公共卫生档案管理制度

公共卫生档案管理制度第一章总则1.1制度定位公共卫生档案是疾病预防控制、健康促进、突发公共卫生事件处置、科研教学及政策制定的核心信息载体。本制度以“全生命周期、全人群、全要素”为管理原则，通过标准化采集、数字化存储、智能化利用、闭环化质控，实现档案“建、管、用、评、改”五位一体闭环运行，确保信息真实、完整、连续、可用、可追溯。1.2适用范围本制度适用于各级疾病预防控制中心、基层医疗卫生机构（乡镇卫生院、社区卫生服务中心）、承担公共卫生职能的医院、妇幼保健机构、采供血机构、职业病防治院、精神卫生中心、健康教育所、第三方检测机构及承担政府购买公共卫生服务的社会组织。1.3法规依据以《中华人民共和国基本医疗卫生与健康促进法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《传染病防治法》《疫苗管理法》《职业病防治法》《国家基本公共卫生服务规范（最新版）》等上位法为刚性底线，结合《健康中国行动（2019—2030年）》任务指标，细化内部操作标准。1.4管理目标到“十四五”末，实现辖区内常住居民公共卫生档案电子化率≥98%，重点人群动态使用率≥90%，档案核心字段完整率≥99%，敏感信息脱敏率100%，跨机构调阅响应时间≤2秒，年度综合质控合格率≥95%，为“医防融合”提供实时、精准、连续的数据底座。第二章组织与职责2.1领导机构市（县、区）卫生健康委成立“公共卫生档案管理委员会”（以下简称“管委会”），主任由分管副主任兼任，成员包括疾控、信息、法规、财务、基层卫生、妇幼、职业健康、综合监督等处室负责人。管委会下设办公室（挂靠疾控中心），负责日常统筹、考核、培训、应急演练。2.2专业机构疾控中心设立“档案管理科”，编制按照服务人口1/10万配备，最少不少于3人，职责包括：制定技术方案、统一元数据标准、组织质量抽查、维护国家级对接接口、开展信息安全等级保护测评、建立异地容灾备份中心。2.3基层机构乡镇卫生院/社区卫生服务中心设立“公共卫生档案室”，与预防接种门诊、慢性病一体化门诊、妇幼保健门诊同区域设置，实现“一个窗口采集、一个后台存储、一个入口调阅”。配备专职档案管理员1—2名，由具备档案专业或信息技术中级以上职称人员担任，接受管委会年度考核，考核结果与单位绩效、个人职称评聘挂钩。2.4协同机制建立“疾控—医院—基层”三方协同机制：医院负责将诊疗信息中属于公共卫生范畴的数据实时推送至区域平台；基层机构负责核实、补充、随访；疾控中心负责大数据分析、风险评估、技术反馈。任何一方发现数据缺失或逻辑错误，须在24小时内发起“数据整改工单”，责任机构6小时内响应、3日内完成整改。第三章档案分类与归档范围3.1人群分类（1）0—6岁儿童；（2）孕产妇；（3）65岁及以上老年人；（4）35岁及以上高血压、2型糖尿病患者；（5）严重精神障碍患者；（6）肺结核患者；（7）艾滋病、性传播疾病高危人群；（8）职业危害暴露人群；（9）其他重点人群（如计划生育特殊家庭、残疾人、低保对象）。3.2内容分类A类：基础信息——姓名、性别、出生日期、国籍、民族、证件类型及号码、户籍地址、现住地址、联系方式、医保类型、紧急联系人、文化程度、职业、婚姻状况、建档日期、档案编号、责任医生。B类：健康体检记录——体检日期、体检机构、身高、体重、体质指数、腰围、血压、空腹血糖、血脂、肝功、肾功、心电图、胸片、B超、老年人认知功能、情感状态、跌倒风险、口腔、视力、听力、生活方式（吸烟、饮酒、运动、盐摄入、心理状况）。C类：重点人群专项记录——预防接种、新生儿访视、儿童健康管理、孕产妇产前产后访视、高血压随访、糖尿病随访、严重精神障碍患者随访、肺结核患者服药记录、职业健康检查、艾滋病抗病毒治疗、高危行为干预。D类：疾病管理信息——确诊病例的诊断依据、分型、分期、并发症、治疗方案、转诊记录、规范管理标志、结案评估。E类：生物样本信息——如血清、咽拭子、痰液、尿液、头发、指甲等样本的采集时间、采集人、保存条件、实验室编号、检测结果、剩余样本处置方式。F类：知情同意与隐私授权——包括开展随访、采集生物样本、使用去标识化数据用于科研等场景的告知书、同意书、撤回同意记录。3.3不归档范围普通门诊处方、住院护理记录单、医疗费用清单、行政公文、设备维修单、内部培训签到表等与公共卫生服务无直接因果关系的材料，一律不归档，减少冗余。第四章采集与录入4.1采集原则“谁服务、谁采集、谁负责”；“一次采集、多方共享”；“先核验、后录入”；“先本地、后云端”。4.2采集场景（1）新生儿出生后48小时内由助产机构录入首条档案；（2）基层机构在预防接种、体检、随访、义诊、上门调查时实时补充；（3）家庭医生签约时核验关键字段；（4）学生入学、职工入职、从业人员健康体检时由指定机构录入；（5）居民通过“健康公众号”自助申报，经人脸识别与公安库比对后写入。4.3质量控制节点（1）字段完整性校验：系统设定22项核心字段为空值时无法保存；（2）逻辑性校验：血压值大于260/150mmHg或小于70/40mmHg触发复核弹窗；（3）身份唯一性校验：证件号码重复时自动合并提示，人工确认；（4）医学术语标准化：采用《国家卫生信息数据标准字典（最新版）》，禁止自由文本；（5）现场抽检：档案管理员每日随机抽取5份原始单据与系统记录逐项核对，错误率>1%时暂停该采集员账号，重新培训考核。第五章编码与存储5.1档案编码规则采用“6位行政区划码+4位机构码+2位年度尾号+8位顺序码+1位校验码”共21位数字组成，确保全国唯一。校验码采用ISO7064MOD11-2算法，防止抄写错误。5.2存储架构市（县、区）级建设“区域公共卫生档案专有云”，采用“两地三中心”模式：生产中心、同城双活中心、异地容灾中心，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟。存储周期：在线查询库保存10年，近线库存储至居民死亡后50年，离线磁带库存储至死亡后80年，到期按密级鉴定后销毁或转历史博物馆。5.3数据模型采用“主索引—事件—文档”三层模型：（1）主索引层：以居民为主键，建立唯一MasterPatientIndex（MPI）；（2）事件层：每次公共卫生服务产生一个Event_ID，记录服务时间、机构、医生、类型；（3）文档层：每个Event可包含多个Document，如体检报告、随访表、检验单，采用PDF/A-2b格式长期保存，同时生成XML结构化文件便于统计。第六章使用与共享6.1权限矩阵建立基于角色（RBAC）与属性（ABAC）的混合权限模型，颗粒度达到字段级。角色分为：（1）居民本人：可查看全部个人档案、下载带电子签章的PDF、对错误项发起纠错申请；（2）家庭医生：可查看签约居民全部档案、修改随访记录、提交转诊申请；（3）专科医生：仅可查看与其诊疗相关的专项档案，如结核病门诊医生只能查看结核部分；（4）疾控业务人员：按项目授权，如免疫规划科仅可查看预防接种记录；（5）科研人员：经伦理审批后，获得去标识化数据，禁止反推身份；（6）管理人员：仅可查看统计报表，禁止查看个体详细信息。6.2共享流程跨机构调阅采用“双因子认证+区块链留痕”方式：（1）申请方在系统内输入居民授权码（短信+人脸识别）+机构数字证书；（2）平台生成智能合约，记录调阅时间、双方机构、调阅范围、哈希值；（3）数据通过TLS1.3加密通道传输，有效期24小时，到期自动焚毁；（4）居民可在“健康云”实时查看调阅日志，发现异常可一键投诉至管委会。6.3利用场景（1）智能提醒：系统每日凌晨基于档案数据生成“随访清单”，按红黄绿分级推送至家庭医生手机APP；（2）疫情研判：出现不明原因肺炎聚集性病例时，疾控人员可秒级调取病例及其密切接触者档案，自动生成“个案—事件—传播链”关系图；（3）科研立项：高校申请“老年人失能队列研究”，经伦理审查后，平台推送符合纳入标准的对象名单，研究者在线发起知情同意，居民电子签名后纳入；（4）绩效考核：财政按“规范建档率、动态使用率、居民满意度”三维度拨付年度补助，平台自动生成考核报告，减少人工填报。第七章安全与隐私7.1等级保护系统按照《网络安全等级保护2.0》第三级防护要求建设，每年通过第三方测评，漏洞扫描平均分≥90分方可续保。重点措施：（1）网络层：边界部署IPS+WAF，实现SQL注入、XSS、勒索病毒特征库24小时内更新；（2）主机层：CentOS/WindowsServer最小化安装，禁用telnet、ftp、usb-storage，强制二次跳转堡垒机；（3）应用层：敏感字段采用SM4加密+AES256双重加密，密钥托管于硬件加密机（HSM），支持密钥轮换；（4）数据层：数据库采用TDE透明加密，备份文件采用GPG非对称加密，私钥分片托管于3名密钥保管员；（5）终端层：基层机构电脑全部安装国产安全操作系统，外设管控启用白名单，未经授权的U盘插入即锁屏并拍照上传审计。7.2隐私脱敏共享前自动执行脱敏算法：姓名保留首字+、证件号码保留前3后4、地址细化到乡镇、联系电话中间4位替换为**、疾病诊断采用ICD-10编码替代中文名称。脱敏策略可配置，支持正则表达式自定义。7.3审计追踪系统记录所有查询、修改、导出、打印、截屏操作，审计日志保存≥15年，采用WORM（一次写入多次读取）存储，防止篡改。任何员工不得擅自删除日志，违规者按《事业单位工作人员处分暂行规定》给予记过直至开除处分，并纳入全国卫生系统黑名单。第八章备份与恢复8.1备份策略（1）实时备份：数据库采用主从热备，延迟≤1秒；（2）增量备份：每15分钟一次，保留48小时；（3）全量备份：每日2:00执行，保留30天；（4）月度快照：保留12个月；（5）年度快照：永久保存。8.2恢复演练每季度组织一次“无脚本”灾备演练：随机关闭生产中心，要求30分钟内切换至双活中心，数据零丢失；随机抽取5%档案进行一致性校验，错误率>0.1%即视为演练失败，扣减年度信息化经费10%。第九章鉴定与销毁9.1鉴定组织成立“档案鉴定小组”，由疾控、法律、档案、伦理、信息化等领域7名专家组成，实行回避制度。鉴定标准：（1）医学价值：是否对遗传病、肿瘤、环境流行病等研究具有长期观察意义；（2）历史价值：是否反映重大公共卫生政策演变；（3）法律风险：是否涉及未结案纠纷、医疗损害鉴定、职业病索赔。9.2销毁流程（1）在线库：到期前6个月系统自动冻结写权限，进入待鉴定队列；（2）鉴定通过：生成销毁清单，报卫健委与档案局双审批；（3）物理销毁：离线磁带采用消磁机消磁后粉碎，硬盘采用碎粒机粉碎至颗粒≤3mm，全程录像存档；（4）电子销毁：采用DoD5220.22-M标准，对磁盘扇区进行3次覆写，生成销毁报告，哈希值上传区块链存证。第十章考核与奖惩10.1指标体系（1）建档率：常住人口≥98%，重点人群≥99%；（2）动态使用率：年度内有服务记录≥90%；（3）完整率：核心字段缺失率≤1%；（4）一致率：纸质与电子不符率≤0.5%；（5）安全事故：全年零泄露、零篡改、零丢失；（6）居民满意度：随机调查≥500人，满意度≥90%。10.2考核方式采用“线上抓取+线下核查+第三方抽查”三位一体：（1）线上：平台每日自动生成指标，红黄牌预警；（2）线下：管委会每季度组织飞行检查，随机入户回访20户；（3）第三方：委托高校公共卫生学院独立评估，结果纳入政府绩效考核，占比不低于30%。10.3奖惩措施（1）年度考核前3名的基层机构，按服务人口每人2元给予奖励，用于信息化升级；（2）年度考核后3名且低于80分的机构，扣减基本公共卫生服务经费10%，负责人取消当年评优；（3）发生信息泄露事件，依据《个人信息保护法》顶格处罚，直接责任人终身禁止从事医疗卫生信息岗位，机构三年内禁止申报信息化项目。第十一章培训与科研11.1人才梯队建立“档案管理员—信息分析师—数据科学家”三级培养通道：（1）档案管理员：每年不少于50学时，包括档案法规、标准编码、隐私保护、应急演练；（2）信息分析师：与高校合作开设MPH方向，培养既懂流行病学又懂数据科学的复合人才；（3）数据科学家：设立博士后工作站，聚焦AI预测模型、因果推断、隐私计算。11.2科研转化鼓励基于档案数据开展真实世界研究，设立“公共卫生大数据联合实验室”，科研成果转化收益70%归团队，30%用于平台运维；对发表高水平论文、获批发明专利的人员，给予一次性奖励5—2