公共卫生档案室制度

PAGE公共卫生档案室制度一、总则（一）目的为加强公共卫生档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为公共卫生工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生相关业务的档案管理工作，包括但不限于疾病预防控制、卫生监督、健康教育、妇幼保健、基层医疗卫生等方面形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公共卫生档案室负责集中管理本公司/组织内公共卫生相关档案，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公共卫生工作的实际情况，数据准确、可靠。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善公共卫生档案室的各项规章制度。2.负责公共卫生档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.开展档案的开发利用工作，为公共卫生决策、业务工作和社会公众提供档案信息服务。5.负责对本公司/组织内各部门公共卫生档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案形成部门职责1.负责本部门公共卫生档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理的要求，定期将本部门形成的公共卫生档案移交档案室集中管理。3.配合档案室做好档案的查询、借阅和利用工作，提供必要的协助和支持。负责本部门档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理的法律法规和职业道德规范，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，熟悉档案管理信息系统的操作，提高档案管理工作效率。4.积极开展档案的开发利用工作，为公共卫生工作提供优质的档案信息服务。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制档案包括传染病报告卡、疫情监测资料、疫苗接种记录、消毒监测报告、病媒生物监测数据等。2.卫生监督档案涵盖卫生许可证发放档案、监督检查记录、行政处罚决定书、抽检报告等。3.健康教育档案有健康教育计划、宣传资料、活动记录、效果评估报告等。4.妇幼保健档案包含孕产妇保健手册、儿童保健手册、出生医学证明存根、婚前医学检查记录等。5.基层医疗卫生档案如居民健康档案、家庭医生签约服务记录、基本公共卫生服务项目实施资料等。6.其他与公共卫生相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子档案，应确保数据的准确性和可读性，按照规定的格式和存储要求进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、类别、保管期限进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照公共卫生档案的类别，分为疾病预防控制、卫生监督、健康教育、妇幼保健、基层医疗卫生等大类，再根据具体内容进行二级、三级分类。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的公共卫生档案整理完毕，移交档案室归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息，双方签字确认。3.档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案应及时退回原部门补充完善。（二）保管期限1.永久保管涉及重大公共卫生事件、具有重要历史价值和凭证作用的档案资料，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案数据库。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，应制定电子档案的迁移和转换计划，防止因技术更新等原因导致电子档案无法读取。（四）安全管理1.档案库房应安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应进行登记。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并采取措施处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案的保密工作，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得擅自查阅、复制和传播。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案的安全和保密。2.优先满足公共卫生工作的实际需要，为决策、业务开展和社会服务提供支持。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内工作人员因工作需要查阅公共卫生档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。档案室应提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。2.借阅外单位因工作需要借阅本公司/组织公共卫生档案的，应提前向档案室提交借阅申请函，说明借阅理由、档案内容和借阅期限等。经公司/组织领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。3.复制因工作需要复制公共卫生档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人批准后，到档案室办理复制手续。档案室应按照规定的格式和数量进行复制，并对复制件进行核对和登记。（三）利用登记对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用内容、归还时间等信息，以便对档案的利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对公共卫生档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管成本相适应，对失去保存价值的档案及时进行销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估。2.查阅档案的形成背景、内容、历史作用等，判断档案是否仍具有保存价值。3.征求相关业务部门的意见，了解档案在实际工作中的利用情况。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司/组织领导批准后实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.对已销毁的档案进行登记，注明销毁时间、地点、监销人员等信息，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公共卫生档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入能够实现纸质档案和电子档案的快速录入，支持批量录入和数据导入功能，并确保录入数据的准确性和完整性。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，对借阅过程进行全程跟踪和管理。4.统计分析能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全保密具备完善的安全保密机制，对档案数据进行加密存储，设置不同的用户权限，防止档案信息的泄露和非法访问。（三）数据管理1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据