企业资料档案管理规范手册

企业资料档案管理规范手册为规范企业内部资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁等工作，保障档案信息的完整性、安全性和可追溯性，提升企业管理效率，防范信息风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各分支机构的档案管理活动，旨在实现档案管理的标准化、规范化和制度化。一、适用范围与应用场景本手册适用于企业在运营过程中形成的各类具有保存价值的纸质、电子及其他形式档案的管理，涵盖以下核心场景：日常办公管理：包括行政制度、会议纪要、内部通知、公文函件等档案的归档与调阅；业务运作支撑：如合同协议、项目方案、客户资料、供应商档案等业务资料的全程管理；合规审计需求：满足财务审计、税务检查、法律纠纷等场景下的档案查阅与举证要求；历史信息追溯：为企业战略决策、经验总结、文化建设等提供历史数据支持。二、档案管理全流程操作指引（一）档案收集：明确范围与责任收集范围涵盖企业各部门在履职过程中形成的具有保存价值的各类文件材料，主要包括：行政管理类：规章制度、工作计划、会议纪要、内部审计报告、外来单位函件等；业务管理类：客户合同、招投标文件、项目实施方案、产品技术资料、市场调研报告等；人力资源管理类：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职交接单等；财务管理类：财务报表、会计凭证、税务申报资料、审计报告、成本分析表等；其他类：企业荣誉证书、资质文件、重要影像资料等。责任主体各部门指定专人作为本部门档案管理员（如*主管），负责本部门档案的初步收集、整理，并在文件形成后3个工作日内提交至企业档案管理部门（如行政部）。收集要求保证文件材料内容完整、字迹清晰（纸质文件）、格式规范（电子文件），不得遗漏关键信息；电子档案需同时提交纸质版（如需签字盖章）及电子版（PDF、Word等通用格式），电子版文件命名规范为“部门-年份-文件名称-版本号”（如“行政部-2024-年度工作计划-1.0”）。（二）档案分类：科学划分层级分类原则科学性：依据企业业务逻辑和文件内在联系划分，避免交叉重复；实用性：结合各部门工作特点，便于日常管理和快速检索；扩展性：预留分类层级，适应企业发展新增档案类型的需求。分类标准采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级结构，示例一级分类二级分类三级分类示例行政管理规章制度总经办制度、人事制度、财务制度会议文件年度总结会、专题研讨会、部门例会外来文件公文、合作单位函件、行业协会通知业务管理合同协议销售合同、采购合同、服务合同项目档案立项文件、实施方案、验收报告客户管理客户档案、客户投诉记录、满意度调查人力资源员工档案入职材料、异动记录、离职资料培训发展培训计划、培训课件、考核结果财务管理财务报告月度报表、年度审计报告、税务报表凭证票据原始凭证、记账凭证、发票存根（三）档案整理：标准化编目与归档档案编号采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”的编号规则，一级分类代码示例行政管理（XZ）、业务管理（YW）、人力资源（RL）、财务管理（CW）。示例：XZ-ZD-2024-001，表示“行政管理-规章制度-2024年第1号文件”。编目登记档案管理员需将档案信息录入《档案目录表》（详见第三部分），内容包括：档案编号、文件名称、分类、形成部门、形成日期、保管期限、存放位置、备注等。装订与存放纸质档案：使用统一规格的档案盒（长×宽×cm：30×21×5），去除金属夹，按编号顺序排列，档案盒正面标注档案编号和名称，侧面标注分类和存放位置；电子档案：存储于企业指定服务器或云盘，按分类建立文件夹，定期（每月）备份至异地存储设备，防止数据丢失。（四）档案保管：安全与期限管理保管场所纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、档案柜、防盗门），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储服务器需设置访问权限，定期进行病毒查杀和数据备份（备份周期：每月全备份+每周增量备份）。保管期限根据档案价值划分保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三类，具体标准档案类型保管期限说明企业章程永久企业核心制度，长期保存年度财务报告永久用于审计和历史追溯员工劳动合同长期员工在职期间及离职后10年项目验收报告长期项目完成后保存10年以上日常通知、会议纪要短期保存5-10年，无价值后销毁定期检查档案管理部门每季度对档案保管情况进行检查，重点检查纸质档案的霉变、虫蛀情况，电子档案的备份完整性，发觉问题及时整改并记录。（五）档案利用：规范调阅与复制利用权限普通档案：部门员工因工作需要查阅本部门档案，需经本部门负责人审批；涉密档案（如未公开财务数据、核心客户信息）：需经分管领导（如*总监）审批，查阅时需有档案管理员在场；外部单位查阅：需持单位介绍信及有效证件号码件，经总经理审批后，在档案管理部门指定区域查阅，不得带出档案室。调阅流程填写《档案借阅登记表》（详见第三部分），注明借阅人信息、档案编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过5个工作日）；档案管理员核对审批手续后，提供档案查阅，查阅后记录归还日期；超期未归还的，档案管理员需及时催收，连续3次超期者，暂停其档案查阅权限1个月。复制规定复制档案需经档案管理部门审批，复制件需加盖“档案复制”专用章，与原件具有同等效力；涉密档案禁止复制，确因工作需要复制的，需经总经理审批，并严格控制复制份数。（六）档案销毁：合规处置与记录销毁条件保管期限届满且无继续保存价值的档案；已失去查考利用价值且无历史意义的档案（如过期通知、草稿文件）。销毁流程档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息；经部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导审核，总经理审批后，方可销毁；销毁时需由两人以上（含档案管理员、监销人）共同执行，监销人需在《档案销毁记录表》（详见第三部分）上签字确认，保证档案彻底销毁（纸质档案粉碎，电子档案彻底删除并销毁备份）。三、常用档案管理表格模板（一）档案目录表档案编号文件名称分类形成部门形成日期保管期限存放位置备注XZ-ZD-2024-001企业考勤管理制度行政管理-规章制度总经办2024-01-15永久档案室-A01-01含修订版YW-HT-2024-012XX项目采购合同业务管理-合同协议采购部2024-03-20长期档案室-B02-03正本1份（二）档案借阅登记表借阅人部门联系方式档案编号文件名称借阅事由借阅日期预计归还日期归还日期经办人审批人*张三销售部XXXXYW-KH-2024-005XX客户档案项目投标2024-05-102024-05-152024-05-14*李四*王五（三）档案销毁审批表档案名称档案编号数量保管期限销毁原因经办部门意见档案管理部门意见分管领导意见总经理意见2022年季度工作计划草稿XZ-JH-2022-0153份短期保管期限届满，无保存价值同意销毁同意销毁同意销毁同意销毁销毁日期：2024-04-20执行人：赵六、钱七监销人：*孙八四、关键风险控制与管理要求（一）合规性管理严格遵守《_________档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，保证档案收集、整理、保管、利用、销毁各环节合法合规；涉密档案的密级划分、保管、利用需符合企业保密管理制度，严禁擅自泄露、复制或销毁。（二）安全管理定期开展档案安全检查（每季度1次），重点排查档案室消防设施、用电安全、防盗系统等隐患，建立《档案安全检查记录表》；电子档案需设置访问密码和操作日志，记录用户登录、文件修改、等操作，保证可追溯。（三）保密管理档案管理员需签订《保密承诺书》，严禁擅自复制、摘抄、传播档案内容；查阅涉密档案时，查阅人需遵守保密规定，不得拍照、复印，不得将档案内容告知无关人员。（四）及时性管理各部门需在文件形成后3个工作日内提交档案，档案管理部门需在收到档案后5个工作日内完成分类、编目、归档；档案目录需实时更新，保证新增档案信息及时录入，便于检索。（五）责任管理明确