的时间归还，如有特殊情况需要延长借阅时间的，应办理续借手续。（三）档案更新与维护1.采购部门应定期对涉水产品索证档案进行更新和维护，及时补充新的证件资料，删除过期或无效的证件资料。2.对于供应商的资质发生变化、涉水产品的卫生许可批件进行续批或变更等情况，采购部门应及时收集相关的更新资料，并更新索证档案。（四）档案保管期限涉水产品索证档案的保管期限应不少于涉水产品的使用期限，且不得少于三年。保管期限届满后，经单位负责人批准，可按照相关规定进行销毁处理。五、监督检查（一）内部检查1.质量控制部门应定期对涉水产品索证制度的执行情况进行内部检查，检查内容包括索证资料的完整性、审核的准确性、档案管理的规范性等。检查周期为每季度一次。2.每次检查应形成书面检查报告，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督配合1.积极配合卫生行政部门等相关监管部门的监督检查工作，如实提供涉水产品的索证资料和相关信息。2.对于监管部门提出的整改要求，应立即组织整改，并在规定的时间内将整改情况报告给监管部门。六、违规处理（一）供应商违规处理1.对于提供虚假证件资料、拒绝提供必要证件资料或提供的证件资料不符合要求且拒不整改的供应商，采购部门应立即终止与其的采购合同，并将其列入不良供应商名单，禁止其在一定期限内（一般为三年）参与本单位的涉水产品采购活动。2.因供应商提供的涉水产品存在质量问题或因证件资料问题导致本单位受到相关监管部门处罚的，供应商应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。（二）内部人员违规处理1.对于采购部门、质量控制部门、仓库管理部门、使用部门等相关人员在涉水产品索证工作中存在玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等行为的，视情节轻重给予相